Se stai leggendo questo tutorial, c'è una grande possibilità che tu abbia sentito parlare (o addirittura utilizzato) della tabella pivot di Excel. È una delle funzionalità più potenti di Excel (non scherzo).
La parte migliore dell'utilizzo di una tabella pivot è che anche se non sai nulla in Excel, puoi comunque fare cose davvero fantastiche con una comprensione di base.
Iniziamo.
Clicca qui per scaricare i dati di esempio e seguire.
Che cos'è una tabella pivot e perché dovrebbe interessarti?
Una tabella pivot è uno strumento in Microsoft Excel che consente di riepilogare rapidamente enormi set di dati (con pochi clic).
Anche se sei assolutamente nuovo nel mondo di Excel, puoi facilmente utilizzare una tabella pivot. È facile come trascinare e rilasciare le intestazioni di righe/colonne per creare report.
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:
Si tratta di dati di vendita costituiti da ~1000 righe.
Ha i dati di vendita per regione, tipo di rivenditore e cliente.
Ora il tuo capo potrebbe voler sapere alcune cose da questi dati:
- Quali sono state le vendite totali nella regione Sud nel 2016?
- Quali sono i primi cinque rivenditori per vendite?
- Come si sono confrontate le prestazioni di The Home Depot rispetto ad altri rivenditori nel sud?
Puoi andare avanti e utilizzare le funzioni di Excel per darti le risposte a queste domande, ma cosa succede se improvvisamente il tuo capo presenta un elenco di altre cinque domande.
Dovrai tornare ai dati e creare nuove formule ogni volta che c'è un cambiamento.
È qui che le tabelle pivot di Excel sono davvero utili.
In pochi secondi, una tabella pivot risponderà a tutte queste domande (come imparerai di seguito).
Ma il vero vantaggio è che può soddisfare il tuo schizzinoso capo guidato dai dati rispondendo immediatamente alle sue domande.
È così semplice, potresti anche dedicare qualche minuto e mostrare al tuo capo come farlo da solo.
Si spera che ora tu abbia un'idea del perché le tabelle pivot siano così fantastiche. Andiamo avanti e creiamo una tabella pivot utilizzando il set di dati (mostrato sopra).
Inserimento di una tabella pivot in Excel
Ecco i passaggi per creare una tabella pivot utilizzando i dati mostrati sopra:
- Fare clic in un punto qualsiasi del set di dati.
- Vai a Inserisci -> Tabelle -> Tabella pivot.
- Nella finestra di dialogo Crea tabella pivot, le opzioni predefinite funzionano correttamente nella maggior parte dei casi. Ecco un paio di cose da controllare:
- Tabella/Gamma: È compilato per impostazione predefinita in base al set di dati. Se i tuoi dati non hanno righe/colonne vuote, Excel identificherà automaticamente l'intervallo corretto. Se necessario, puoi modificarlo manualmente.
- Se desideri creare la tabella pivot in una posizione specifica, sotto l'opzione "Scegli dove vuoi posizionare il rapporto della tabella pivot", specifica la posizione. Altrimenti, viene creato un nuovo foglio di lavoro con la tabella pivot.
- Fare clic su OK.
Non appena fai clic su OK, viene creato un nuovo foglio di lavoro con la tabella pivot al suo interno.
Mentre la tabella pivot è stata creata, non vedresti alcun dato al suo interno. Tutto ciò che vedresti è il nome della tabella pivot e un'istruzione a riga singola a sinistra e i campi della tabella pivot a destra.
Ora, prima di passare all'analisi dei dati utilizzando questa tabella pivot, capiamo quali sono i dadi e i bulloni che creano una tabella pivot di Excel.
I dadi e i bulloni di una tabella pivot di Excel
Per utilizzare una tabella pivot in modo efficiente, è importante conoscere i componenti che creano una tabella pivot.
In questa sezione imparerai a:
- Pivot Cache
- Area Valori
- Area Righe
- Area colonne
- Area Filtri
Pivot Cache
Non appena crei una tabella pivot utilizzando i dati, accade qualcosa nel back-end. Excel acquisisce un'istantanea dei dati e la memorizza nella sua memoria. Questo snapshot è chiamato Pivot Cache.
Quando crei viste diverse utilizzando una tabella pivot, Excel non torna all'origine dati, ma utilizza la cache pivot per analizzare rapidamente i dati e fornire il riepilogo/risultati.
Il motivo per cui viene generata una cache pivot è ottimizzare il funzionamento della tabella pivot. Anche quando hai migliaia di righe di dati, una tabella pivot è super veloce nel riassumere i dati. Puoi trascinare e rilasciare gli elementi nelle caselle righe/colonne/valori/filtri e aggiornerà immediatamente i risultati.
Nota: uno svantaggio della cache pivot è che aumenta le dimensioni della cartella di lavoro. Poiché si tratta di una replica dei dati di origine, quando crei una tabella pivot, una copia di tali dati viene archiviata nella cache pivot.
Leggi di più: Che cos'è Pivot Cache e come utilizzarla al meglio.
Area Valori
L'Area Valori è ciò che contiene i calcoli/valori.
In base al set di dati mostrato all'inizio del tutorial, se desideri calcolare rapidamente le vendite totali per regione in ogni mese, puoi ottenere una tabella pivot come mostrato di seguito (vedremo come crearla più avanti nel tutorial) .
L'area evidenziata in arancione è l'Area dei valori.
In questo esempio, ha le vendite totali in ogni mese per le quattro regioni.
Area Righe
Le intestazioni a sinistra dell'area Valori creano l'area Righe.
Nell'esempio seguente, l'area Righe contiene le regioni (evidenziate in rosso):
Area colonne
Le intestazioni nella parte superiore dell'area Valori creano l'area Colonne.
Nell'esempio seguente, l'area Colonne contiene i mesi (evidenziati in rosso):
Area Filtri
L'area dei filtri è un filtro facoltativo che puoi utilizzare per approfondire ulteriormente il set di dati.
Ad esempio, se desideri visualizzare solo le vendite per i rivenditori multilinea, puoi selezionare tale opzione dal menu a discesa (evidenziato nell'immagine sottostante) e la tabella pivot si aggiornerà con i dati solo per i rivenditori multilinea.
Analisi dei dati utilizzando la tabella pivot
Ora, proviamo a rispondere alle domande utilizzando la tabella pivot che abbiamo creato.
Clicca qui per scaricare i dati di esempio e seguire.
Per analizzare i dati utilizzando una tabella pivot, è necessario decidere come si desidera che il riepilogo dei dati appaia nel risultato finale. Ad esempio, potresti volere tutte le regioni a sinistra e le vendite totali proprio accanto. Una volta che hai in mente questa chiarezza, puoi semplicemente trascinare e rilasciare i campi pertinenti nella tabella pivot.
Nella sezione Campi della tabella pivot, sono presenti i campi e le aree (come evidenziato di seguito):
I campi vengono creati in base ai dati di backend utilizzati per la tabella pivot. La sezione Aree è dove posizioni i campi e, in base a dove va un campo, i tuoi dati vengono aggiornati nella tabella pivot.
È un semplice meccanismo di trascinamento della selezione, in cui puoi semplicemente trascinare un campo e inserirlo in una delle quattro aree. Non appena lo fai, apparirà nella tabella pivot nel foglio di lavoro.
Ora proviamo a rispondere alle domande che ha avuto il tuo manager utilizzando questa tabella pivot.
Q1: Quali sono state le vendite totali nella regione meridionale?
Trascina il campo Regione nell'area Righe e il campo Fatturato nell'area Valori. Aggiornerebbe automaticamente la tabella pivot nel foglio di lavoro.
Si noti che non appena si rilascia il campo Entrate nell'area Valori, diventa Somma delle entrate. Per impostazione predefinita, Excel somma tutti i valori per una determinata regione e mostra il totale. Se lo desideri, puoi modificarlo in Conteggio, Media o altre metriche statistiche. In questo caso, la somma è ciò di cui avevamo bisogno.
La risposta a questa domanda sarebbe 21225800.
Q2 Quali sono i primi cinque rivenditori per vendite?
Trascina il campo Cliente nell'area Riga e il campo Fatturato nell'area valori. Nel caso in cui ci siano altri campi nella sezione dell'area e desideri rimuoverlo, selezionalo semplicemente e trascinalo fuori da esso.
Otterrai una tabella pivot come mostrato di seguito:
Si noti che per impostazione predefinita, gli articoli (in questo caso i clienti) sono ordinati in ordine alfabetico.
Per ottenere i primi cinque rivenditori, puoi semplicemente ordinare questo elenco e utilizzare i primi cinque nomi dei clienti. Per fare questo:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella nell'area Valori.
- Vai a Ordina -> Ordina dal più grande al più piccolo.
Questo ti darà un elenco ordinato in base alle vendite totali.
Q3: Come si confrontano le prestazioni di The Home Depot rispetto ad altri rivenditori nel sud?
Puoi fare molte analisi per questa domanda, ma qui proviamo a confrontare le vendite.
Trascina il campo Regione nell'area Righe. Ora trascina il campo Cliente nell'area Righe sotto il campo Regione. Quando lo fai, Excel capirà che vuoi classificare i tuoi dati prima per regione e poi per clienti all'interno delle regioni. Avrai qualcosa come mostrato di seguito:
Ora trascina il campo Entrate nell'area Valori e avrai le vendite per ogni cliente (oltre alla regione complessiva).
È possibile ordinare i rivenditori in base ai dati di vendita seguendo i passaggi seguenti:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella che ha il valore di vendita per qualsiasi rivenditore.
- Vai a Ordina -> Ordina dal più grande al più piccolo.
Questo ordinerebbe istantaneamente tutti i rivenditori in base al valore delle vendite.
Ora puoi scansionare rapidamente la regione meridionale e identificare che le vendite di The Home Depot sono state 3004600 e hanno fatto meglio di quattro rivenditori nella regione sud.
Ora ci sono più di un modo per scuoiare il gatto. Puoi anche inserire la regione nell'area Filtro e quindi selezionare solo la regione sud.
Clicca qui per scaricare i dati di esempio.
Spero che questo tutorial ti offra una panoramica di base delle tabelle pivot di Excel e ti aiuti a iniziare.
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