Quando si lavora con i dati in Excel, spesso è necessario copiare alcune tabelle da Excel in un documento MS Word.
Sebbene non ci sia un'opzione integrata in Excel per convertire un intero file Excel in Word, puoi facilmente copiare e incollare i dati da un documento Excel a Word.
In questo tutorial, ti mostrerò diversi modi per copiare i dati da un foglio di lavoro Excel in un documento di Word.
Copia incolla tabella Excel come testo normale in MS Word
Se tutto ciò che vuoi è copiare e incollare una tabella da Excel a Word, puoi farlo con un semplice copia incolla.
Ti consente di ottenere la tabella statica in Word, dove puoi quindi formattarla (e modificarla se lo desideri).
Lo svantaggio di questo metodo è che nel caso in cui ci siano formule nei dati, non funzionerà. E poiché questa è una tabella statica, qualsiasi modifica apportata in Excel non si rifletterà nella tabella che hai copiato in Word.
Ma nella maggior parte dei casi, questo è esattamente quello che vuoi.
Vediamo come farlo.
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler copiare questi dati da Excel e inserirli in Word.
Di seguito sono riportati i passaggi per eseguire questa operazione:
- Seleziona i dati in Excel che vuoi copiare in Word
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi fare clic su Copia (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Control + C in Windows o Command + C in Mac)
- Apri il documento Word in cui desideri inserire questi dati
- Posiziona il cursore dove vuoi questi dati nel documento di Word
- Vai alla scheda Home in Word e fai clic su Incolla (o usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + V)
I passaggi precedenti copieranno i dati da Excel e li incolleranno come tabella statica nel documento di Word.
Una volta che hai la tabella in Word, puoi formattarla e lavorarci come qualsiasi altra tabella che inserisci in Word.
Un paio di cose da notare quando si utilizza questo metodo:
- Se sono presenti formule nella tabella in Excel, non verranno copiate. Nel mio esempio, ho le formule nella riga Totale, ma quando vengono copiate in Word, questi sono valori statici. Se apporti modifiche a qualsiasi dato, dovrai regolare manualmente anche i valori della formula
- Se non si desidera copiare la formattazione da Excel e si preferisce utilizzare la formattazione del documento di Word, è possibile utilizzare l'opzione Usa stile di destinazione. Viene visualizzato quando fai clic sull'icona Opzioni Incolla dopo aver incollato la tabella in Word.
Incorpora tabella Excel in Word (come oggetto collegato)
Nel metodo sopra, abbiamo copiato i dati da Excel e li abbiamo inseriti come tabella statica in Word.
Un'altra opzione che puoi utilizzare è copiare e incollare la tabella in un documento di Word e mantenere collegate le due tabelle.
In questo modo, se apporti modifiche alla tabella Excel che hai copiato, vedrai che queste si riflettono in tempo reale anche nella tabella in Word.
Questo è molto utile quando c'è la possibilità che tu debba aggiornare i dati in Excel e dovrebbe anche essere aggiornato in Word. Avendo la tabella collegata, devi solo apportare modifiche ai dati di Excel e queste si rifletterebbero automaticamente nella tabella che hai copiato in Word.
Lascia che ti mostri come funziona.
Supponiamo di avere una tabella come mostrato di seguito e di volerla copiare da Excel a MS Word e mantenerla collegata.
Di seguito sono riportati i passaggi per eseguire questa operazione:
- Seleziona i dati in Excel che vuoi copiare in Word
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi fare clic su Copia (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + C)
- Apri il documento Word in cui desideri inserire questi dati
- Posiziona il cursore dove vuoi questi dati nel documento di Word
- Vai alla scheda Home in Word e fai clic sul menu a discesa Incolla (fai clic sulla piccola freccia invertita sotto l'icona Incolla speciale)
- Nelle opzioni visualizzate, fai clic su Incolla speciale
- Nella finestra di dialogo Incolla speciale, seleziona l'opzione "Incolla collegamento"
- Seleziona Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel dalle opzioni elencate
- Fare clic su OK
I passaggi precedenti inserirebbero la tabella copiata in Word, dove è ancora collegata alla tabella originale in Excel.
Ora, se vai e apporti modifiche alla tabella in Excel, vedrai che lo stesso si riflette nella tabella in Word (in tempo reale).
Se per qualche motivo i tuoi dati non si aggiornano in tempo reale, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella e fai clic sull'opzione "Aggiorna collegamento"
Ecco alcune cose che devi sapere su questo metodo:
- Poiché i due file sono collegati tra loro, dovrai tenerli insieme. Se stai inviando il file Word a qualcuno, dovrai inviare anche il file Excel, altrimenti il collegamento verrebbe interrotto e i dati in Word non si aggiornerebbero.
- Ogni volta che il file Word si apre, controllerà eventuali aggiornamenti nella tabella Excel. Funziona anche se il file Excel è chiuso.
Questo metodo è più adatto per situazioni in cui si dispone di un file Excel di grandi dimensioni con molti calcoli/dati/cruscotti. Usando questo metodo, puoi copiare solo una piccola parte del file Excel, pur essendo in grado di aggiornare la tabella quando i valori cambiano in Excel.
Incorpora tabella Excel in Word
Questa è una funzionalità davvero utile offerta da MS Word. Ti consente di incorporare un documento Excel come parte del documento Word.
Nel metodo sopra, ti ho mostrato come tenere insieme i file Excel e Word e mantenerli collegati.
In questa sezione, ti mostrerò come incorporare il file Excel all'interno del documento Word, così non dovrai conservare entrambi i file (e solo il file Word).
In parole povere, è come se potessi aprire e lavorare su un foglio di lavoro Excel dall'interno del documento di Word.
Lascia che ti mostri cosa intendo.
Supponiamo di avere una tabella in Excel come mostrato di seguito che desideri copiare in Word.
Di seguito sono riportati i passaggi per inserirlo come oggetto Excel incorporato in Word:
- Seleziona i dati in Excel che vuoi copiare in Word
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi fare clic su Copia (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + C)
- Apri il documento Word in cui desideri inserire questi dati
- Posiziona il cursore dove vuoi questi dati nel documento di Word
- Vai alla scheda Home in Word e fai clic sul menu a discesa Incolla (fai clic sulla piccola freccia invertita sotto l'icona Incolla speciale)
- Nelle opzioni visualizzate, fai clic su Incolla speciale
- Nella finestra di dialogo Incolla speciale, assicurati che l'opzione "Incolla" sia selezionata
- Seleziona Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel dalle opzioni elencate
- Fare clic su OK
I passaggi precedenti inserirebbero i dati copiati da Excel a MS Word.
Ma ciò che effettivamente accade nel backend in MS Word è che crea un nuovo file Excel (che fa parte del documento Word stesso) e mostra la tabella da quel file.
Se fai doppio clic sulla tabella, noterai che apre il file Excel (dall'interno del documento Word). Puoi vedere la familiare interfaccia di Excel mentre sei ancora nel documento di Word.
Puoi apportare qualsiasi modifica e utilizzare anche funzionalità come la formattazione condizionale e ciò si rifletterebbe nella tabella. Inoltre, tutte le formule che hai in atto continuerebbero a funzionare.
Il più grande vantaggio dell'utilizzo di questo metodo è che non devi preoccuparti di due file separati. A differenza del metodo precedente, in questo metodo il file Excel fa parte del documento Word.
Quindi, se salvi il file Word o lo condividi con qualcun altro, il file Excel rimarrebbe con esso e i dati rimarrebbero intatti.
Al rovescio della medaglia, se si utilizzano più tabelle di questo tipo o se i dati sono grandi, si otterrà un documento Word pesante (poiché deve sopportare anche il peso del file Excel incorporato).
Copia tabella Excel come immagine Satic
Se stai preparando un rapporto e tutto ciò che desideri è un modo davvero semplice per mostrare una tabella (senza bisogno di modificare i dati), puoi inserire quei dati come un'immagine.
Farlo è davvero facile e le immagini sono anche più facili da gestire in Word (come il posizionamento e il ridimensionamento).
Con la copia di un'immagine, hai anche la possibilità di collegare l'immagine alla tabella in Excel. In questo modo, se apporti modifiche alla tabella di Excel, si rifletterà nell'immagine della tabella in Word.
Inserimento di una tabella copiata come immagine statica in Word
Supponiamo di avere una tabella come mostrato di seguito in Excel:
Di seguito sono riportati i passaggi per copiare questa tabella e inserirla come immagine in MS Word:
- Seleziona i dati in Excel che vuoi copiare in Word
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi fare clic su Copia (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + C)
- Apri il documento Word in cui desideri inserire questi dati
- Posiziona il cursore dove vuoi questi dati nel documento di Word
- Vai alla scheda Home in Word e fai clic sul menu a discesa Incolla (fai clic sulla piccola freccia invertita sotto l'icona Incolla speciale)
- Nelle opzioni visualizzate, fai clic su Incolla speciale
- Nella finestra di dialogo Incolla speciale, assicurati che l'opzione "Incolla" sia selezionata
- Seleziona "Immagine" dalle opzioni elencate
- Fare clic su OK
I passaggi precedenti inserirebbero un'immagine della tabella nel documento di Word.
Questa è proprio come qualsiasi altra immagine e puoi ridimensionarla e formattarla.
Inserimento di una tabella copiata come immagine collegata in Word
Se ti piace la flessibilità di gestire le immagini in Word e desideri comunque che la tabella sia collegata al file Excel originale, puoi farlo anche tu.
Supponiamo di avere una tabella come mostrato di seguito in Excel:
Di seguito sono riportati i passaggi per copiare questa tabella e inserirla come immagine collegata in MS Word:
- Seleziona la tabella in Excel
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi fare clic su Copia (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + C)
- Apri il documento Word in cui desideri inserire questi dati
- Posiziona il cursore dove vuoi questi dati nel documento di Word
- Vai alla scheda Home in Word e fai clic su Incolla speciale
- Nella finestra di dialogo Incolla speciale, seleziona l'opzione "Incolla collegamento"
- Seleziona "Immagine" dalle opzioni elencate
- Fare clic su OK
I passaggi precedenti ti darebbero di nuovo un'immagine che puoi facilmente ridimensionare e formattare.
Ma poiché questo è collegato alla tabella originale in Excel, se apporti modifiche alla tabella originale, queste si rifletterebbero anche nell'immagine.
Inoltre, ricorda che poiché questa immagine è collegata ai dati originali, se prevedi di condividere questo documento di Word con qualcun altro, dovresti anche condividere il file Excel (nel caso in cui desideri che il collegamento rimanga così com'è)
Nel caso in cui il file excel non sia disponibile o il nome venga modificato, l'immagine sarà come qualsiasi altra immagine normale.
Quindi questi sono alcuni dei modi in cui puoi usare per copiare una tabella per Excel e inserirla in Word. Nella maggior parte dei casi, preferisco copiare e incollare tabelle Excel come immagini, poiché sono più facili da gestire. In alcuni casi, preferisco anche il metodo embed che mi consente di aprire il file Excel dall'interno di Word stesso.
Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial!
