Guarda il video - Come tenere traccia delle modifiche in Excel
Se lavori con un file Excel che deve essere aggiornato o revisionato da altre persone, l'opzione per tenere traccia delle modifiche può tornare utile.
Puoi anche usarlo quando aggiorni un file e devi tenere traccia di tutte le modifiche che fai tu stesso. Questo può essere utile quando lo rivedi in un secondo momento.
In questo tutorial, ti mostrerò come tenere traccia delle modifiche in Excel.
Abilitazione della funzione Revisioni in Excel
Per impostazione predefinita, questa funzione è disabilitata in Excel.
Ecco i passaggi per abilitare le modifiche alla traccia in Excel:
- Vai alla scheda Revisione.
- Nel gruppo Modifiche, fare clic sull'opzione Rileva modifiche e selezionare Evidenzia modifiche.
- Nella finestra di dialogo Evidenzia modifiche, seleziona l'opzione - "Rileva modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la tua cartella di lavoro'. Puoi anche specificare le opzioni "Quando", "Chi" e "Dove". Per questo tutorial, andrò con le impostazioni predefinite.
- Fare clic su OK.
I passaggi precedenti abiliterebbero "Rileva modifiche" in Excel e ora evidenzieranno qualsiasi modifica apportata alla cartella di lavoro.
Nota: affinché questa opzione funzioni, è necessario che la cartella di lavoro sia salvata sul sistema o su un'unità di rete. Se il file non è stato salvato, ti verrà chiesto di salvarlo prima di abilitare l'opzione "Rileva modifiche". Se il file è già stato salvato, lo salverà comunque prima di abilitare il tracciamento.
Come funziona "Rileva modifiche" in Excel?
Una volta abilitato il tracciamento, ogni volta che tu o chiunque acceda alla cartella di lavoro apporti modifiche, verrà evidenziato con un bordo blu e otterrà un piccolo triangolo blu in alto a sinistra della cella. È simile al triangolo rosso che vedi quando inserisci un commento in una cella.
Ad esempio, di seguito ho un piano di progetto fittizio e ho apportato modifiche alla colonna B (cella B4 e B6).
Quando passi il cursore sulla cella che ha una modifica, mostrerà un messaggio che specifica qual è la modifica, chi ha apportato la modifica e quando è stata eseguita.
Si noti che quando l'opzione "Rileva modifiche" è abilitata in Excel, la cartella di lavoro viene condivisa e alcune delle funzionalità vengono disabilitate automaticamente. Ad esempio, non sarai in grado di proteggere un foglio quando le "traccia modifiche" sono attive. Noterai che alcune delle opzioni nella barra multifunzione sono disattivate.
Ottenere un elenco di tutte le modifiche
Se hai una cartella di lavoro a cui sono state apportate molte modifiche, potresti voler ottenere un elenco di tutte le modifiche separatamente come elenco.
Ecco i passaggi per ottenere un elenco di tutte le modifiche in un nuovo foglio di lavoro:
- Salvare la cartella di lavoro in modo che vengano salvate anche le modifiche apportate.
- Vai alla scheda Revisione.
- Nel gruppo Modifiche, fare clic su Rileva modifiche e selezionare Evidenzia modifiche.
- Nella finestra di dialogo "Evidenzia modifiche", seleziona l'opzione "Elenca modifiche su un nuovo foglio". Nell'opzione "Quando", puoi specificare se desideri tutte le modifiche o le modifiche che non sono state riviste o "modifiche dall'ultimo salvataggio".
- Fare clic su OK.
Questo creerà immediatamente un nuovo foglio di lavoro che elencherà tutte le modifiche apportate.
Accettare/Rifiutare le modifiche
Quando vengono apportate le modifiche, queste non sono definitive fino a quando non le rivedi. Questo può essere utile quando hai il file revisionato dal tuo collega/capo/cliente e devi decidere quali modifiche devono essere mantenute e quali devono essere rifiutate.
Ecco i passaggi per accettare/rifiutare le modifiche in Excel:
- Vai alla scheda Revisione.
- Nel gruppo Modifiche, fai clic su "Rileva modifiche" e seleziona "Accetta/Rifiuta modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Seleziona modifiche da accettare o rifiutare", specificare le opzioni Quando, Chi e Dove.
- In "Quando" puoi selezionare tutte le modifiche che non sono state riviste o specificare una data.
- In "Chi" puoi selezionare le modifiche che desideri rivedere.
- In "Dove", puoi selezionare un intervallo di celle in cui desideri rivedere le modifiche.
- Fare clic su OK. Si aprirà la finestra di dialogo "Accetta o rifiuta modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Accetta o rifiuta modifiche", puoi accettare le modifiche una per una o accettare/rifiutare tutte le modifiche contemporaneamente.
Se rifiuti una modifica, tornerà al valore originale.
Tieni presente che quando accetti una modifica, non puoi annullarla.
Disabilitare le modifiche alla traccia in Excel
Una volta completato il lavoro, puoi disabilitare la funzionalità di rilevamento delle modifiche in Excel. Ciò rimuoverà qualsiasi casella blu esistente nelle celle e smetterà di tenere traccia di ulteriori modifiche.
Ecco i passaggi per disabilitare "rilevare le modifiche" in Excel:
- Vai alla scheda Revisione.
- Nel gruppo Modifiche, fai clic su "Rileva modifiche" e seleziona "Evidenzia modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Evidenzia modifiche", deseleziona l'opzione "Rileva modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la tua cartella di lavoro'.
- Fare clic su OK.
- Vedrai una richiesta come mostrato di seguito. Fare clic su Sì.
Differenza tra commenti e modifiche alla traccia
Molte persone preferiscono aggiungere commenti durante la revisione del lavoro di altre persone in Excel.
Ecco le principali differenze tra i "commenti" e la funzionalità di "rilevamento delle modifiche":
- Non è necessario modificare il contenuto di una cella per lasciare un commento. Traccia modifiche, d'altra parte, inserirebbe una nota ogni volta che si verifica un cambiamento nella cella.
- L'aggiunta di commenti è un processo manuale, mentre le modifiche alla traccia, se abilitate, registrerebbero automaticamente tutto ciò che accade nel foglio di lavoro.
- Non è possibile ottenere un elenco di tutti i commenti separatamente in un foglio di lavoro (a meno che non si utilizzi VBA come mostrato qui) mentre è possibile ottenerlo con la funzionalità di tracciamento con un semplice clic.
- Quando abiliti la traccia delle modifiche in Excel, alcune delle funzionalità sono disabilitate. Questo non è il caso dei commenti.
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