Come ORDINARE in Excel (per righe, colonne, colori, date e numeri)

L'ordinamento dei dati in Excel è stato reso abbastanza semplice con tutte le opzioni integrate.

Puoi facilmente ordinare i tuoi dati in ordine alfabetico, in base al valore nelle celle o per cella e colore del carattere.

Puoi anche eseguire l'ordinamento delle colonne a più livelli (ad esempio, l'ordinamento per colonna A e quindi per la colonna B) nonché l'ordinamento delle righe (da sinistra a destra).

E se ciò non bastasse, Excel ti consente anche di creare i tuoi elenchi personalizzati e ordinarli anche in base a quello (quanto è bello). Quindi puoi ordinare i dati in base alle taglie della maglietta (XL, L, M, S) o alle risposte (fortemente d'accordo, d'accordo, in disaccordo) o all'intensità (alta, media, bassa)

In conclusione: ci sono troppe opzioni di ordinamento a tua disposizione quando lavori con Excel.

E in questo enorme tutorial approfondito, ti mostrerò tutte queste opzioni di ordinamento e alcuni fantastici esempi in cui possono essere utili.

Poiché questo è un enorme tutorial con molti argomenti, sto fornendo una tabella di contenuti di seguito. Puoi fare clic su uno qualsiasi degli argomenti e ti porterà immediatamente lì.

Accesso alle opzioni di ordinamento in Excel

Poiché l'ordinamento è una cosa così comune necessaria quando si lavora con i dati, Excel offre diversi modi per accedere alle opzioni di ordinamento.

Ordinamento dei pulsanti nella barra multifunzione

Il modo più veloce per accedere alle opzioni di ordinamento è utilizzare i pulsanti di ordinamento nei nastri.

Quando fai clic sulla scheda Dati nella barra multifunzione, vedrai le opzioni "Ordina e filtra". I tre pulsanti a sinistra in questo gruppo servono per ordinare i dati.

I due piccoli pulsanti consentono di ordinare i dati non appena si fa clic su di essi.

Ad esempio, se disponi di un set di dati di nomi, puoi semplicemente selezionare l'intero set di dati e fare clic su uno dei due pulsanti per ordinare i dati. Il pulsante dalla A alla Z ordina i dati in ordine alfabetico dal più basso al più alto e il pulsante dalla Z alla A ordina i dati in ordine alfabetico dal più alto al più basso.

Questi pulsanti funzionano anche con numeri, date o orari.

Personalmente, non uso mai questi pulsanti in quanto sono limitati in ciò che possono fare e ci sono più possibilità di errori quando li uso. Ma nel caso in cui sia necessario un ordinamento rapido (dove non ci sono celle vuote nel set di dati), questi possono essere un modo rapido per farlo.

Finestra di dialogo Ordinamento

Nella scheda Dati della barra multifunzione, è presente un'altra icona del pulsante Ordina all'interno del gruppo di ordinamento.

Quando fai clic sull'icona del pulsante Ordina, si apre la finestra di dialogo di ordinamento (qualcosa come mostrato di seguito).

La finestra di dialogo di ordinamento è la soluzione più completa per l'ordinamento in Excel. Tutte le opzioni relative all'ordinamento sono accessibili tramite questa finestra di dialogo.

Tutti gli altri metodi di utilizzo delle opzioni di ordinamento sono limitati e non offrono funzionalità complete.

Questo è il motivo per cui preferisco sempre usare la finestra di dialogo quando devo ordinare in Excel.

Una delle ragioni principali della mia preferenza è che ci sono molto meno possibilità che tu sbagli quando usi la finestra di dialogo. Tutto è ben strutturato e contrassegnato (a differenza dei pulsanti nel nastro in cui potresti confonderti su quale usare).

In questo tutorial, mi troverai principalmente utilizzando la finestra di dialogo per ordinare i dati. Questo anche perché alcune delle cose che tratterò in alcune sezioni (come l'ordinamento multilivello o l'ordinamento da sinistra a destra) possono essere eseguite solo utilizzando la finestra di dialogo.Scorciatoia da tastiera - Se hai bisogno di ordinare spesso i dati in Excel, ti consiglio di imparare la scorciatoia da tastiera per aprire la finestra di dialogo di ordinamento. Suo ALT + LA + S + S

Opzioni di ordinamento nel menu Filtro

Se hai applicato filtri al tuo set di dati, puoi anche trovare le opzioni di ordinamento insieme alle opzioni di filtro. È possibile applicare un filtro selezionando qualsiasi cella nel set di dati, facendo clic sulla scheda Dati e facendo clic sull'icona Filtro.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di avere applicato il filtro.

Quando fai clic sull'icona del filtro per qualsiasi colonna (è la piccola icona a triangolo rivolta verso il basso a destra della cella dell'intestazione della colonna), vedrai anche alcune delle opzioni di ordinamento.

Tieni presente che queste opzioni di ordinamento cambiano in base ai dati nella colonna. Quindi, se hai del testo, ti mostrerà l'opzione per ordinare dalla A alla Z o dalla Z alla A, ma se hai numeri, ti mostrerà le opzioni per ordinare dal più grande al più piccolo o dal più piccolo al più grande.

Opzioni del tasto destro del mouse

Oltre a utilizzare la finestra di dialogo, l'uso del tasto destro del mouse è un altro metodo che utilizzo a volte (è anche super veloce in quanto richiede solo due clic).

Quando hai un set di dati che desideri ordinare, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella e ti mostrerà le opzioni di ordinamento.

Nota che vedi alcune opzioni che non vedi nella barra multifunzione o nelle opzioni Filtro. Mentre c'è il solito ordinamento per valore e l'opzione di ordinamento personalizzato (che apre la finestra di dialogo Ordina), puoi anche vedere opzioni come Metti il ​​colore della cella selezionato/Colore del carattere/icona di formattazione in alto.

Trovo questa opzione abbastanza utile in quanto mi consente di ottenere rapidamente tutte le celle colorate (o le celle con un colore di carattere diverso) insieme nella parte superiore. Ho spesso i dati delle spese mensili che esamino ed evidenzi alcune celle manualmente. Posso quindi utilizzare questa opzione per riunire rapidamente tutte queste celle in alto.

Ora che ho coperto tutti i modi per accedere alle opzioni di ordinamento in Excel, vediamo come usarli per ordinare i dati in diversi scenari.

Ordinamento dei dati in Excel (testo, numeri, date)

AvvertimentoNota: la maggior parte delle volte, l'ordinamento funziona anche quando si seleziona una singola cella nel set di dati. Ma in alcuni casi, potresti riscontrare problemi (quando hai celle/righe/colonne vuote nel tuo set di dati). Quando si ordinano i dati, è meglio selezionare l'intero set di dati e poi ordinarlo, solo per evitare qualsiasi possibilità di problemi.

In base al tipo di dati che hai, puoi utilizzare le opzioni di ordinamento in Excel.

Ordinamento per testo

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare tutti questi record in base al nome dello studente in ordine alfabetico.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare questi dati di testo in ordine alfabetico:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Nome"
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Valori cella" sia selezionato
7. Nel menu a discesa Ordine, seleziona A-Z
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e daranno il risultato come mostrato di seguito.

Perché non usare semplicemente i pulsanti nella barra multifunzione?

Il metodo sopra per ordinare i dati in Excel può sembrare un sacco di passaggi, rispetto al semplice clic sull'icona di ordinamento nella barra multifunzione.

E questo è vero.

Il metodo sopra è più lungo, ma c'è nessuna possibilità di errore.

Quando si utilizzano i pulsanti di ordinamento nella barra multifunzione, ci sono alcune cose che possono andare storte (e questo potrebbe essere difficile da individuare quando si dispone di un set di dati di grandi dimensioni.

Mentre discuto gli svantaggi dell'utilizzo dei pulsanti più avanti in questo tutorial, lascia che ti mostri rapidamente cosa può andare storto.

Nell'esempio seguente, poiché Excel non è in grado di riconoscere la presenza di una riga di intestazione, ordina l'intero set di dati, inclusa l'intestazione.

Questo problema viene evitato con la finestra di dialogo di ordinamento in quanto ti dà esplicitamente la possibilità di specificare se i tuoi dati hanno o meno intestazioni.

Poiché l'utilizzo della finestra di dialogo Ordina elimina le possibilità di errori, ti consiglio di utilizzarla al posto di tutti gli altri metodi di ordinamento in Excel

Ordinamento per numero

Ora, presumo che tu abbia già capito come funziona l'ordinamento del testo (trattato sopra questa sezione).

Gli altri tipi di ordinamento (come quelli basati su numeri, date o colori) utilizzeranno quasi gli stessi passaggi con piccole variazioni.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare questi dati in base ai voti ottenuti da ogni studente.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare questi dati in base ai numeri:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Nome"
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Valori cella" sia selezionato
7. Nel menu a discesa Ordine, seleziona "dal più grande al più piccolo"
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e daranno il risultato come mostrato di seguito.

Ordinamento per data/ora

Sebbene la data e l'ora possano sembrare diverse, non sono altro che numeri.

Ad esempio, in Excel, il numero 44196 sarebbe il valore della data per il 31 dicembre 2021-2022. Puoi formattare questo numero in modo che assomigli a una data, ma nel backend in Excel rimane comunque un numero.

Ciò consente anche di trattare le date come numeri. Quindi puoi aggiungere 10 a una cella con data e ti darà il numero per la data 10 giorni dopo.

E lo stesso vale per il tempo in Excel.

Ad esempio, il numero 44196.125 rappresenta le 3 del mattino del 31 dicembre 2021-2022. Mentre la parte intera del numero rappresenta un giorno intero, la parte decimale ti darebbe l'ora.

E poiché sia ​​la data che l'ora sono numeri, puoi ordinarli come numeri.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare questi dati in base alla data di presentazione del progetto.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare questi dati in base alle date:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Data di invio"
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Valori cella" sia selezionato
7. Nel menu a discesa Ordine, seleziona "dal più vecchio al più recente"
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e daranno il risultato come mostrato di seguito.

Nota che mentre la data e l'ora sono numeri, Excel ha comunque riconosciuto che questi sono diversi nel modo in cui vengono visualizzati. Quindi, quando ordini per data, mostra i criteri di ordinamento "dal più vecchio al più recente" e "dal più recente al più vecchio", ma quando usi i numeri, mostra "dal più grande al più piccolo" o "dal più piccolo al più grande". Cose così piccole che rendono Excel un fantastico strumento per fogli di calcolo (PS: Fogli Google non mostra così tanti dettagli, solo il blando ordinamento per A-Z o Z-A)

Ordinamento per colore della cella/colore del carattere

Questa opzione è fantastica e la uso sempre (forse un po' troppo).

Ho spesso set di dati che analizzo manualmente ed evidenzino le celle mentre lo faccio. Ad esempio, stavo scorrendo un elenco di articoli su questo blog (che ho in un foglio Excel) e ho evidenziato quelli che dovevo migliorare.

E una volta terminato, posso ordinare rapidamente questi dati in base ai colori delle celle. Questo mi aiuta a mettere insieme tutte queste celle/righe evidenziate nella parte superiore.

E per aumentare la meraviglia, puoi ordinare in base a più colori. Quindi, se evidenzierò le celle con i nomi degli articoli che richiedono attenzione immediata in rosso e alcune che possono essere trattate in seguito con il giallo, posso ordinare i dati per mostrare prima tutte le righe rosse seguite dal giallo.

Se sei interessato a saperne di più, di recente ho scritto questo articolo sull'ordinamento basato su più colori. In questa sezione, ti mostrerò rapidamente come ordinare in base a un solo colore

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare per colore e ottenere tutti i globuli rossi in alto.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare per colore:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Data di invio" (o qualsiasi colonna in cui hai le celle colorate). Poiché in questo esempio abbiamo celle colorate in tutte le colonne, puoi sceglierne una qualsiasi.
6. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Colore cella".
7. Nel menu a discesa Ordine, seleziona il colore con cui desideri ordinare. Nel caso in cui tu abbia più colori di cella nel set di dati, ti mostrerà tutti quei colori qui
8. Nell'ultimo menu a discesa, seleziona "In alto". Qui è dove si specifica se si desidera che le celle colorate si trovino nella parte superiore o inferiore del set di dati.
9. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno il tuo set di dati per colore e otterrai il risultato come mostrato di seguito.

Proprio come abbiamo ordinato questi dati in base al colore della cella, puoi anche farlo in base al colore del carattere e all'icona di formattazione condizionale.

Ordinamento dei dati a più livelli

In realtà, i set di dati sono raramente così semplici come quello che sto usando in questo tutorial.

Il tuo può estendersi a migliaia di righe e centinaia di colonne.

E quando hai set di dati così grandi, c'è anche bisogno di più sezioni di dati e dadi. L'ordinamento dei dati a più livelli è una delle cose di cui potresti aver bisogno quando disponi di un set di dati di grandi dimensioni.

L'ordinamento dei dati a più livelli significa che è possibile ordinare il set di dati in base ai valori in una colonna e quindi ordinarlo nuovamente in base ai valori in un'altra colonna.

Ad esempio, supponiamo di avere il set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare questi dati in base a due criteri:

1. La Regione
2. I saldi

L'output di questo ordinamento basato sui due criteri precedenti ti darà un set di dati come mostrato di seguito.

Nell'esempio precedente, i dati vengono prima ordinati per regioni e quindi all'interno di ciascuna regione i dati vengono ulteriormente ordinati in base al valore delle vendite.

Questo ci consente rapidamente di vedere quali rappresentanti di vendita stanno andando bene in ogni regione o quali stanno andando male.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare i dati in base a più colonne:

1. Seleziona l'intero set di dati che desideri ordinare.
2. Fare clic sulla scheda Dati.
3. Fare clic sull'icona Ordina (quella mostrata di seguito). Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nella finestra di dialogo Ordina, effettuare le seguenti selezioni
   • Ordina per (Colonna): Regione (questo è il primo livello di ordinamento)
   • Ordina per: valori cella
   • Ordine: dalla A alla Z
6. Fare clic su Aggiungi livello (questo aggiungerà un altro livello di opzioni di ordinamento).
7. Nel secondo livello di ordinamento, effettuare le seguenti selezioni:
   • Quindi per (colonna): Vendite
   • Ordina per: Valori
   • Ordine: dal più grande al più piccolo
8. Fare clic su OK

Suggerimento professionale: La finestra di dialogo Ordina ha una funzione per "Copia livello". Questo copia rapidamente il livello di ordinamento selezionato e quindi puoi modificarlo facilmente. È utile conoscere la funzionalità e potrebbe finire per farti risparmiare tempo nel caso in cui devi ordinare in base a più colonne.

Di seguito è riportato un video in cui mostro come eseguire un ordinamento multilivello in Excel:

Ordinamento in base a un elenco personalizzato

Sebbene Excel abbia già alcuni criteri di ordinamento comuni (come l'ordinamento alfabetico con il testo, dal più piccolo al più grande o dal più grande al più piccolo con i numeri, dal più vecchio al più recente o dal più recente al più vecchio con le date), potrebbe non essere sufficiente.

Per fare un esempio, supponiamo di avere il seguente set di dati:

Ora, se lo ordino in base alla regione in ordine alfabetico, ho due opzioni: dalla A alla Z o dalla Z alla A. Di seguito è riportato ciò che ottengo quando ordino questi dati in ordine alfabetico dalla A alla Z utilizzando la colonna della regione.

Ma cosa succede se voglio che questo ordinamento sia Est, Ovest, Nord, Sud?

Ovviamente, puoi riorganizzare i dati dopo l'ordinamento, ma non è il modo efficiente per farlo.

Il modo giusto per farlo sarebbe utilizzare elenchi personalizzati.

Un elenco personalizzato è un elenco che Excel ti consente di creare e quindi utilizzare proprio come gli elenchi incorporati (come nomi di mesi o nomi di giorni della settimana). Dopo aver creato un elenco personalizzato, puoi utilizzarlo in funzionalità come l'ordinamento dei dati o il quadratino di riempimento.

Alcuni esempi in cui gli elenchi personalizzati possono essere utili includono:

• Ordinamento dei dati in base al nome della regione/città
• Ordinamento in base alle taglie della maglietta: Small, Medium, Large, Extra Large
• Ordinamento in base alle risposte al sondaggio: completamente d'accordo, d'accordo, neutrale, in disaccordo
• Ordinamento in base alla probabilità: alto, medio, basso

Il primo passaggio per provare a ordinare in base ai criteri personalizzati consiste nel creare l'elenco personalizzato.

Passaggi per creare un elenco personalizzato in Excel:

1. Fare clic sulla scheda File
2. Fare clic su Opzioni
3. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, seleziona "Avanzate" dall'elenco nel riquadro di sinistra.
4. In Avanzate selezionate, scorri verso il basso e seleziona "Modifica elenco personalizzato".
5. Nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati, digita i tuoi criteri nella casella intitolata Voci elenco. Digita i tuoi criteri separati da virgola (Est, Ovest, Nord, Sud) [puoi anche importare i tuoi criteri se li hai elencati].
6. Fare clic su Aggiungi
7. Fare clic su OK

Una volta completati i passaggi precedenti, Excel creerà e memorizzerà un elenco personalizzato che è possibile utilizzare per l'ordinamento dei dati.

Tieni presente che l'ordine degli elementi nell'elenco personalizzato è ciò che determina il modo in cui verrà ordinato l'elenco.

Quando crei un elenco personalizzato in una cartella di lavoro di Excel, diventa disponibile per tutte le cartelle di lavoro nel tuo sistema. Quindi devi crearlo solo una volta e puoi riutilizzarlo in tutte le cartelle di lavoro.

Passaggi per ordinare utilizzando un elenco personalizzato

Supponiamo di avere il set di dati come mostrato di seguito e di volerlo ordinare in base alle regioni (l'ordinamento è Est, Ovest, Nord e Sud)

Poiché abbiamo già creato un elenco personalizzato, possiamo usarlo per ordinare i nostri dati.

Ecco i passaggi per ordinare un set di dati utilizzando un elenco personalizzato:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Regione" (o qualsiasi colonna in cui hai le celle colorate)
6. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Valori cella".
7. Nel menu a discesa Ordine, seleziona "Elenco personalizzato". Non appena fai clic su di esso, si aprirà la finestra di dialogo Elenchi personalizzati.
8. Nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati, seleziona l'elenco personalizzato che hai già creato dal riquadro di sinistra.
9. Fare clic su OK. Una volta fatto ciò, vedrai i criteri di ordinamento personalizzati nel campo a discesa dell'ordinamento
10. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno il tuo set di dati in base ai criteri di ordinamento personalizzati.

Nota: non è necessario creare in anticipo un elenco personalizzato per ordinare i dati in base ad esso. Puoi anche crearlo mentre sei nella finestra di dialogo Ordina. Quando fai clic su Elenco personalizzato (nel passaggio 7 sopra), si apre la finestra di dialogo dell'elenco personalizzato. Puoi anche creare un elenco personalizzato lì.

Gli elenchi personalizzati non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. Nel caso in cui si desideri eseguire un ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole, fare riferimento a questo esempio.

Ordinamento da sinistra a destra

Anche se nella maggior parte dei casi si procederà all'ordinamento in base ai valori delle colonne, a volte potrebbe essere necessario ordinare anche in base ai valori delle righe.

Ad esempio, nel set di dati sottostante, voglio ordinarlo in base ai valori nella riga Regione.

Sebbene questo tipo di struttura dati non sia comune come i dati colonnari, ho ancora visto molte persone lavorare con questo tipo di costrutto.

Excel ha una funzionalità integrata che ti consente di ordinare da sinistra a destra.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare questi dati da sinistra a destra:

1. Seleziona l'intero set di dati (tranne le intestazioni)
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, fare clic su Opzioni.
5. Nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, seleziona "Ordina da sinistra a destra"
6. Fare clic su OK.
7. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona Riga 1. In questo modo, stiamo specificando che l'ordinamento deve essere eseguito in base ai valori nella riga 1
8. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Valori cella".
9. Nel menu a discesa Ordine, seleziona dalla A alla Z (puoi anche utilizzare un elenco di ordinamento personalizzato se lo desideri)
10. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordinano i dati da sinistra a destra in base ai valori della riga 1.

Excel non riconosce (o addirittura ti consente di specificare) le intestazioni durante l'ordinamento da sinistra a destra. Quindi è necessario assicurarsi che le celle dell'intestazione non siano selezionate durante l'ordinamento dei dati. Se selezioni anche le celle delle intestazioni, queste verranno ordinate in base al valore in esse contenuto.

Nota: un altro modo per ordinare i dati da destra a sinistra potrebbe essere quello di trasporre i dati e ottenerli in una forma a colonne. Una volta ottenuto, puoi utilizzare uno qualsiasi dei metodi di ordinamento trattati finora. Una volta terminato l'ordinamento, è possibile copiare i dati risultanti e incollarli come dati trasposti.

Di seguito è riportato un video in cui mostro come ordinare i dati da sinistra a destra in Excel

Ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole in Excel

Finora, in tutto l'esempio sopra, l'ordinamento è stato indipendente dal caso.

Ma cosa succede se si desidera rendere l'ordinamento distinzione tra maiuscole e minuscole.

Per fortuna, Excel ti consente di specificare se desideri che l'ordinamento faccia distinzione tra maiuscole e minuscole o meno.

Nota: sebbene la maggior parte delle volte non sia necessario preoccuparsi dell'ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole, ciò può essere utile quando si ottengono i dati da un database come Salesforce o si raccolgono manualmente i dati e si fanno inserire a persone diverse lo stesso testo in casi diversi. Avere un ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole può aiutarti a tenere insieme tutti i record della stessa persona/database.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare questi dati in base alla colonna della regione:

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare i dati in ordine alfabetico e per fare distinzione tra maiuscole e minuscole:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati abbiano intestazioni sia selezionato. Nel caso in cui i tuoi dati non abbiano intestazioni, puoi deselezionare questa opzione.
5. Fare clic sul pulsante Opzioni
6. Nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, seleziona l'opzione "Maiuscole/minuscole"
7. Fare clic su OK.
8. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Regione"
9. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Valori cella".
10. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona dalla A alla Z
11. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti non solo ordinerebbero i dati in ordine alfabetico in base alla regione, ma li renderebbero anche sensibili alle maiuscole.

Otterrai i dati risultanti come mostrato di seguito:

Quando si ordina dalla A alla Z, il testo in minuscolo viene posizionato sopra il testo in maiuscolo.

Ottenere l'ordinamento originale

Spesso quando si ordinano i dati in Excel, è possibile tornare all'ordinamento precedente o originale e ricominciare da capo,

Sebbene sia possibile utilizzare la funzionalità di annullamento in Excel (usando Control Z) per tornare indietro di un passo alla volta, potrebbe essere fonte di confusione se hai già fatto più cose dopo aver ordinato i dati.

Inoltre, l'annullamento funziona solo finché non hai la cartella di lavoro aperta, ma quando la salvi e la chiudi e la apri in un secondo momento, non sarai in grado di tornare all'ordinamento originale.

Ecco due semplici modi per assicurarti di non perdere l'ordinamento originale e di recuperarlo anche dopo aver ordinato i dati:

1. Crea una copia del set di dati originale. Questo è qualcosa che ti consiglio di fare anche se non hai bisogno dell'ordinamento originale. Puoi avere una cartella di lavoro con tutti i dati e quindi creare semplicemente una copia della cartella di lavoro e lavorare sulla copia. Quando lavoro su set di dati critici, ne faccio una copia ogni giorno (con la data o il numero di versione come parte del nome della cartella di lavoro).
2. Aggiungi una colonna con una serie di numeri. Questa serie di numeri si confonde quando si ordinano i dati, ma nel caso si desideri tornare ai dati originali, è possibile ordinare in base a questa serie di numeri.

In questa sezione, lascia che ti mostri rapidamente cosa significa aggiungere una serie e utilizzarla per ripristinare l'ordinamento originale.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:

Per assicurarti di avere un modo per recuperare questi dati dopo averli ordinati, aggiungi una colonna di supporto e inserisci una serie di numeri (come mostrato di seguito).

Ecco un tutorial con diversi modi per aggiungere rapidamente una colonna con numeri

Quando hai la colonna helper in posizione, assicurati di includerla mentre ordini questo set di dati.

Supponiamo di ordinare questi dati in base alla regione e di ottenere i dati come mostrato di seguito:

Ora, se voglio tornare al set di dati originale, posso semplicemente ordinare di nuovo questi dati, ma in base alla colonna helper (dal basso verso l'alto).

Semplice… non è vero?

Nel caso in cui non desideri visualizzare la colonna dell'helper, puoi nasconderla o creare un backup e quindi eliminarlo.

Alcuni problemi comuni durante l'ordinamento dei dati in Excel

All'inizio di questo articolo, ti ho mostrato diversi modi per ordinare i dati in Excel (compresi i pulsanti di ordinamento nella barra multifunzione, le opzioni del tasto destro del mouse, l'opzione di filtro e la finestra di dialogo di ordinamento).

E per ribadire, l'utilizzo della finestra di dialogo di ordinamento riduce al minimo le possibilità o eventuali problemi o errori che potrebbero sorgere.

Ora, lascia che ti mostri cosa può andare storto quando usi il pulsante di ordinamento dalla barra multifunzione (quelli mostrati sotto)

Non identificare le intestazioni di colonna

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:

Sembra un set di dati formattato in modo decente con intestazioni chiaramente formattate con il colore della cella e il carattere in grassetto.

Quindi, quando ordini questi dati in base ai nomi (usando i pulsanti di ordinamento nella barra multifunzione), ti aspetteresti che l'intestazione rimanga nella parte superiore e che il resto dei dati venga ordinato.

Ma cosa succede quando lo fai: anche l'intestazione viene considerata come dati normali e viene ordinata (come mostrato di seguito).

Sebbene Excel sia abbastanza intelligente da riconoscere le intestazioni, in questo esempio non è riuscito a farlo. Quando si utilizzavano i pulsanti dell'icona di ordinamento nella barra multifunzione, non era possibile specificare manualmente che questi dati avessero intestazioni.

Nota: questo problema si verifica quando ho il set di dati e aggiungo e formatto le intestazioni e lo ordino. Normalmente, Excel sarebbe abbastanza intelligente da identificare che ci sono intestazioni in un set di dati (specialmente quando il tipo di dati dell'intestazione e i dati nella colonna sono diversi). Ma in questo caso, non è riuscito a farlo quando ho aggiunto l'intestazione e ho ordinato subito. Se salvo questa cartella di lavoro, la chiudo e la riapro, Excel riesce in qualche modo a identificare la prima riga e l'intestazione.

Anche se questo potrebbe non essere un problema nella maggior parte dei casi, c'è ancora una possibilità quando si utilizzano le icone di ordinamento nella barra multifunzione. L'uso di una finestra di dialogo elimina questo problema in quanto è possibile specificare di disporre di intestazioni.

Non identificare righe/colonne vuote

Questo problema di ordinamento è un po' più complesso e molto più comune di quanto si possa immaginare.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito. Nota che la riga numero 6 è nascosta (ed è una riga vuota).

Ora, se seleziono una qualsiasi cella nelle prime quattro righe dei dati (quelle sopra la riga vuota nascosta) e ordino questi dati utilizzando i pulsanti dell'icona di ordinamento, verranno ordinati solo i primi quattro record del set di dati (da riga 2 a 5). Allo stesso modo, se seleziono una cella nel set di dati sotto la riga vuota nascosta, ordinerà solo le ultime sette righe.

E a meno che tu non lo stia cercando in modo specifico, è probabile che ti manchi questo orribile errore.

Come assicurarsi di non commettere questo errore di ordinamento?

Per assicurarti di non cadere preda di questo problema, devi controllare il tuo set di dati prima di ordinarlo.

Seleziona l'intero set di dati prima di ordinare i dati.

Puoi farlo selezionando qualsiasi cella nel set di dati e quindi utilizzando la scorciatoia da tastiera - Control + A.

Se sono presenti righe/colonne vuote nel set di dati, l'intero set di dati non verrà selezionato. Puoi identificarlo scansionando rapidamente il contorno della selezione.

Se noti che sono rimasti alcuni dati al di fuori della selezione, puoi selezionarli manualmente.

Per assicurarsi che questo problema venga evitato, è meglio prima mostrare tutte le righe e le colonne nascoste e quindi procedere all'ordinamento dei dati selezionando l'intero set di dati o eliminando prima le righe vuote.

Ordinamento parziale (basato sul cognome)

A volte, potresti avere un set di dati che desideri ordinare in base a una parte del testo.

Ad esempio, supponiamo di avere il set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare questi dati in base al cognome.

Per fare ciò, devo separare questi dati in modo da avere solo i cognomi in una colonna. Quando ce l'ho, posso usare quella colonna per ordinare i dati.

Di seguito è una formula che può darmi il cognome:

=DESTRA(B2,LEN(B2)-TROVA(" ",B2))

Questo ti darà un risultato come mostrato di seguito.

Ora puoi utilizzare la colonna Cognome per ordinare questi dati.

Una volta fatto, puoi eliminare la colonna del cognome o nasconderla.

Nota che la formula sopra funziona quando hai nomi che hanno solo nome e cognome e non hanno doppi spazi in mezzo. Nel caso in cui i dati dei nomi siano diversi, sarà necessario modificare la formula. Puoi anche utilizzare Testo in colonna per dividere rapidamente i nomi in base al carattere spazio come delimitatore.

Questo è solo un esempio di ordinamento basato su dati parziali. Altri esempi possono includere l'ordinamento in base alle città in un indirizzo o l'ID dipendente in base ai codici reparto.

Inoltre, nel caso in cui il testo in base al quale è necessario ordinare si trovi all'inizio del testo, è possibile utilizzare solo la normale funzione di ordinamento.

Altri esempi di ordinamento (utilizzo di formule e VBA)

Finora in questo tutorial, ho trattato gli esempi in cui abbiamo utilizzato la funzionalità di ordinamento integrata in Excel.

Ordinamento automatico utilizzando una formula

Quando si utilizza la funzionalità di ordinamento incorporata e quindi si apportano modifiche al set di dati, è necessario riordinarlo. La funzionalità di ordinamento non è dinamica.

Nel caso in cui desideri ottenere un set di dati che si ordina automaticamente ogni volta che viene apportata una modifica, puoi utilizzare le formule per farlo.

Nota che per fare ciò, devi mantenere il set di dati originale e il set di dati ordinato separati (come mostrato di seguito)

Ho un tutorial dettagliato in cui spiego come ordinare alfabeticamente usando le formule. Mostra due metodi per farlo: usando le colonne di supporto e usando una formula di matrice.

Excel ha anche introdotto la formula di matrice dinamica SORT che può facilmente farlo (senza colonna helper o una formula di matrice complicata). Ma poiché questo è abbastanza nuovo, potresti non avere accesso ad esso nella tua versione di Excel.

Ordinamento tramite VBA

E infine, se desideri ignorare tutte le finestre di dialogo di ordinamento o altre opzioni di ordinamento, puoi utilizzare VBA per ordinare i tuoi dati.

Nell'esempio seguente, ho un set di dati che ordina i dati quando faccio doppio clic sull'intestazione della colonna. Ciò semplifica l'ordinamento e può essere utilizzato nei dashboard per renderlo più intuitivo.

Ecco un tutorial dettagliato in cui spiego come ordinare i dati utilizzando VBA e creare qualcosa come mostrato sopra.

Ho cercato di coprire molti esempi per mostrarti diversi modi in cui puoi ordinare i dati in Excel e tutte le cose che devi tenere a mente quando lo fai.

Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial.