Introduzione alla convalida dei dati in Excel

La convalida dei dati in Excel consente di controllare i dati che possono essere inseriti in una cella. È possibile limitare l'utente a immettere solo un intervallo specificato di numeri, testo o data.

Puoi anche utilizzare la funzionalità di convalida dei dati per creare un elenco a discesa di Excel (che è sicuramente una delle funzionalità più interessanti e potenti di Excel)

Accesso alla convalida dei dati in Excel

È possibile accedere alla convalida dei dati in Excel tramite la scheda Dati nella barra multifunzione.

Nella maggior parte dei casi, ci sono tre situazioni in cui si desidera utilizzare la convalida dei dati in Excel:

• Quando si desidera limitare l'immissione dei dati a determinati numeri/testo/date. Non sono ammessi dati che non soddisfano i criteri di convalida.
• Quando si desidera informare l'utente ogni volta che vengono inseriti dati fuori range. Tuttavia, sono consentiti tutti i tipi di immissione dei dati.
• Quando guidi l'utente su quali dati inserire. Sono consentiti tutti i tipi di immissione di dati.

Esaminiamo queste situazioni una per una:

Quando si desidera limitare l'immissione dei dati a determinati numeri/testo/date

La convalida dei dati consente di specificare una condizione per l'immissione dei dati in una cella/celle in Excel. Una volta specificato, non consente all'utente di inserire nulla che sia al di fuori dell'intervallo specificato. È possibile accedere a questa funzione aprendo la finestra di dialogo di convalida dei dati e selezionando l'opzione Impostazioni

Nell'elenco a discesa, puoi scegliere la condizione che desideri applicare per un intervallo di celle

• Qualsiasi valore: consente di inserire qualsiasi valore in una cella.
• Numero intero - Consente di inserire solo numeri interi, con condizioni aggiuntive come maggiore/minore di, tra/non tra, uguale a/non uguale a.
• Decimale - Consente di inserire numeri con decimali, con condizioni aggiuntive come maggiore/minore di, tra/non tra, uguale a/non uguale a.
• Elenco: crea un menu a discesa prendendo un elenco di elementi (tramite la selezione dell'intervallo o l'intervallo denominato).
• Data - Consente di inserire le date (o il relativo valore numerico), con condizioni aggiuntive come maggiore/minore di, tra/non tra, uguale a/non uguale a.
• Ora - Consente di inserire l'ora (o il suo valore numerico), con condizioni aggiuntive come maggiore/minore di, tra/non tra, uguale a/non uguale a.
• Lunghezza del testo - Consente il testo con la condizione sulla sua lunghezza.
• Personalizzato: consente valori che soddisfano i criteri specificati. Ad esempio, se utilizzo la formula =A1>10, nella cella A1 sono consentiti solo numeri maggiori di 10.

Ogni volta che si immettono dati in una cella che violano la condizione specificata, viene visualizzato un errore.

Quando si desidera informare l'utente ogni volta che vengono immessi dati fuori range (sono consentiti tutti i tipi di inserimento dati)

Mentre la sezione precedente riguardava la limitazione dell'utente a un intervallo specificato durante l'immissione dei dati, questa sezione riguarda l'avvertimento dell'utente se vengono immessi dati fuori intervallo. Tuttavia, l'immissione dei dati è ancora consentita. Questo può essere abilitato modificando le impostazioni del messaggio di errore.

È possibile personalizzare il messaggio di errore accedendo alla scheda Avviso di errore nella finestra di dialogo Convalida dati. Ci sono tre opzioni:

• Interrompi errore - Visualizza l'errore di arresto e non consente all'utente di inserire i dati che non rientrano nell'intervallo specificato.
• Errore di avviso - Visualizza l'errore di avviso ma consente all'utente di inserire i dati che non rientrano nell'intervallo specificato.
• Errore di informazione - Visualizza l'errore di informazione ma consente all'utente di inserire i dati che non rientrano nell'intervallo specificato.

Quando si guida l'utente su quali dati inserire (sono consentiti tutti i tipi di immissione dei dati)

Supponiamo di avere un elenco di dipendenti e di voler ottenere la data di adesione. Potrebbero esserci più formati per inserire la data (ad esempio 01/01/2014 o 01 gennaio 2014 o 1° gennaio 2014). Tuttavia, per motivi di coerenza, è meglio ottenere tutte le date in un unico formato. Tuttavia, va bene che le persone lo inseriscano in qualsiasi altro formato, poiché l'acquisizione dei dati è di primaria importanza.

Ecco come è possibile:

1. Seleziona una cella qualsiasi e poi vai alla scheda Dati -> Convalida dati
2. Nella finestra di dialogo Convalida dati, selezionare la scheda Messaggio di input
3. Assicurati che la casella di controllo "Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata" sia selezionata
4. Nella scheda Inserisci messaggio, inserisci Titolo (max 32 caratteri, opzionale) e Inserisci messaggio (max 256 caratteri)
   
5. Fare clic su OK. Ora ogni volta che fai clic sulla cella o la selezioni utilizzando la tastiera, verrà visualizzato il messaggio.

Cautione: Se sposti la finestra di messaggio dalla sua posizione, tutta la finestra di messaggio verrà mostrata solo in quella posizione. Quindi è sicuro non spostare la finestra di messaggio.

Esercitazioni correlate sulla convalida dei dati in Excel:

• Abilita l'immissione dei dati solo se viene riempita una cella dipendente.
• Maschera i numeri come testo in un menu a discesa di convalida dei dati.
• Crea un elenco a discesa di convalida dipendente.