✅ Pivot Cache in Excel: cos'è e come utilizzarla al meglio

Sommario

Che cos'è la cache pivot?
Effetti collaterali della cache pivot
Condivisione della cache pivot
Creazione di cache pivot duplicata (con la stessa origine dati)
Conta il numero di cache pivot
Miglioramento delle prestazioni durante l'utilizzo delle tabelle pivot

Se lavori con tabelle pivot di Excel, Pivot Cache è qualcosa che dovresti assolutamente conoscere.

Che cos'è la cache pivot?

Pivot Cache è qualcosa che viene generato automaticamente quando crei una tabella pivot.

È un oggetto che contiene una replica dell'origine dati. Anche se non puoi vederlo, fa parte della cartella di lavoro ed è collegato alla tabella pivot. Quando apporti modifiche alla tabella pivot, non utilizza l'origine dati, ma utilizza la cache pivot.

Il motivo per cui viene generata una cache pivot è ottimizzare il funzionamento della tabella pivot. Anche quando hai migliaia di righe di dati, una tabella pivot è super veloce nel riassumerla. Puoi trascinare e rilasciare gli elementi nelle caselle righe/colonne/valori/filtri e aggiornerà immediatamente i risultati.

Pivot Cache consente questo rapido funzionamento di una tabella pivot.

Mentre pensi di essere direttamente collegato ai dati di origine, in realtà accedi alla cache pivot (e non ai dati di origine) quando apporti modifiche alla tabella pivot.

Questo è anche il motivo per cui è necessario aggiornare la tabella pivot per riflettere eventuali modifiche apportate al set di dati.

Effetti collaterali della cache pivot

Uno svantaggio della cache pivot è che aumenta le dimensioni della cartella di lavoro.

Poiché si tratta di una replica dei dati di origine, quando crei una tabella pivot, una copia di tali dati viene archiviata nella cache pivot.

Quando si utilizzano set di dati di grandi dimensioni per creare una tabella pivot, la dimensione del file della cartella di lavoro aumenta in modo significativo.

Condivisione della cache pivot

Da Excel 2007 in poi, se si dispone già di una tabella pivot e si crea una tabella pivot aggiuntiva utilizzando gli stessi dati di origine, Excel condivide automaticamente la cache pivot (il che significa che entrambe le tabelle pivot utilizzano la stessa cache pivot). Questo è utile in quanto evita la duplicazione della cache pivot e, a sua volta, si traduce in un minore utilizzo della memoria e dimensioni del file ridotte.

Limitazioni della cache pivot condivisa

Sebbene una cache pivot condivisa migliori il funzionamento della tabella pivot e l'utilizzo della memoria, soffre delle seguenti limitazioni:

Quando aggiorni una tabella pivot, tutte le tabelle pivot collegate alla stessa cache vengono aggiornate.
Quando raggruppi i campi in una delle tabelle pivot, viene applicato a tutte le tabelle pivot utilizzando la stessa cache pivot. Ad esempio, se raggruppi le date per mesi, questa modifica si rifletterà in tutte le tabelle pivot.
Quando inserisci un campo/elemento calcolato in una delle tabelle pivot, viene visualizzato in tutte le tabelle pivot che condividono la cache pivot.

Il modo per aggirare queste limitazioni è forzare Excel a creare una cache pivot separata per diverse tabelle pivot (mentre si utilizza la stessa origine dati).

Nota: se si utilizzano origini dati diverse per tabelle pivot diverse, Excel genererà automaticamente cache pivot separate per esso.

Creazione di cache pivot duplicata (con la stessa origine dati)

Ecco 3 modi per creare una cache pivot duplicata durante la creazione di tabelle pivot dalla stessa origine dati:

#1 Utilizzo di nomi di tabella diversi

Fare clic in un punto qualsiasi dell'origine dati e andare su Inserisci -> Tabella (oppure puoi usare la scorciatoia da tastiera - Control + T).
Nella finestra di dialogo Crea tabella, fare clic su OK. Creerà una tabella con il nome Table1.
Con qualsiasi cella selezionata nella tabella, vai a Inserisci -> Tabella pivot.
Nella finestra di dialogo Crea tabella pivot, si noterà che nel campo Tabella/Intervallo è presente il nome della tabella. Fare clic su OK.
- Questo creerà la prima tabella pivot.
Vai all'origine dati (tabella), seleziona una cella qualsiasi e vai a Strumenti tabella Design -> Strumenti -> Converti in intervallo. Mostrerà un messaggio che ti chiede se vuoi convertire la tabella in un intervallo normale. Fare clic su Sì. Questo convertirà la tabella in normali dati tabulari.

Ora ripeti i passaggi precedenti e cambia semplicemente il nome della tabella (da Table1 a Table2 o qualunque cosa tu voglia). Puoi cambiarlo inserendo il nome nel campo sotto Nome tabella nella scheda Progettazione strumenti tabella.

Sebbene entrambe le tabelle (Table1 e Table2) facciano riferimento alla stessa origine dati, questo metodo garantisce la generazione di due cache pivot separate per ogni tabella.

#2 Utilizzo della procedura guidata della vecchia tabella pivot

Utilizzare questi passaggi quando si desidera creare una tabella pivot aggiuntiva con una cache pivot separata mentre si utilizza la stessa origine dati.

Seleziona una cella nei dati e premi ALT + D + P.
- Si aprirà la Creazione guidata tabella pivot e grafico pivot.
Nel passaggio 1 di 3, fai clic su Avanti.
Nel passaggio 2 di 3, assicurati che l'intervallo di dati sia corretto e fai clic su Avanti.
Excel mostra un messaggio che essenzialmente dice di fare clic su Sì per creare una cache pivot condivisa e No per creare una cache pivot separata.
Fare clic su No.
Nel passaggio 3 della procedura guidata, seleziona se desideri la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro o nello stesso foglio di lavoro, quindi fai clic su Fine.

Nota: assicurati che i dati non siano una tabella di Excel.

Conta il numero di cache pivot

Potresti voler contare il numero di cache pivot solo per evitare più cache pivot dalla stessa origine dati.

Ecco un modo rapido per contarlo:

Premi ALT + F11 per aprire l'editor VB (o vai alla scheda Sviluppatore -> Visual Basic).
Nel menu dell'editor di Visual Basic, fare clic su Visualizza e selezionare Finestra immediata (o premi Control + G). Questo renderà visibile la finestra immediata.
Nella finestra immediata, incolla il seguente codice e premi Invio:
```
"ActiveWorkbook.PivotCaches.Count"
```

Mostrerà immediatamente il numero di Pivot Cache nella cartella di lavoro.

Miglioramento delle prestazioni durante l'utilizzo delle tabelle pivot

Ci sono un paio di cose che puoi fare per migliorare le prestazioni delle cartelle di lavoro (dimensioni del file e utilizzo della memoria) mentre lavori con le tabelle pivot:

#1 Elimina i dati di origine

È possibile eliminare i dati di origine e utilizzare solo Pivot Cache. Sarai comunque in grado di fare tutto utilizzando la cache pivot poiché contiene un'istantanea dei dati originali. Ma poiché hai eliminato i dati di origine, la dimensione del file della cartella di lavoro si ridurrebbe.

Nel caso in cui desideri recuperare i dati di origine, fai semplicemente doppio clic sull'intersezione di Grand Totals per quella tabella pivot. Creerà un nuovo foglio di lavoro e mostrerà tutti i dati utilizzati per creare quella tabella pivot.

#2 Non salvare i dati nella cache pivot

Quando si salva un file con una tabella pivot e dati di origine, viene salvata anche la cache pivot che contiene una copia dei dati di origine. Ciò significa che stai salvando i dati di origine in due posti: nel foglio di lavoro che contiene i dati e nella cache pivot.

C'è un'opzione per non salvare i dati nella cache e chiuderla. Questo porterà a una dimensione del file inferiore.

Per fare questo:

Seleziona una cella nella tabella pivot.
Vai su Analizza -> Tabella pivot -> Opzioni.
Nella finestra di dialogo Opzioni tabella pivot, vai alla scheda Dati.
Deseleziona l'opzione - Salva i dati di origine con file.
Seleziona l'opzione - Aggiorna i dati all'apertura del file.
- Se non selezioni questa opzione, quando apri la cartella di lavoro di Excel, i dati non verranno aggiornati e non sarai in grado di utilizzare le funzionalità della tabella pivot. Per farlo funzionare, dovrai aggiornare manualmente la tabella pivot.

Quando lo fai, Excel non salverà i dati nella cache pivot, ma li aggiornerà quando aprirai la cartella di lavoro di Excel la volta successiva. I tuoi dati possono trovarsi nella stessa cartella di lavoro, in un'altra cartella di lavoro o in un database esterno. Quando si apre il file, i dati vengono aggiornati e Pivot Cache viene ricreata.

Sebbene ciò possa ridurre le dimensioni del file, l'apertura del file può richiedere un po' più di tempo (poiché Excel ricrea la cache).

Guarda anche: Salvataggio dei dati di origine con la tabella pivot.

Nota: se utilizzi questa opzione, assicurati di avere l'origine dati intatta. Se elimini i dati di origine (dalla cartella di lavoro o da qualsiasi origine dati esterna), non sarai in grado di ricreare la cache pivot.

#3 Condivisione della cache pivot per prestazioni migliori

Se per sbaglio (o intenzionalmente) ti trovi in una situazione in cui hai una cache pivot duplicata e desideri eliminare il duplicato e condividere la cache pivot, ecco i passaggi per farlo:

Elimina una delle tabelle pivot per cui desideri eliminare la cache. Per fare ciò, seleziona la tabella pivot e vai su Home -> Cancella -> Cancella tutto.
Ora copia semplicemente la tabella pivot che desideri duplicare e incollala (nello stesso foglio di lavoro o in un foglio di lavoro separato).
- Si consiglia di incollarlo in fogli di lavoro separati in modo che non si sovrapponga all'altra tabella pivot quando la si espande. Anche se a volte lo copio fianco a fianco per confrontare diversi punti di vista. Questa copia incolla della tabella pivot assicura che la cache pivot sia condivisa.