Se c'è una cosa che ci unisce tutti, deve essere la frustrazione di stare al passo con fogli di calcolo excel lenti.
Sebbene l'impatto sulle prestazioni possa essere trascurabile quando ci sono meno dati, diventa più profondo man mano che si aggiungono sempre più dati/calcoli alla cartella di lavoro.
9 volte su 10, un utente di Excel si lamenterebbe dei lenti fogli di calcolo di Excel. E non c'è quasi niente che tu possa fare al riguardo.
Beh, questo è NON completamente vero.
Il modo in cui Excel è stato realizzato, diventa lento con set di dati di grandi dimensioni. Tuttavia, ci sono molti trucchi per velocizzare che puoi usare per migliorare le prestazioni di un foglio di calcolo Excel lento.
10 suggerimenti per gestire fogli di calcolo Excel lenti
Ecco 10 suggerimenti per aumentare la velocità del tuo lento foglio di calcolo Excel e farti risparmiare tempo e frustrazione (fai clic per passare a quella sezione specifica).
- Evita le funzioni volatili (devi).
- Usa le colonne di supporto.
- Evita le formule di matrice (se puoi).
- Usa la formattazione condizionale con cautela.
- Usa tabelle di Excel e intervalli denominati.
- Converti formule non utilizzate in valori.
- Mantieni tutti i dati di riferimento in un foglio.
- Evitare di utilizzare l'intera riga/colonna nei riferimenti.
- Usa la modalità di calcolo manuale.
- Usa tecniche di formula più veloci.
1. Evita le formule volatili
Le formule volatili sono chiamate così per un motivo. Funzioni come ORA, OGGI, INDIRETTO, CASUALE, OFFSET ecc. vengono ricalcolate ogni volta che si verifica una modifica nella cartella di lavoro.
Ad esempio, se si utilizza la funzione ADESSO in una cella, ogni volta che si verifica una modifica nel foglio di lavoro, la formula verrà ricalcolata e il valore della cella verrà aggiornato.
Ciò richiede ulteriore velocità di elaborazione e ti ritroverai con una cartella di lavoro Excel lenta.
Come regola generale, evita le formule volatili. E se non puoi, prova a ridurne al minimo l'uso.
2. Usa le colonne di supporto
Le colonne di supporto sono uno dei costrutti di progettazione più sottovalutati in Excel. Ho visto molte persone evitare di creare colonne di supporto.
NON FARLO.
Il più grande vantaggio dell'utilizzo di "Colonne di supporto" è che può aiutarti a evitare le formule di matrice.
Ora non fraintendermi. Non sono contrario alle formule di array. Piuttosto credo che questi potrebbero essere fantastici in alcune situazioni. Ma quando provi a fare tutto con una formula lunga, ha un impatto sulle prestazioni della tua cartella di lavoro di Excel. Un paio di formule di matrice qua e là non dovrebbero far male, ma nel caso in cui sia necessario utilizzarle in molti punti, prendi in considerazione l'utilizzo di colonne di supporto.
Ecco alcuni esempi in cui vengono utilizzate le colonne di supporto:
- Ordina automaticamente i dati in ordine alfabetico utilizzando la formula.
- Filtro Excel dinamico: estrai i dati durante la digitazione.
- Creazione di più elenchi a discesa in Excel senza ripetizione.
3. Evita le formule di matrice
Le formule di array hanno i loro meriti, ma la velocità non è uno di quelli.
Come spiegato sopra, le formule di matrice possono occupare molti dati (riferimenti di cella), analizzarli e fornire il risultato. Ma farlo richiede tempo.
Se c'è un modo per evitare le formule di matrice (come l'utilizzo della colonna helper), prendi sempre quella strada.
4. Usa la formattazione condizionale con cautela
Adoro assolutamente la formattazione condizionale. Rende i dati blandi così belli. Invece di fare tu stesso il confronto, ora puoi semplicemente guardare il colore o l'icona di una cella e sapresti come si confronta con gli altri.
Ma… ecco il problema.
Non molti utenti di Excel sanno che la formattazione condizionale di Excel è volatile. Anche se potresti non notare la differenza con piccoli set di dati, può comportare un foglio di calcolo Excel lento se applicato su set di dati di grandi dimensioni o applicato più volte.
Un consiglio: usalo con cautela.
5. Usa tabelle Excel e intervalli denominati
Excel Table e Named Ranges sono due straordinarie funzionalità che contengono i tuoi dati e rendono il riferimento estremamente semplice. Potrebbe volerci un po' di tempo per abituarsi, ma quando inizi a usarlo, la vita diventa facile e veloce.
Nella creazione di dashboard basati sui dati, è quasi sempre una buona idea convertire i dati in una tabella Excel.
Ha anche un ulteriore vantaggio di rendere le tue formule più comprensibili.
Ad esempio, cosa è più facile da capire?
=Prezzo di vendita-Prezzo di costo O =SOMMA(A1:A10)-SOMMA(G1:G10)
6. Converti formule non utilizzate in valori statici
Questo è un gioco da ragazzi. Quando non ne hai bisogno, non tenerlo.
Molte formule porterebbero a una cartella di lavoro di Excel lenta. E se hai formule che non vengono nemmeno utilizzate, sai a chi dare la colpa. Come regola generale, se non hai bisogno di formule, è meglio convertirle in un valore statico (incollando come valori).
Leggi di più: Come convertire rapidamente le formule in valori.
7. Mantieni tutti i dati di riferimento in un foglio
Questo potrebbe non essere sempre possibile, ma se puoi farlo, ti garantisco che il tuo foglio Excel diventerebbe più veloce.
La logica è semplice: le formule nel tuo foglio di lavoro non devono andare lontano per ottenere i dati quando sono proprio accanto ad esso nello stesso foglio.
8. Evitare di utilizzare l'intera riga/colonna come riferimento (A:A)
L'unico motivo per cui ho questo nell'elenco è che vedo molte persone che utilizzano l'intero riferimento riga/colonna nelle formule. Questa è una cattiva pratica e dovrebbe essere evitata.
Mentre potresti pensare che la riga/colonna abbia solo poche celle con dati, Excel non la pensa in questo modo. Quando fai riferimento a un'intera riga/colonna, Excel la funge da buon servitore e la controlla comunque. Ci vuole più tempo per i calcoli.
9. Usa la modalità di calcolo manuale
Sto solo ripetendo ciò che milioni di persone hanno già detto in vari forum e blog. L'uso del calcolo manuale ti dà la flessibilità di dire a Excel quando calcolare, piuttosto che Excel a prendere le proprie decisioni. Questo non è qualcosa che velocizza la tua cartella di lavoro Excel, ma se hai un foglio di calcolo Excel lento, risparmi sicuramente tempo non facendo ricalcolare Excel ancora e ancora.
- Per passare alla modalità manuale, vai alla scheda Formula -> Opzioni di calcolo -> Manuale (premi il tasto F9 per ricalcolare)
10. Usa tecniche di formule più veloci
Excel ti offre molte formule e combinazioni di formule per fare la stessa cosa. È meglio identificare e utilizzare quelli più veloci.
Qui ci sono un paio di esempi:
- Utilizzare la combinazione SE.ERRORE invece della combinazione SE e VAL.ERRORE (a meno che non si utilizzi Excel 2003 o versioni precedenti, che non ha SE.ERRORE).
- Usa MAX(A1,0) invece fai IF(A1>0,A1,0) - Questo è un consiglio interessante che ho imparato da Mr. Excel aka Bill Jelen. La sua ricerca mostra che l'opzione MAX è il 40% più veloce dell'opzione IF (e sono pronto a prendere questa statistica sul suo valore nominale).
- Usa la combinazione INDICE/MATCH, invece di CERCA.VERT - Questo potrebbe sollevare molte sopracciglia, ma la verità è che non c'è modo che CERCA.VERT possa essere più veloce se hai centinaia di colonne di dati. Il mondo si sta muovendo verso INDEX/MATCH, e anche tu dovresti fare il cambiamento.
[Se sei ancora confuso su cosa usare, ecco un confronto diretto di VLOOKUP vs. INDICE/MATCH]. - Usa - (doppio negativo) per convertire VERO e FALSO in 1 e 0 (invece di moltiplicarlo per 1 o aggiungere 0). Il miglioramento della velocità è evidente in set di dati di grandi dimensioni.
È un elenco esaustivo? Assolutamente no. Questi sono alcuni buoni che penso valga la pena condividere come punto di partenza. Se stai cercando di padroneggiare le tecniche di accelerazione di Excel, c'è un buon lavoro svolto da molti esperti di Excel.
Ecco alcune fonti che potresti trovare utili:
- 75 suggerimenti per accelerare i tempi di Chandoo (fatto in modo intelligente tramite crowdsourcing).
- Sito Web sui modelli decisionali.
- Mr. Excel Message Board (esplora questo e troverai tonnellate di suggerimenti).
Sono sicuro che hai anche molti suggerimenti che possono aiutare ad affrontare fogli di calcolo Excel lenti. Condividilo con noi qui nella sezione commenti.
Ho anche una richiesta. Il dolore di lavorare con un foglio di calcolo Excel lento è qualcosa che molti di noi sperimentano quotidianamente. Se trovi utili queste tecniche. condividerlo con gli altri. Allevia il loro dolore e guadagna un po' di bontà 🙂
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