Se stampi spesso i tuoi dati / lavori in Excel, sono sicuro che hai affrontato il problema in cui stampa più pagine invece di una singola pagina.
A volte, è così frustrante che venga stampata una nuova pagina solo per contenere qualche riga di dati in più (il che porta anche a uno spreco di carta).
Esistono alcune semplici tecniche che puoi utilizzare per assicurarti che i dati di Excel vengano stampati su una pagina (o in un numero inferiore di pagine nel caso in cui stai stampando un report di grandi dimensioni).
In questo tutorial di Excel, condividerò alcuni metodi che puoi usare per stampa il foglio Excel su una pagina. È possibile utilizzare una combinazione di questi metodi per ottenere il miglior risultato.
Quindi iniziamo!
Controlla quante pagine verrebbero stampate (anteprima)
Prima di iniziare a ottimizzare le impostazioni per stampare il lavoro di Excel in un unico foglio, è meglio controllare lo stato corrente utilizzando l'anteprima di stampa.
Non preoccuparti! Non devi stampare nulla per questo. Puoi semplicemente controllare come apparirà il lavoro stampato e quanti fogli verranno stampati.
Ciò ti consente di comprendere le cose che puoi modificare per assicurarti di utilizzare il numero minimo di carta pur mantenendo il rapporto stampato bello e leggibile.
Di seguito sono riportati i passaggi per utilizzare Anteprima di stampa per vedere come apparirà il lavoro di stampa finale:
- Fare clic sulla scheda File
- Fare clic sull'opzione di stampa
Oppure puoi usare la scorciatoia da tastiera Ctrl + P (Comando + P se si utilizza un Mac)
Questo aprirebbe la pagina Anteprima di stampa dove potresti vedere quante pagine verrebbero stampate e cosa verrebbe stampato su ogni pagina.
È possibile utilizzare i tasti freccia per andare alla pagina successiva/precedente quando si è in modalità Anteprima di stampa.
Modi per adattare e stampare fogli Excel in una pagina
Ora, vediamo alcuni metodi che puoi utilizzare per adattare tutti i dati in un foglio su una pagina e quindi stampare il tuo rapporto su una pagina (o un numero inferiore di pagine)
Regola la larghezza della colonna (o l'altezza della riga)
In molti casi, non è necessario che le colonne siano troppo larghe.
E poiché questo è un determinante diretto di quanti dati vengono stampati su una pagina, puoi risparmiare molta carta semplicemente riducendo la larghezza della colonna.
Ma poi, come fai a sapere se hai fatto abbastanza o no? Come fai a sapere quanta larghezza della colonna dovresti ridurre per far stare tutto su una pagina?
Per rendere questo facile, puoi usare il Visualizzazione del layout di pagina in Excel - che ti mostra in tempo reale quanti dati verrebbero stampati su ogni pagina del tuo rapporto.
Di seguito sono riportati i passaggi per accedere alla modalità Layout di pagina e quindi ridurre la larghezza della colonna:
- Fare clic sulla scheda Visualizza nella barra multifunzione
- Nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro, fai clic sull'opzione "Layout di pagina". Questo cambierà il modo in cui i dati vengono visualizzati (e vedrai le scale in alto e a sinistra del foglio di lavoro)
- Riduci la larghezza della colonna per adattare i dati a una pagina. Per fare ciò, posizionare il cursore sul bordo del cursore sull'intestazione della colonna che si desidera ridurre di dimensioni. Quindi fare clic e trascinare.
Una volta che hai tutti i dati su una pagina, puoi andare avanti e stamparli.
In alcuni casi, potresti scoprire che i dati in una cella vengono tagliati e non vengono visualizzati completamente. Questo accade spesso quando si modifica la larghezza della colonna. Puoi correggere questo abilitando l'opzione Testo a capo in Excel.
Per tornare alla visualizzazione normale (ed uscire dalla visualizzazione Layout di pagina), fare clic sulla scheda Visualizza e quindi fare clic su "Normale".
Modifica il ridimensionamento (adatta tutte le righe/colonne in una pagina)
Excel ha un'opzione integrata che ti consente di ridimensionare il foglio di lavoro in modo che si adatti a più righe/colonne su una pagina.
Quando lo fai, ridimensiona semplicemente tutto per adattarlo a tutte le colonne o righe in una pagina.
Supponiamo di avere un foglio in cui le colonne si riversano sul foglio successivo quando vengono stampate.
Di seguito sono riportati i passaggi per ridimensionare il foglio durante la stampa:
- Fare clic sulla scheda File
- Fare clic su Stampa (o utilizzare la scorciatoia da tastiera - Ctrl + P)
- Nella finestra Stampa, fai clic sull'opzione Ridimensionamento (è l'ultima opzione a sinistra)
- Fare clic su una delle opzioni:
- Foglio adatto su una pagina
- Abete tutte le colonne su una pagina
- Adatta tutte le righe su una pagina
I passaggi precedenti scalerebbero il foglio per adattarlo alla pagina (in base alle opzioni selezionate). Sarai anche in grado di vedere come apparirebbero i dati nell'anteprima del foglio che si trova sulla destra.
L'opzione "Fit Sheet on One Page" è adatta quando hai solo poche righe/colonne che si rovesciano. Nel caso ce ne siano molti, l'utilizzo di questa opzione potrebbe rendere i dati stampati troppo piccoli per essere letti.Ciò non influisce sui dati del foglio di lavoro. Ridimensiona solo i dati per scopi di stampa.
Nascondi o elimina righe/colonne
Un altro modo intelligente per ottenere tutto su una pagina durante la stampa è nascondere le colonne o le righe che non ti servono.
Hai sempre la possibilità di renderli nuovamente visibili nel caso ne avessi bisogno in seguito, ma nasconderli durante la stampa ti assicurerà di ottimizzare lo spazio e di utilizzare meno pagine per la stampa.
Per nascondere una riga/colonna, selezionale, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Nascondi.
Ancora una volta, è meglio entrare prima nella modalità Layout di pagina e poi farlo. Questo ti assicura di poter vedere quante righe/colonne devi nascondere per adattare tutti i dati su una pagina in Excel.
Ed ecco i passaggi per mostrare le righe/colonne in Excel.
Cambia l'orientamento della pagina
Se hai più colonne e righe, ha senso cambiare l'orientamento della pagina durante la stampa.
Ci sono due orientamenti in Excel;
- Verticale (impostazione predefinita in Excel): vengono stampate più righe che colonne
- Orizzontale: vengono stampate più colonne che righe
Nel caso tu abbia più colonne che righe (come mostrato di seguito), puoi cambiare l'orientamento della pagina in Orizzontale per assicurarti che i tuoi dati si adattino e vengano stampati su una pagina.
Di seguito sono riportati i passaggi per modificare l'orientamento della pagina in Excel:
- Fare clic sulla scheda Layout di pagina
- Nel gruppo Imposta pagina, fare clic sull'icona di avvio della finestra di dialogo. Si aprirà la finestra di dialogo "Imposta pagina".
- Fare clic sulla scheda Pagina nella finestra di dialogo (se non è già selezionata)
- Nell'opzione Orientamento, seleziona Orizzontale
- Fare clic su OK
Ora puoi andare su Anteprima di stampa e vedere come apparirà il tuo rapporto stampato.
La scorciatoia da tastiera per aprire la finestra di dialogo Imposta pagina ALT + P + S + P (premere questi tasti in successione)
In alternativa, puoi anche modificare l'orientamento nella finestra Anteprima di stampa, selezionando Orientamento orizzontale dal menu a discesa nelle impostazioni.
Modificare i margini della pagina
A volte hai solo una o due colonne in più che vengono stampate su una nuova pagina (o alcune righe in più che si riversano sulla pagina successiva).
Un piccolo aggiustamento nei margini della pagina può aiutarti ad adattare tutto su una singola pagina.
Se ti stai chiedendo quali sono i margini della pagina, quando stampi un foglio di lavoro Excel, ogni pagina stampata avrà degli spazi bianchi ai bordi. Questo è in base alla progettazione per assicurarsi che i dati abbiano un bell'aspetto quando vengono stampati.
Hai la possibilità di ridurre questo spazio bianco (il margine della pagina) e inserire più dati su una singola pagina.
Di seguito sono riportati i passaggi per ridurre il margine della pagina in Excel:
- Fare clic sulla scheda Layout di pagina
- Nel gruppo Imposta pagina, fai clic su "Margini"
- Fare clic su Stretto
I passaggi precedenti ridurrebbero il margine della pagina e potresti vedere alcune righe/colonne aggiuntive schiacciate sulla stessa pagina.
Nel caso in cui desideri ridurre ulteriormente il margine della pagina, fai clic sull'opzione "Margini" nella barra multifunzione, quindi fai clic su "Margini personalizzati". Si aprirà la finestra di dialogo Imposta pagina in cui è possibile regolare ulteriormente i margini.
Riduci la dimensione del carattere
Un altro modo semplice per adattare rapidamente alcune righe/colonne extra (che si riversano su fogli aggiuntivi quando vengono stampate a partire da ora) si adatta alla stessa pagina può essere quello di ridurre la dimensione del carattere.
Ciò può consentire di ridimensionare alcune colonne in modo che si adattino a una pagina quando vengono stampate.
Questo può essere utile quando hai dei dati stampati che di solito vanno nell'appendice - qualcosa che devi avere ma nessuno li legge o se ne preoccupa.
Stampa solo i dati selezionati (o imposta l'area di stampa)
A volte, potresti avere un set di dati di grandi dimensioni, ma potresti non voler stamparlo tutto. Forse vuoi solo stampare i dati selezionati.
Se si tratta di una cosa una tantum in cui si desidera stampare rapidamente i dati selezionati nel foglio di lavoro, è possibile farlo utilizzando il passaggio seguente:
- Seleziona i dati che vuoi stampare
- Fare clic sulla scheda File
- Fare clic su Stampa (o utilizzare la scorciatoia da tastiera - Ctrl + P)
- Nella schermata Stampa che appare, fai clic sulla prima opzione in Impostazioni
- Fare clic sull'opzione Stampa selezione. Noterai che anche l'anteprima cambia per mostrarti solo la parte che verrebbe stampata.
- Fare clic su Stampa.
I passaggi precedenti stamperanno solo il set di dati selezionato.
Nota che nel caso in cui hai selezionato un set di dati che non può essere inserito in una singola pagina quando viene stampato, verrà stampato su più fogli. È possibile, tuttavia, modificare la scala in "Adatta foglio su una pagina" per stampare la selezione su una singola pagina.
Il metodo sopra è buono quando devi stampare i dati selezionati una volta ogni tanto.
Ma devi stampare la stessa selezione da più fogli di lavoro, è un'idea migliore impostare l'area di stampa. Una volta impostata, Excel considererebbe questa Area di stampa come la parte che deve essere stampata e ignorerebbe gli altri dati sul foglio.
Di seguito sono riportati i passaggi per impostare l'area di stampa in Excel:
- Seleziona i dati che vuoi impostare come area di stampa
- Fare clic sulla scheda Layout di pagina
- Nel gruppo Imposta pagina, fare clic sull'opzione Area di stampa
- Fare clic su Imposta area di stampa
Questo è tutto!
Ora, quando provi a stampare un foglio di lavoro, verrà stampata solo l'area di stampa (e solo questa verrà mostrata nell'anteprima di stampa).
[Bonus] Aggiungi interruzioni di pagina
Nel caso disponi di un set di dati di grandi dimensioni. è ovvio che non può essere inserito in una pagina e la stampa di tutti questi dati richiederebbe più pagine.
Puoi aggiungere interruzioni di pagina in Excel per far sapere a Excel dove interrompere la stampa sulla pagina corrente e trasferire il resto alla pagina successiva.
Di seguito sono riportati i passaggi per aggiungere interruzioni di pagina in Excel:
- Seleziona la cella in cui desideri inserire l'interruzione di pagina. Da questa cella in poi, tutto verrebbe stampato nella pagina successiva
- Fare clic sulla scheda Layout di pagina
- Nel gruppo Imposta pagina, fai clic sull'opzione Interruzioni
- Fare clic su Inserisci interruzioni di pagina
I passaggi precedenti aggiungerebbero un'interruzione di pagina e tutto ciò che precede l'interruzione di pagina verrebbe stampato in un foglio e i dati rimanenti in altri fogli.
Nota che nel caso in cui hai impostato l'area di stampa, avrà la precedenza sulle interruzioni di pagina.
Quindi questi sono vari metodi che puoi usare per adattare i dati in una pagina e stampare un foglio di calcolo Excel su una pagina. Nei casi in cui disponi di molti dati, potrebbe non avere senso stamparli su una pagina, ma puoi comunque utilizzare i metodi sopra indicati per ridurre al minimo l'utilizzo della carta e adattare gli stessi dati in meno pagine.
Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial.
