✅ Creazione di un filtro a discesa per estrarre i dati in base alla selezione

Sommario

Estrai i dati dalla selezione dell'elenco a discesa in Excel

Guarda il video - Estrai i dati utilizzando un elenco a discesa in Excel

In questo tutorial, ti mostrerò come creare un filtro a discesa in Excel in modo da poter estrarre i dati in base alla selezione dal menu a discesa.

Come mostrato nella foto qui sotto, ho creato un elenco a discesa con i nomi dei paesi. Non appena seleziono un paese dal menu a discesa, i dati per quel paese vengono estratti a destra.

Nota che non appena seleziono l'India dal filtro a discesa, vengono estratti tutti i record per l'India.

Estrai i dati dalla selezione dell'elenco a discesa in Excel

Ecco i passaggi per creare un filtro a discesa che estrarrà i dati per l'elemento selezionato:

Crea un elenco univoco di elementi.
Aggiungi un filtro a discesa per visualizzare questi elementi unici.
Utilizzare le colonne di supporto per estrarre i record per l'elemento selezionato.

Approfondiamo e vediamo cosa deve essere fatto in ciascuno di questi passaggi.

Crea un elenco unico di articoli

Sebbene potrebbero esserci ripetizioni di un elemento nel tuo set di dati, abbiamo bisogno di nomi di elementi univoci in modo da poter creare un filtro a discesa che lo utilizzi.

Nell'esempio sopra, il primo passo è ottenere l'elenco univoco di tutti i paesi.

Ecco i passaggi per ottenere un elenco unico:

Seleziona tutti i Paesi e incollalo in un'altra parte del foglio di lavoro.
Vai su Dati -> Rimuovi duplicati.
Nella finestra di dialogo Rimuovi duplicati, seleziona la colonna in cui hai l'elenco dei paesi. Questo ti darà un elenco univoco come mostrato di seguito.

Ora useremo questo elenco univoco per creare l'elenco a discesa.

Guarda anche: La guida definitiva per trovare e rimuovere i duplicati in Excel.

Creazione del filtro a discesa

Ecco i passaggi per creare un elenco a discesa in una cella:

Vai su Dati -> Convalida dati.
Nella finestra di dialogo Convalida dati, seleziona la scheda Impostazioni.
Nella scheda Impostazioni, seleziona "Elenco" nel menu a discesa e nel campo "Origine" seleziona l'elenco univoco di paesi che abbiamo generato.
Fare clic su OK.

L'obiettivo ora è selezionare qualsiasi paese dall'elenco a discesa e questo dovrebbe darci l'elenco dei record per il paese.

Per fare ciò, dovremmo utilizzare colonne e formule di supporto.

Crea colonne di supporto per estrarre i record per l'elemento selezionato

Non appena si effettua la selezione dal menu a discesa, è necessario che Excel identifichi automaticamente i record che appartengono a quell'elemento selezionato.

Questo può essere fatto usando tre colonne di supporto.

Ecco i passaggi per creare colonne di supporto:

Colonna di aiuto n. 1 - Inserisci il numero di serie per tutti i record (20 in questo caso, puoi usare la funzione ROWS() per farlo).
Colonna di supporto n. 2 - Usa questa semplice funzione della funzione SE: =SE(D4=$H$2,E4,””)
- Questa formula verifica se il paese nella prima riga corrisponde a quello nel menu a discesa. Quindi, se seleziono l'India, controlla se la prima riga ha l'India come paese o meno. Se è True, restituisce quel numero di riga, altrimenti restituisce uno spazio vuoto (""). Ora, quando selezioniamo un paese, vengono visualizzati solo quei numeri di riga (nella seconda colonna di supporto) che contengono il paese selezionato. (Ad esempio, se viene selezionata l'India, sarà simile alla foto qui sotto).

Ora dobbiamo estrarre i dati solo per queste righe, che visualizza il numero (in quanto è la riga che contiene quel paese). Tuttavia, vogliamo quei record senza gli spazi vuoti uno dopo l'altro. Questo può essere fatto usando una terza colonna di supporto

Terza colonna di aiuto - Utilizzare la seguente combinazione di funzioni SEERRORE e PICCOLO:
=SEERRORE(PICCOLO($F$4:$F$23, MI4)””)

Questo ci darebbe qualcosa come mostrato di seguito nella foto:

Ora, quando abbiamo il numero insieme, dobbiamo solo estrarre i dati in quel numero. Questo può essere fatto facilmente usando la funzione INDICE (usa questa formula nelle celle in cui devi estrarre il risultato):
=IFERROR(INDICE($B$4:$D$23,$G4, COLONNE($J$3:J3)),””)

Questa formula ha 2 parti:
INDICE - Questo estrae i dati in base al numero di riga
SE ERRORE - Questa funzione restituisce lo spazio vuoto quando non ci sono dati

Ecco un'istantanea di ciò che finalmente ottieni: