Come creare un elenco personalizzato in Excel (Guida passo passo facile)

Excel ha alcune funzioni utili che ti consentono di risparmiare tempo ed essere molto più produttivo nel tuo lavoro quotidiano.

Una di queste utili (e meno conosciute) funzionalità nel Elenchi personalizzati in Excel.

Ora, prima di arrivare a come creare e utilizzare elenchi personalizzati, lascia che ti spieghi prima cosa c'è di così bello.

Supponiamo di dover inserire numeri i nomi dei mesi da gennaio a dicembre in una colonna. Come lo faresti? E no, farlo manualmente non è un'opzione.

Uno dei modi più veloci sarebbe avere gennaio in una cella, febbraio in una cella adiacente e quindi utilizzare la maniglia di riempimento per trascinare e lasciare che Excel riempia automaticamente il resto. Excel è abbastanza intelligente da rendersi conto che vuoi riempire il mese successivo in ogni cella in cui trascini il quadratino di riempimento.

I nomi dei mesi sono piuttosto generici e quindi è disponibile per impostazione predefinita in Excel.

Ma cosa succede se si dispone di un elenco di nomi di reparti (o nomi di dipendenti o nomi di prodotti) e si desidera fare lo stesso. Invece di inserirli manualmente o copiarli e incollarli, vuoi che appaiano magicamente quando usi il quadratino di riempimento (proprio come i nomi dei mesi).

Puoi farlo anche tu…

… usando Elenchi personalizzati in Excel

In questo tutorial, ti mostrerò come creare i tuoi elenchi personalizzati in Excel e come usarli per risparmiare tempo.

Come creare elenchi personalizzati in Excel

Per impostazione predefinita, Excel dispone già di alcuni elenchi personalizzati predefiniti che è possibile utilizzare per risparmiare tempo.

Ad esempio, se inserisci "Lun" in una cella "Mar" in una cella adiacente, puoi utilizzare il quadratino di riempimento per riempire il resto dei giorni. Nel caso in cui estendi la selezione, continua a trascinare e si ripeterà e ti darà di nuovo il nome del giorno.

Di seguito sono riportati gli elenchi personalizzati già integrati in Excel. Come puoi vedere, questi sono principalmente nomi di giorni e mesi in quanto sono fissi e non cambieranno.

Ora, supponiamo che tu voglia creare un elenco di reparti di cui hai spesso bisogno in Excel, puoi creare un elenco personalizzato per esso. In questo modo, la prossima volta che avrai bisogno di ottenere il nome di tutti i reparti in un unico posto, non dovrai rovistare tra i vecchi file. Tutto quello che devi fare è digitare i primi due nell'elenco e trascinare.

Di seguito sono riportati i passaggi per creare il proprio elenco personalizzato in Excel:

1. Fare clic sulla scheda File
2. Fare clic su Opzioni. Si aprirà la finestra di dialogo "Opzioni di Excel"
3. Fare clic sull'opzione Avanzate nel riquadro di sinistra
4. Nell'opzione Generale, fai clic sul pulsante "Modifica elenchi personalizzati" (potresti dover scorrere verso il basso per accedere a questa opzione)
5. Nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati, importa l'elenco selezionando l'intervallo di celle che contiene l'elenco. In alternativa, puoi anche inserire il nome manualmente nella casella Voci elenco (separato da virgola o ogni nome in una nuova riga)
6. Fare clic su Aggiungi

Non appena fai clic su Aggiungi, noterai che il tuo elenco diventa ora parte degli elenchi personalizzati.

Nel caso in cui disponi di un elenco di grandi dimensioni che desideri aggiungere a Excel, puoi anche utilizzare l'opzione Importa nella finestra di dialogo.

Suggerimento professionale: puoi anche creare un intervallo denominato e utilizzarlo per creare l'elenco personalizzato. Per fare ciò, inserisci il nome dell'intervallo denominato nel campo "Importa elenco da celle" e fai clic su OK. Il vantaggio di ciò è che puoi modificare o espandere l'intervallo denominato e verrà automaticamente regolato come elenco personalizzato

Ora che hai l'elenco nel backend di Excel, puoi usarlo proprio come usi i numeri o i nomi dei mesi con il riempimento automatico (come mostrato di seguito).

Sebbene sia fantastico poter ottenere rapidamente questi nomi di lits personalizzati in Excel facendo un semplice trascinamento, c'è qualcosa di ancora più fantastico che puoi fare con gli elenchi personalizzati (è di questo che tratta la prossima sezione).

Crea i tuoi criteri di ordinamento utilizzando elenchi personalizzati

Una cosa grandiosa degli elenchi personalizzati è che puoi utilizzarli per creare i tuoi criteri di ordinamento. Ad esempio, supponi di avere un set di dati come mostrato di seguito e di volerlo ordinare in base a Alto, Medio e Basso.

Non puoi farlo!

Se ordini in ordine alfabetico, rovinerebbe l'ordine alfabetico (ti darà Alto, Basso e Medio e non Alto, Medio e Basso).

È qui che le liste personalizzate brillano davvero.

Puoi creare il tuo elenco di elementi e quindi utilizzarli per ordinare i dati. In questo modo, otterrai tutti i valori High insieme in alto, seguiti dai valori medi e bassi.

Il primo passaggio consiste nel creare un elenco personalizzato (Alto, Medio, Basso) utilizzando i passaggi mostrati nella sezione precedente ('Come creare elenchi personalizzati in Excel‘).

Dopo aver creato l'elenco personalizzato, puoi utilizzare i passaggi seguenti per ordinare in base ad esso:

1. Seleziona l'intero set di dati (incluse le intestazioni)
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Nel gruppo Ordina e filtra, fai clic sull'icona Ordina. Questo aprirà la finestra di dialogo Ordina
4. Nella finestra di dialogo Ordina, effettuare le seguenti selezioni:
   • Ordina per colonna: Priorità
   • Ordina per: valori cella
   • Ordine: elenchi personalizzati. Quando si apre la finestra di dialogo, selezionare i criteri di ordinamento che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK.
5. Fare clic su OK

I passaggi precedenti ordinano istantaneamente i dati utilizzando l'elenco creato e utilizzato come criterio durante l'ordinamento (Alto, Medio, Basso in questo esempio).

Tieni presente che non è necessario creare prima l'elenco personalizzato per utilizzarlo nell'ordinamento. Puoi utilizzare i passaggi precedenti e nel passaggio 4 quando si apre la finestra di dialogo, puoi creare un elenco proprio lì in quella finestra di dialogo.

Alcuni esempi in cui è possibile utilizzare elenchi personalizzati

Di seguito sono riportati alcuni dei casi in cui la creazione e l'utilizzo di elenchi personalizzati può farti risparmiare tempo:

1. Se hai un elenco che devi inserire manualmente (o copiare e incollare da qualche altra fonte), puoi creare un elenco personalizzato e utilizzarlo al suo posto. Ad esempio, potrebbero essere i nomi dei reparti dell'organizzazione, i nomi dei prodotti o le regioni/paesi.
2. Se sei un insegnante, puoi creare un elenco dei nomi dei tuoi studenti. In questo modo, quando li valuterai la prossima volta, non dovrai preoccuparti di inserire manualmente i nomi degli studenti o di copiarli e incollarli da un altro foglio. Ciò garantisce anche che ci siano meno possibilità di errori.
3. Quando è necessario ordinare i dati in base a criteri non integrati in Excel. Come spiegato nella sezione precedente, puoi utilizzare i tuoi criteri di ordinamento creando un elenco personalizzato in Excel.

Quindi questo è tutto ciò che devi sapere Creazione di elenchi personalizzati in Excel.

Spero che tu lo abbia trovato utile.