Cerca ed evidenzia dati in Excel (con formattazione condizionale)

Guarda il video - Cerca ed evidenzia i dati utilizzando la formattazione condizionale

Se lavori con set di dati di grandi dimensioni, potrebbe essere necessario creare una funzionalità di ricerca che ti permetta di evidenziare rapidamente celle/righe per il termine cercato.

Sebbene non esista un modo diretto per farlo in Excel, puoi creare funzionalità di ricerca utilizzando la formattazione condizionale.

Ad esempio, supponi di avere un set di dati come mostrato di seguito (nell'immagine). Ha colonne per Nome prodotto, Rappresentante di vendita e Paese.

Ora puoi utilizzare la formattazione condizionale per cercare una parola chiave (inserendola nella cella C2) ed evidenziare tutte le celle che contengono quella parola chiave.

Qualcosa come mostrato di seguito (dove inserisco il nome dell'elemento nella cella B2 e premo Invio, l'intera riga viene evidenziata):

In questo tutorial, ti mostrerò come creare questa ricerca ed evidenziare la funzionalità in Excel.

Più avanti nel tutorial, andremo un po' avanti e vedremo come renderlo dinamico (in modo che venga evidenziato mentre digiti nella casella di ricerca).

Clicca qui per scaricare il file di esempio e segui.

Cerca ed evidenzia le celle corrispondenti

In questa sezione. Ti mostrerò come cercare ed evidenziare solo le celle corrispondenti in un set di dati.

Qualcosa come mostrato di seguito:

Ecco i passaggi per cercare ed evidenziare tutte le celle che hanno il testo corrispondente:

1. Seleziona il set di dati a cui vuoi applicare la formattazione condizionale (A4: F19 in questo esempio).
2. Fare clic sulla scheda Home.
3. Nel gruppo Stili, fai clic su Formattazione condizionale.
4. Nelle opzioni a discesa, fai clic su Nuova regola.
   
5. Nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione", fai clic sull'opzione "Utilizza una formula per determinare quali celle formattare".
6. Inserisci la seguente formula: =LA4=$B$1
7. Fare clic sul pulsante "Formato…".
8. Specificare la formattazione (per evidenziare le celle che corrispondono alla parola chiave cercata).
9. Fare clic su OK.

Ora digita qualsiasi cosa nella cella B1 e premi invio. Evidenzierà le celle corrispondenti nel set di dati che contengono la parola chiave in B1.

Come funziona?

La formattazione condizionale viene applicata ogni volta che la formula specificata restituisce VERO.

Nell'esempio sopra, controlliamo ogni cella usando la formula =LA4=$B$1

La formattazione condizionale controlla ogni cella e verifica che il contenuto nella cella sia lo stesso della cella B1. Se è lo stesso, la formula restituisce VERO e la cella viene evidenziata. Se non è lo stesso, la formula restituisce FALSE e non succede nulla.

Clicca qui per scaricare il file di esempio e segui.

Cerca ed evidenzia righe con dati corrispondenti

Se vuoi evidenziare l'intera riga anziché solo le celle corrispondenti, puoi farlo modificando leggermente la formula.

Di seguito è riportato un esempio in cui l'intera riga viene evidenziata se il tipo di prodotto corrisponde a quello nella cella B1.

Ecco i passaggi per cercare ed evidenziare l'intera riga:

1. Seleziona il set di dati a cui vuoi applicare la formattazione condizionale (A4: F19 in questo esempio).
2. Fare clic sulla scheda Home.
3. Nel gruppo Stili, fai clic su Formattazione condizionale.
4. Nelle opzioni a discesa, fai clic su Nuova regola.
   
5. Nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione", fai clic sull'opzione "Utilizza una formula per determinare quali celle formattare".
6. Inserisci la seguente formula: =$B4=$B$1
7. Fare clic sul pulsante "Formato…".
8. Specificare la formattazione (per evidenziare le celle che corrispondono alla parola chiave cercata).
9. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti cercheranno l'elemento specificato nel set di dati e, se trova l'elemento corrispondente, evidenzierà l'intera riga.

Nota che questo controllerà solo la colonna dell'elemento. Se inserisci qui il nome di un rappresentante di vendita, non funzionerà. Se vuoi che funzioni per il nome del rappresentante di vendita, devi modificare la formula in =$C4=$B$1

Nota: il motivo per cui evidenzia l'intera riga e non solo la cella corrispondente è che abbiamo utilizzato un segno $ prima del riferimento di colonna ($ B4). Ora, quando la formattazione condizionale analizza le celle di una riga, verifica se il valore nella colonna B di quella riga è uguale al valore nella cella B1. Quindi, anche quando analizza A4 o B4 o C4 e così via, controlla solo il valore B4 (poiché abbiamo bloccato la colonna B utilizzando il simbolo del dollaro).

Puoi leggere di più sui riferimenti assoluti, relativi e misti qui.

Cerca ed evidenzia righe (in base alla corrispondenza parziale)

In alcuni casi, potresti voler evidenziare le righe in base a una corrispondenza parziale.

Ad esempio, se hai elementi come Lavagna bianca, Lavagna verde e Lavagna grigia e desideri evidenziarli tutti in base alla parola Lavagna, puoi farlo utilizzando la funzione CERCA.

Qualcosa come mostrato di seguito:

Ecco i passaggi per farlo:

1. Seleziona il set di dati a cui vuoi applicare la formattazione condizionale (A4: F19 in questo esempio).
2. Fare clic sulla scheda Home.
3. Nel gruppo Stili, fai clic su Formattazione condizionale.
4. Nelle opzioni a discesa, fai clic su Nuova regola.
   
5. Nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione", fai clic sull'opzione "Utilizza una formula per determinare quali celle formattare".
6. Inserisci la seguente formula: =AND($B$1””,VAL.NUMERO(RICERCA($B$1,$B4)))
7. Fare clic sul pulsante "Formato…".
8. Specificare la formattazione (per evidenziare le celle che corrispondono alla parola chiave cercata).
9. Fare clic su OK.

Come funziona?

• La funzione CERCA cerca la stringa/parola chiave di ricerca in tutte le celle di una riga. Restituisce un errore se la parola chiave di ricerca non viene trovata e restituisce un numero se trova una corrispondenza.
• VAL.NUMERO converte l'errore in FALSO e i valori numerici in VERO.
• La funzione AND verifica una condizione aggiuntiva: la cella C2 non deve essere vuota.

Quindi ora, ogni volta che digiti una parola chiave nella cella B1 e premi Invio, evidenzia tutte le righe che hanno le celle che contengono quella parola chiave.

Suggerimento bonus: Se vuoi rendere la ricerca sensibile alle maiuscole, usa la funzione TROVA invece di CERCA.

Clicca qui per scaricare il file di esempio e segui.

Funzionalità di ricerca dinamica e evidenziazione (evidenzia durante la digitazione)

Usando gli stessi trucchi di formattazione condizionale descritti sopra, puoi anche fare un ulteriore passo avanti e renderlo dinamico.

Ad esempio, puoi creare una barra di ricerca in cui i dati corrispondenti vengono evidenziati mentre digiti nella barra di ricerca.

Qualcosa come mostrato di seguito:

Questa operazione può essere eseguita utilizzando i controlli ActiveX e può essere una buona funzionalità da utilizzare durante la creazione di report o dashboard.

Di seguito è riportato un video in cui mostro come crearlo:

Hai trovato utile questo tutorial? Fatemi sapere i vostri pensieri nella sezione commenti.

Potrebbero piacerti anche i seguenti tutorial di Excel:

• Filtro Excel dinamico: estrae i dati durante la digitazione.
• Crea un elenco a discesa con il suggerimento di ricerca.
• Creazione di una mappa di calore in Excel.
• Evidenzia le righe in base a un valore di cella in Excel.
• Evidenzia la riga e la colonna attive in un intervallo di dati in Excel.
• Come evidenziare le celle vuote in Excel