Come attivare il salvataggio automatico in Excel (una guida semplice)

Sebbene Excel sia stato continuamente migliorato con ogni nuova versione, ci sono ancora momenti in cui potresti riscontrare arresti anomali di tanto in tanto (soprattutto se stai lavorando con un set di dati di grandi dimensioni).

E a volte, potrebbe essere un fattore al di fuori di Excel, come un'interruzione di corrente o il blocco del sistema a causa di un problema diverso da Excel.

In questi casi, per assicurarti di non perdere i tuoi dati, Excel ha una funzione di salvataggio automatico che, come suggerisce il nome, salverà automaticamente il tuo lavoro.

Con il salvataggio automatico abilitato, Excel salverà il tuo lavoro a intervalli regolari, il che ti assicurerà di non perdere molto del tuo lavoro (al massimo si possono perdere alcuni minuti di lavoro).

In questo tutorial, ti mostrerò come attivare il salvataggio automatico in Excel e tutte le cose importanti che devi sapere al riguardo.

Nota: Il salvataggio automatico è una nuova funzionalità di Office365, in cui ti consente di salvare in tempo reale quando i file vengono salvati in OneDrive o SharePoint. Nel caso in cui utilizzi versioni precedenti (Excel 2010/2013/2016/2019), hai le informazioni di salvataggio automatico, che non sono in tempo reale ma salvano il tuo lavoro a intervalli regolari.

Salvataggio automatico contro salvataggio automatico

Il salvataggio automatico è una nuova funzionalità di Excel Office 365, mentre il salvataggio automatico era presente anche nelle versioni precedenti.

Il salvataggio automatico ti consente di salvare il tuo lavoro in tempo reale quando salvi i tuoi file Excel in OneDrive o SharePoint.

Al contrario, "Salva informazioni di ripristino automatico" è un'opzione che salva automaticamente il tuo lavoro ogni 10 minuti (o qualsiasi periodo di tempo specificato). Con questa opzione abilitata, manterrà una copia temporanea del tuo lavoro e continuerà a salvarla ogni 10 minuti.

Nel caso in cui il tuo sistema si spenga inaspettatamente, sarai comunque in grado di recuperare il file salvato temporaneamente (utilizzando la funzione di ripristino automatico).

In questo tutorial, tratterò entrambe queste funzionalità.

Attiva il salvataggio automatico in Excel dalla finestra di dialogo Opzioni

È possibile abilitare il salvataggio automatico e salvare le informazioni di ripristino automatico (ad esempio, per salvare i file automaticamente a un determinato intervallo di tempo) in Excel dalla finestra di dialogo Opzioni. Una volta fatto, questo verrà attivato per tutte le cartelle di lavoro su cui lavori su quel sistema.

Ricorda che il salvataggio automatico è disponibile solo per gli utenti di Office365. Se non disponi di O365, puoi utilizzare solo il salvataggio automatico.

Di seguito sono riportati i passaggi per attivare il salvataggio automatico in Excel:

1. Fare clic sulla scheda File
2. Fare clic su Opzioni
3. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, fai clic sull'opzione Salva a sinistra
4. Seleziona l'opzione - Casella di controllo "Salva le informazioni di salvataggio automatico ogni". Per impostazione predefinita, il valore è 10 minuti, ma puoi scegliere un valore inferiore o superiore se lo desideri.
5. Seleziona l'opzione - "Salvataggio automatico di file OneDrive e SharePoint Online per impostazione predefinita in Excel". Questa opzione funziona solo per Office 365 e salva il tuo lavoro in tempo reale (ogni pochi secondi)
6. Fare clic su OK

I passaggi precedenti assicureranno che il tuo lavoro venga salvato automaticamente ogni 10 minuti.

Tieni presente che affinché "Salvataggio automatico dei file OneDrive e SharePoint Online per impostazione predefinita in Excel" funzioni, i file devono essere nel formato di file più recente (ovvero XLSX e non XLS).

Altre opzioni utili che puoi utilizzare:

• Mantieni l'ultima versione salvata automaticamente se chiudo senza salvareNota: mentre Excel salva il tuo lavoro ogni 10 minuti (quando il salvataggio automatico è attivato), l'attivazione di questa opzione ti assicurerà di non perdere nemmeno il lavoro tra quei 10 minuti (nel caso in cui il tuo sistema si sia bloccato o si sia verificata un'interruzione di corrente). Se abilitato, Excel ti mostrerà l'opzione per recuperare automaticamente tutti i file/dati non salvati.
• Posizione file di salvataggio automatico: questa è la posizione in cui Excel salva i file non salvati. Se lo desideri, puoi modificare questa posizione. Se non sei l'amministratore, potresti non essere in grado di modificarlo.

Quando il salvataggio automatico è abilitato (con i file salvati su Onedrive o SharePoint), non vedrai un messaggio per salvare le modifiche non salvate quando chiudi il file (poiché queste modifiche vengono salvate ogni pochi secondi).

Inoltre, nel caso in cui tu stia aggiungendo un codice VB (macro) al file, il salvataggio automatico si fermerà e ti mostrerà una richiesta per salvare questo file come fike abilitato per Macro (formato .xlsm)

Il salvataggio automatico ora consente agli utenti di Excel di condividere file e apportare modifiche in tempo reale. Inoltre, puoi vedere la cronologia delle versioni e tornare a qualsiasi versione precedente, se lo desideri. Quando apri un vecchio file utilizzando la cronologia delle versioni, verrà aperto come Sola lettura e potrai salvarlo con un nuovo nome, se lo desideri.

Aggiunta del salvataggio automatico a QAT (per Office 365)

Se utilizzi OneDrive o SharePoint, puoi anche aggiungere l'opzione di salvataggio automatico nella barra di accesso rapido (disponibile solo in Office 365).

Ciò ti consente di abilitare il salvataggio automatico (in SharePoint o OneDrive) con un solo clic (è un pulsante di attivazione).

Anche se ho scoperto che è disponibile per impostazione predefinita nel mio abbonamento a Office365, nel caso in cui non lo possiedi, puoi aggiungere il salvataggio automatico alla barra di accesso rapido utilizzando i passaggi seguenti:

1. Fare clic sull'icona Personalizza barra di accesso rapido
2. Fare clic sull'opzione Salva automaticamente

Nel caso in cui non visualizzi l'opzione "Salva automaticamente" nel menu a discesa, fai clic su Altro comando e utilizza la finestra di dialogo Opzioni di Excel per aggiungere l'opzione di salvataggio automatico nel QAT.

Un problema con il salvataggio automatico (Salva con nome e Salva una copia)

Quando abiliti il ​​salvataggio automatico e salvi il file in OneDrive o SharePoint, noterai che non vedrai più l'opzione "Salva con nome". Invece, vedi l'opzione "Salva una copia" (maggiori informazioni su questo qui)

Quando il salvataggio automatico è abilitato e il tuo lavoro viene salvato ogni pochi secondi, non sarà possibile apportare alcune modifiche e salvarlo come nuovo file.

Ad esempio, se inizi con un vecchio file, ci lavori per 20 minuti e ne salvi una copia, avrai il vecchio file e il nuovo file con 20 minuti di ultimo lavoro. Ma questo non è possibile con il salvataggio automatico abilitato dove salva il tuo lavoro ogni pochi secondi.

Questo è il motivo per cui ora hai il 'Salva una copia', che puoi utilizzare per creare una copia e quindi apportare le modifiche.

Nel caso in cui i tuoi file Excel non siano su OneDrive o SharePoint, vedrai comunque l'opzione "Salva con nome".

Utilizzo di strumenti di terze parti come DropBox o Google Drive

Puoi anche ottenere le opzioni della cronologia delle versioni per i file Excel con opzioni di archiviazione come Dropbox e Google Drive.

Questi strumenti controllano semplicemente se sono state apportate modifiche al file e salvano la versione precedente. Se lo desideri, puoi quindi tornare a queste versioni.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di questi strumenti di terze parti è che puoi collaborare facilmente con persone che non utilizzano OneDrive.

Poiché Google Drive e Dropbox sono generalmente preferiti da molti rispetto a OneDrive, questo aiuta quando lavori con team/clienti che utilizzano queste opzioni.

L'unico avvertimento è assicurarsi di non mantenere dati riservati su questi servizi di cloud storage.

Salva automaticamente il file prima della chiusura utilizzando VBA

Il salvataggio automatico è una funzionalità straordinaria e rende il lavoro con Excel molto semplice, sapendo che i dati non andranno persi.

Nel caso in cui non disponi di Office 365 (il che significa che non disponi anche della funzione di salvataggio automatico), dovrai fare affidamento sulla funzione di ripristino automatico di Excel.

Un'altra opzione che puoi utilizzare è disporre di un semplice codice VBA che si assicuri che il file venga salvato prima di chiuderlo. Questo ti assicura di non perdere il tuo lavoro perché hai chiuso il file prima di salvarlo.

Nota: l'utilizzo di questo avrebbe senso solo se non si utilizza Office 365 con OneDrive o SharePoint. Se lo sei, puoi sempre tornare alle versioni precedenti e i tuoi file vengono comunque salvati automaticamente.

Di seguito sono riportati i passaggi che utilizzano VBA per salvare un file prima di chiudere la cartella di lavoro:

1. Aprire la cartella di lavoro in cui si desidera consentire il salvataggio di questo codice VBA prima della chiusura.
2. Tieni premuto il tasto ALT e premi il tasto F11 (o Comando + Opzione + F11 su Mac). Questo apre l'editor VB.
3. Fare doppio clic sull'oggetto ThisWorkbook (per il file in cui si desidera aggiungere questo codice) in Project Explorer
4. Copia e incolla il codice seguente nella finestra del codice ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Annulla come booleano) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Chiudi l'editor VB

Ora, quando c'è qualche modifica nella cartella di lavoro e la chiudi prima di salvare, eseguirà prima questo codice (poiché si tratta di un evento VBA che viene eseguito in base a un evento, che in questo caso è la chiusura della cartella di lavoro). Questo codice prima salverà la cartella di lavoro e poi la chiuderà.

Nel caso in cui non hai salvato il file prima, questo mostrerà un prompt che ti chiederà di specificare la posizione in cui il file dovrebbe essere salvato.

Nel caso in cui non desideri sovrascrivere il tuo file esistente, puoi anche modificare il codice in modo che salvi il file con un timestamp. In questo modo, il tuo lavoro non viene perso e puoi anche tornare a una versione precedente.

Di seguito è riportato il codice VBA che salverà il file con la data e l'ora nel nome del file:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp e wbname End Sub

Questo salverà il nuovo file con un timestamp nel nome nella stessa posizione in cui è stato salvato il vecchio file. Se vuoi che il file venga salvato in una cartella specifica, puoi specificare quella posizione nel codice.

Quindi questo è tutto ciò che dovresti sapere sull'abilitazione del salvataggio automatico in Excel e sull'utilizzo efficiente. E se non stai utilizzando Office 365 e quindi non hai il salvataggio automatico, puoi comunque configurare le opzioni di salvataggio automatico e recuperare tutti i file non salvati. Inoltre, il codice VBA può essere utilizzato per assicurarsi che i file vengano salvati automaticamente come copia quando lo chiudi.

Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial!