Oltre 100 domande e risposte per interviste su Excel per prepararti al lavoro

Le applicazioni Microsoft come Word, Excel, PowerPoint sono utilizzate in quasi tutte le grandi organizzazioni, nonché da milioni di piccole imprese, liberi professionisti e imprenditori.

Per qualcosa di così popolare, ha senso avere una conoscenza decente su come utilizzare queste applicazioni in modo efficiente. In alcuni ruoli lavorativi, una parte importante del lavoro consiste nel lavorare con queste applicazioni su base giornaliera.

Ho fatto parte di molti gruppi di colloqui in cui ho visto i candidati menzionare Excel come una delle competenze in cui sono esperti, ma quando sono state poste alcune domande su di esso, l'esperienza è svanita.

Nel caso in cui ti stai preparando per il tuo prossimo colloquio e hai elencato Excel come una delle tue abilità, prenditi del tempo per esaminare queste domande comuni del colloquio di Excel.

Ho cercato di coprire tutte le popolari domande di intervista di Excel che ho visto poste, così come alcune che pensavo potessero essere utili da sapere.

Questa guida può essere utilizzata anche dagli intervistatori che desiderano valutare l'abilità di Excel dei candidati durante il colloquio.

Nota: continuerò ad aggiungere nuove domande a questa guida. Puoi aggiungerlo ai segnalibri in modo da poterlo controllare più tardi.

Come utilizzare questa guida alle domande di intervista di Excel

• Se hai tempo, rispondi a ciascuna delle domande di Excel.
• Se vuoi conoscere argomenti specifici, fai clic sul nome dell'argomento dal sommario. Quindi puoi esaminare tutte le domande di Excel per quell'argomento.
• Nella maggior parte delle domande, sono state suggerite ulteriori letture e sono stati collegati tutorial pertinenti. Puoi seguire questi tutorial per ottenere una comprensione più profonda dell'argomento.
• Se vuoi solo avere le nozioni di base giuste, rispondi a tutte le domande tranne quelle nelle caselle evidenziate in blu. Le domande di Excel nella casella blu sono di livello avanzato.

Argomenti delle domande di intervista di Excel

Domande sulla formattazione di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande di intervista di Excel di formattazione comuni (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Quali sono i diversi formati di dati in Excel?

In Excel sono disponibili i seguenti formati:

• Formato testo - Questo può includere testo e stringhe alfanumeriche (come ABC123). Una stringa di testo può includere anche punteggiatura e simboli.
• Formato numero - Esistono diversi formati anche all'interno dei numeri. Ad esempio, puoi avere decimali, frazioni, separatori di migliaia e così via. Indipendentemente dal formato applicato, puoi utilizzare i numeri in calcoli come addizione, sottrazione, divisione e moltiplicazione.
• Formato data - La cosa più importante da sapere sulle date è che queste sono memorizzate come numeri in Excel. Tuttavia, puoi formattarlo per essere mostrato come date. Ad esempio, 01-01-2019 verrebbe salvato come 43466 in Excel, che è il numero per la data specificata. In Excel, puoi mostrare le date in diversi formati come lungo appuntamento (01 gennaio 2021-2022), data breve (01-01-2019), ecc.
• Contabilità / Formato valuta - Quando si applica il formato contabilità/valuta a un numero, Excel aggiunge il simbolo della valuta insieme a due posizioni decimali.
• Formato percentuale - È possibile formattare i numeri da mostrare come percentuale. Ad esempio, puoi fare in modo che 0,1 venga visualizzato come 10% quando applichi il formato percentuale.

Come puoi avvolgere il testo in Excel?

Il testo a capo in Excel consente di evitare che il testo fuoriesca dalla cella. Applicando l'opzione del testo a capo, puoi assicurarti che tutto il testo si adatti bene in una singola cella (che potrebbe cambiarne l'altezza).

Per avvolgere il testo, seleziona la cella, vai alla scheda Home e fai clic sull'opzione Testo a capo nel gruppo Allineamento. Nota che questo è un pulsante di commutazione, il che significa che se fai nuovamente clic su di esso, il testo verrà aperto.

Come puoi unire le celle in Excel?

Per unire le celle, devi prima selezionare le celle che desideri unire, quindi andare alla scheda Home e fare clic sull'opzione "Unisci e centra" nel gruppo Allineamento.

Si noti che mentre si utilizza "Unisci e centra" il lavoro viene svolto, non è il modo più efficiente per farlo. Il problema dell'utilizzo di "Unisci e centra" è che le celle risultanti non vengono ordinate correttamente. Il modo giusto per unire le celle è utilizzare l'opzione "Centra sulla selezione".

Puoi leggere di più sull'unione di celle nel modo giusto qui.

A cosa serve "Format Painter"?

"Format Painter" ti consente di copiare il formato da una cella e applicarlo su un'altra cella (o intervallo di celle).

Puoi leggere di più su Format Painter qui.

Come cancelleresti tutta la formattazione senza rimuovere il contenuto della cella?

A volte, potresti voler rimuovere tutta la formattazione (colori, bordi, stile dei caratteri, ecc.) E avere solo dati semplici e semplici. Puoi farlo cancellando tutta la formattazione in Excel.

Per fare ciò, è necessario utilizzare l'opzione "Cancella formati", che si trova nella scheda Home nel gruppo di modifica. Diventa visibile quando fai clic sul menu a discesa "Cancella".

Nota che ci sono anche altre opzioni, come contenuti chiari, commenti chiari e collegamenti ipertestuali chiari. Nel caso in cui desideri cancellare tutto, utilizza l'opzione "Cancella tutto".

Che cos'è la formattazione condizionale?

La formattazione condizionale consente di formattare una cella in base al valore in essa contenuto. Ad esempio, se desideri evidenziare tutte le celle in cui il valore è inferiore a 30 con un colore rosso, puoi farlo con Formattazione condizionale.

Puoi leggere di più sulla formattazione condizionale qui.

Come evidenzieresti le celle con valori negativi?

Puoi farlo usando la formattazione condizionale. Ecco i passaggi:

• Seleziona le celle in cui desideri evidenziare le celle con valore negativo.
• Vai alla scheda Home e fai clic sull'opzione Formattazione condizionale.
• Vai a Evidenzia regole cella e fai clic sull'opzione "Meno di".
• Nella finestra di dialogo "Meno di", specificare il valore 0 e la formattazione.

Come evidenzieresti le celle con valori duplicati?

Puoi farlo facilmente usando la formattazione condizionale. Ecco i passaggi:

• Seleziona i dati in cui desideri evidenziare le celle duplicate.
• Vai alla scheda Home e fai clic sull'opzione Formattazione condizionale.
• Vai a Evidenzia regole cella e fai clic sull'opzione "Duplica valori".

Come evidenzieresti le celle con errori?

In Excel possono esserci diversi tipi di errori, come #N/D, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME e #NUM.

Puoi evidenziare tutte le celle che contengono uno di questi errori utilizzando la formattazione condizionale.

Ecco i passaggi per evidenziare le celle con errori:

• Seleziona i dati in cui vuoi evidenziare le celle con errori.
• Vai alla scheda Home e fai clic sull'opzione Formattazione condizionale.
• Fare clic su "Nuova regola".
• Nella finestra di dialogo Nuova regola di formattazione, seleziona l'opzione "Utilizza una formula per determinare quali celle formattare".
• Nel campo della formula, inserisci =VAL.ERRORE(A1), dove A1 è la cella attiva nella selezione.
• Fare clic sul pulsante Formato e specificare il colore in cui si desidera evidenziare le celle.
• Fare clic su OK.

Come puoi rendere invisibile il testo in Excel?

Ci sono diversi modi per farlo:

• Puoi semplicemente rendere il carattere bianco e apparirà come se fosse invisibile.
• [Modo migliore] È possibile modificare l'invisibilità del testo modificando il formato personalizzato. Ecco i passaggi per farlo. Seleziona la cella, premi Ctrl + 1 (tieni premuto il tasto Ctrl e premi 1). Si aprirà la finestra di dialogo Formato celle. Nell'opzione Personalizza, digita ;;; nel campo delle opzioni personalizzate. Questo renderà il testo invisibile (ma sarà ancora lì).

Domande sulle formule di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni sulle formule di Excel per le interviste (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Qual è l'ordine delle operazioni utilizzate durante la valutazione delle formule in Excel?

Di seguito è riportato l'ordine di precedenza nelle formule di Excel:

• Parentesi (Bracchette)
• Eesponenziale (^)
• mmoltiplicazione o Division - entrambi hanno uguale precedenza e vengono valutati in base a quello che viene prima
• UNddizione o Ssottrazione - entrambi hanno uguale precedenza e vengono valutati in base a quello che viene prima

Un modo semplice per ricordarlo è con l'acronimo PEMDAS - che è il primo alfabeto di ogni operatore.

Qual è la differenza tra una funzione e una formula in Excel?

Una formula è un'espressione definita dall'utente che calcola un valore. Una funzione è un'operazione predefinita predefinita che può accettare il numero specificato di argomenti. Un utente può creare formule che possono essere complesse e possono avere più funzioni al loro interno.

Ad esempio, =A1+A2 è una formula e =SOMMA(A1:A10) è una funzione.

Quali sono secondo te le 5 migliori funzioni di Excel?

Questa domanda viene spesso posta per comprendere il comfort di un candidato con le funzioni di Excel. Sebbene ci siano oltre 450 funzioni in Excel e non ci siano criteri prestabiliti per selezionare le prime cinque, ecco quelle che ritengo degne:

• CERCA.VERT
• CONTA.SE
• SUMIF
• SE ERRORE
• INDICE / CORRISPONDENZA

Ho scelto le funzioni di cui sopra in quanto non sono molto basilari e sono abbastanza utili per qualcuno che fa analisi in Excel. Puoi anche considerare le seguenti funzioni: SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.

Ancora una volta, non c'è una risposta giusta o sbagliata a questo. Assicurati solo di conoscere le funzioni che menzioni.

Puoi trovare spiegazioni dettagliate sulle funzioni di Excel più popolari qui.

Qual è la differenza tra i riferimenti di cella assoluti e relativi?

In Excel il riferimento si riferisce a un riferimento di cella, ad esempio A1 o a un intervallo di riferimento, ad esempio A1:A10.

Riferimenti relativi: si tratta di riferimenti di cella che cambiano quando si copia e si incolla la formula che contiene i riferimenti. Per darti un semplice esempio, se inserisci =A10 nella cella A1, quindi copi la cella A1 e la incolli nella cella A2, il riferimento cambierà in A11. Ciò accade poiché si tratta di un riferimento di cella relativo e cambia rispetto alla cella da cui è stato copiato.

Riferimenti assoluti: questi sono i riferimenti che rimangono gli stessi e non cambiano copia e incolla la formula che ha i riferimenti. Ad esempio, se inserisci =$A$10 nella cella A1 e poi copi la cella A1 e la incolli nella cella A2, il riferimento rimarrebbe comunque $A$10. Il segno $ prima dell'alfabeto della colonna e del numero di riga lo rende assoluto.

Puoi leggere di più sui riferimenti assoluti e relativi qui.

Quali sono i diversi tipi di errori che puoi riscontrare in Excel?

Quando si lavora con Excel, è possibile riscontrare i seguenti sei tipi di errori:

1. #N/A Errore: Questo è chiamato errore "Valore non disponibile". Lo vedrai quando usi una formula di ricerca e non riesce a trovare il valore (quindi Non disponibile).
2. #DIV/0! Errore: È probabile che tu veda questo errore quando un numero viene diviso per 0. Questo è chiamato errore di divisione.
3. #VALORE! errorer: l'errore di valore si verifica quando si utilizza un tipo di dati errato in una formula.
4. #RIF! Errore: questo è chiamato errore di riferimento e lo vedrai quando il riferimento nella formula non è più valido. Questo potrebbe essere il caso in cui la formula fa riferimento a un riferimento di cella e tale riferimento di cella non esiste (si verifica quando si elimina una riga/colonna o un foglio di lavoro a cui è stato fatto riferimento nella formula).
5. #NOME ERRORE: Questo errore è probabilmente il risultato di una funzione errata.
6. #NUM ERRORE: può verificarsi un errore numerico se si tenta di calcolare un valore molto grande in Excel. Ad esempio, =194^643 restituirà un errore numerico.

Come puoi affrontare gli errori quando lavori con le formule di Excel?

Esistono vari modi per affrontare gli errori in Excel:

1. Puoi evidenziare gli errori usando la formattazione condizionale. Ciò richiede l'utilizzo della funzione ISERROR nella formattazione condizionale.
2. È possibile utilizzare la funzione SEERRORE in Excel per ottenere un valore specifico nel caso in cui la formula restituisca un errore.
3. È possibile utilizzare ISERROR per ottenere TRUE in caso di errore e FALSE in caso contrario.
4. È possibile utilizzare la funzione IFNA per affrontare l'errore #N/A.

Quale funzione useresti per ottenere la data e l'ora correnti in Excel?

È possibile utilizzare le seguenti funzioni:

• TODAY() - Questa funzione non accetta argomenti e restituisce il valore della data corrente.
• NOW() - Questa funzione non accetta argomenti e restituisce la data e l'ora correnti.

Ricorda che le date e l'ora sono memorizzate come numeri in Excel. Quindi puoi eseguire operazioni come addizione/sottrazione con queste date.

Come puoi combinare il testo da più celle usando una formula?

Per combinare il testo di celle diverse, puoi utilizzare uno dei tre metodi seguenti:

1. Funzione TEXTJOIN - Se stai utilizzando l'abbonamento a Office 365, avrai la funzione TEXTJOIN disponibile nella tua versione. Clicca qui per leggere come funziona.
2. Funzione CONCATENATE - Se si desidera combinare i valori nella cella A1 e A2, è possibile utilizzare la formula =CONCATENATE(A1,A2)
3. Operatore e commerciale (&): funziona proprio come la funzione CONCATENATE. Per combinare stringhe di testo nella cella A1 e A2, usa la formula =A1&A2

Puoi leggere di più sull'unione di stringhe in Excel qui.

Quale formula useresti per trovare la lunghezza di una stringa di testo in una cella?

Puoi trovare la lunghezza di una stringa in una cella usando la funzione LUNGHEZZA.

Ad esempio, se vuoi conoscere la lunghezza della stringa nella cella A1, puoi usare la formula =LEN(A1)

Qual è la sintassi della funzione CERCA.VERT?

VLOOKUP è sicuramente una delle funzioni di Excel più popolari. E questa è anche una delle domande Excel più richieste che ho visto nelle interviste.

Ecco la sintassi CERCA.VERT:

=CERCA.VERT(valore_ricerca, matrice_tabella, numero_indice_col, [ricerca_intervallo])

• valore di ricerca - questo è il valore di ricerca che stai cercando di trovare nella colonna più a sinistra di una tabella. Potrebbe essere un valore, un riferimento di cella o una stringa di testo. Nell'esempio del foglio dei punteggi, questo sarebbe il tuo nome.
• matrice di tabella - questo è l'array della tabella in cui stai cercando il valore. Potrebbe trattarsi di un riferimento a un intervallo di celle oa un intervallo denominato. Nell'esempio del foglio dei punteggi, questa sarebbe l'intera tabella che contiene il punteggio per tutti per ogni materia
• col_index - questo è il numero di indice della colonna da cui si desidera recuperare il valore corrispondente. Nell'esempio del foglio dei punteggi, se vuoi i punteggi per la matematica (che è la prima colonna in una tabella che contiene i punteggi), dovresti cercare nella colonna 1. Se vuoi i punteggi per la fisica, dovresti cercare nella colonna 2.
• [range_lookup] - qui specifichi se vuoi una corrispondenza esatta o una corrispondenza approssimativa. Se omesso, il valore predefinito è TRUE - corrispondenza approssimativa.

Se hai tempo, ti consiglio di seguire questa guida alla funzione CERCA.VERT che ho creato con 10 esempi pratici.

Come elimineresti gli spazi iniziali / finali / doppi in un testo in Excel?

Per eliminare gli spazi iniziali, finali e doppi, è necessario utilizzare la funzione TRIM.

Ad esempio, se hai una stringa di testo nella cella A1 e desideri rimuovere gli spazi, puoi utilizzare la seguente formula:

=TRIM(A1)

Nota che non rimuove i singoli spazi tra le parole.

La funzione TRIM di Excel fa un buon lavoro nella rimozione degli spazi in Excel, tuttavia, non riesce quando sono presenti caratteri non stampabili (come interruzioni di riga) nel set di dati. Per rimuovere i caratteri non stampabili, è possibile utilizzare una combinazione di funzioni TRIM e CLEAN.

Se hai del testo nella cella A1 da cui vuoi rimuovere gli spazi, usa la formula seguente:

=TRIM(PULIRE(A1))

Puoi leggere di più a riguardo qui.

Quali sono le limitazioni note della funzione CERCA.VERT?

La funzione CERCA.VERT è molto utile, ma presenta anche alcune limitazioni:

• Non può essere utilizzato quando il valore di ricerca è a destra. Perché CERCA.VERT funzioni, il valore di ricerca deve essere sempre nella colonna più a sinistra. Ora questa limitazione può essere superata utilizzandola con altre formule, tende a rendere complesse le formule.
• CERCA.VERT darebbe un risultato sbagliato se aggiungi/elimini una nuova colonna nei tuoi dati (poiché il valore del numero di colonna ora si riferisce alla colonna sbagliata). Puoi rendere dinamico il numero di colonna, ma se prevedi di combinare due o più funzioni, perché non utilizzare INDEX/MATCH in primo luogo.
• Se utilizzato su set di dati di grandi dimensioni, può rallentare la cartella di lavoro.

Puoi leggere il mio confronto tra VLOOKUP Vs. INDICE/MATCH qui.

Ecco alcuni esempi di utilizzo della combinazione INDEX MATCH in Excel.

Quando useresti la funzione SUBTOTALE?

Quando lavori con dati tabulari, puoi utilizzare la funzione SUBTOTALE per ottenere una varietà di subtotali, come AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Uno dei punti salienti della funzione SUBTOTALE è che ti consente di ignorare le celle nascoste/filtrate. Quindi, se hai un enorme set di dati e lo filtri in base a un criterio o nascondi alcune righe, la funzione SUBTOTALE si aggiornerà automaticamente per darti il ​​risultato solo dalle celle visibili.

Ovviamente, se non vuoi che i dati delle celle filtrate/nascoste vengano ignorati, puoi farlo anche tu.

Cosa sono le funzioni volatili? Puoi citarne alcuni?

Una funzione volatile ricalcola ripetutamente la formula (ogni volta che si verifica una modifica nel foglio di lavoro). Questo può rallentare notevolmente la cartella di lavoro.

Un esempio molto semplice di una funzione volatile è la funzione NOW() (per ottenere la data e l'ora correnti in una cella). Ogni volta che modifichi una cella in un foglio di lavoro, viene ricalcolata. Questo va bene se si dispone di un piccolo set di dati e un numero inferiore di formule, ma quando si dispone di fogli di calcolo di grandi dimensioni, ciò potrebbe rallentare notevolmente l'elaborazione.

Ecco un elenco di formule volatili:

• Altamente volatile: RAND(), NOW(), TODAY()
• Quasi volatile: OFFSET(), CELL(), INDIRETTO(), INFO()

SUGGERIMENTO BONUS: anche la formattazione condizionale è volatile. Dovresti usarlo solo le celle dove è necessario.

Scorciatoie da tastiera di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni relative ai colloqui di Excel sulle scorciatoie da tastiera che potrebbero essere poste durante un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Quali sono le scorciatoie da tastiera più utili che usi?

Esistono centinaia di scorciatoie da tastiera di Excel. Sto elencando le mie prime cinque scorciatoie, ma nel caso tu abbia la tua, sentiti libero di usarla.

1. CONTROLLO D per riempire il contenuto dalla cella sopra.
2. MAIUSC Barra spaziatrice per selezionare l'intera riga (o CTRL + barra spaziatrice per selezionare l'intera colonna).
3. CONTROLLO - per eliminare celle/riga/colonna. Si apre la finestra di dialogo Elimina in cui è possibile scegliere cosa eliminare.
4. CONTROLLO; per inserire la data corrente (CONTROL SHIFT ; inserisce l'ora corrente).
5. CONTROLLO PAG SU/PAG GI per scorrere i fogli di lavoro.

Puoi leggere i seguenti tutorial nel caso in cui desideri più scorciatoie da tastiera:

• 20 scorciatoie da tastiera di Excel che impressioneranno il tuo capo
• 200+ scorciatoie da tastiera di Excel

Qual è la scorciatoia per aprire la finestra di dialogo Trova e sostituisci?

• CONTROLLO F - Si apre la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Trova selezionata.
• CONTROLLO H - Si apre la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Sostituisci selezionata.

Qual è la scorciatoia per il controllo ortografico?

F7: apre la finestra di dialogo del controllo ortografico.

Qual è la scorciatoia per sommare rapidamente righe/colonne?

ALT =

Se hai numeri in una colonna/riga, puoi ottenere rapidamente la somma utilizzando questa scorciatoia da tastiera di Excel.

Qual è il collegamento per aprire una nuova cartella di lavoro di Excel?

CONTROLLO N

Funziona solo quando l'applicazione Excel è aperta.

Come puoi selezionare tutte le celle nel foglio di lavoro?

Puoi usare CONTROLLO A A - tieni premuto il tasto Ctrl e premi due volte il tasto A.

Nel caso in cui non si disponga di dati attorno alla cella attiva, premendo il tasto A una volta si selezionerà l'intero foglio di lavoro. Ma nel caso ci siano dati, premendo il tasto A una volta si selezionano tutti i dati e premendolo di nuovo si selezionano tutte le celle nel foglio di lavoro.

Come inseriresti una nuova riga nella stessa cella?

Per inserire una nuova riga nella stessa cella, usa la scorciatoia ALT Invio - tieni premuto il tasto ALT e premi invio.

Qual è la scorciatoia per inserire un commento in Excel?

MAIUSC F2

Seleziona la cella in cui vuoi aggiungere il commento, tieni premuto il tasto ALT e premi il tasto F2.

Nel caso in cui hai selezionato un intervallo di celle, inserirà il commento solo nella cella attiva.

Domande sulla tabella pivot di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni di intervista di Excel sulla tabella pivot che potrebbero essere poste in un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Che cos'è una tabella pivot e quando ne useresti una?

Una tabella pivot è una funzionalità di Microsoft Excel che consente di riepilogare rapidamente enormi set di dati (con pochi clic).

Anche se sei assolutamente nuovo nel mondo di Excel, puoi facilmente utilizzare una tabella pivot. È facile come trascinare e rilasciare le intestazioni di righe/colonne per creare report.

Per fare un esempio, se disponi dei dati di vendita di 10.000 righe di quattro diverse regioni, puoi utilizzare una tabella pivot per trovare immediatamente quali sono le vendite totali in ciascuna regione. Se vuoi approfondire ulteriormente e vedere quali sono le vendite di ciascun prodotto in ciascuna regione, puoi farlo facilmente (è letteralmente facile come trascinare un punto dati in una casella).

Puoi leggere di più sulle tabelle pivot qui.

Quali sono le varie sezioni in una tabella pivot?

Una tabella Pivot è composta da quattro diverse sezioni:

• Area Valori: Questa è l'area in cui sono riportati i valori.

• Area Righe: le intestazioni a sinistra dell'area Valori creano l'area Righe.

• Area colonne: le intestazioni nella parte superiore dell'area Valori creano l'area Colonne.

• Area filtro: è un filtro facoltativo che puoi utilizzare per approfondire ulteriormente il set di dati.

Cosa sono le affettatrici?

I filtri dei dati sono stati introdotti nella tabella pivot nella versione 2010 di Excel.

Un filtro dei dati della tabella pivot ti consente di filtrare i dati quando selezioni una o più opzioni nella casella del filtro dei dati (come mostrato di seguito).

Che cos'è un grafico pivot?

Quando crei una tabella pivot, ottieni il riepilogo dei tuoi dati. Puoi anche tracciare questo riepilogo in un grafico collegato ai dati.

Questo grafico è chiamato grafico pivot.

Un grande vantaggio dell'utilizzo di un grafico pivot è che si aggiorna quando si modifica il layout della tabella pivot. Ad esempio, se si dispone delle vendite totali per regione e si aggiorna la tabella pivot per mostrare i dati di vendita per ogni prodotto nelle regioni, il grafico pivot si aggiornerà di conseguenza.

Quali sono le differenze tra i grafici pivot e i grafici regolari?

Sebbene i grafici pivot siano straordinari e abbiano la possibilità di aggiornarsi quando la tabella pivot si aggiorna, questi non sono flessibili come i normali grafici.

In generale, puoi eseguire molte personalizzazioni in un normale grafico Excel, ma non in un grafico pivot. Inoltre, se personalizzi un grafico pivot e quindi aggiorni la tabella pivot, è probabile che tu perda la personalizzazione.

Nonostante le limitazioni, i grafici pivot sono utili e possono aiutare a creare visualizzazioni rapide da una tabella pivot.

Come si aggiorna una tabella pivot?

Per aggiornare una tabella pivot, fare clic su qualsiasi cella nella tabella pivot, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiorna.

Un altro modo per aggiornare una tabella pivot è selezionare qualsiasi cella nella tabella pivot. Abiliterà la scheda Strumenti tabella pivot. Nella scheda Analizza, fai clic su "Aggiorna".

Puoi leggere di più sull'aggiornamento della tabella pivot qui.

Puoi raggruppare le date nelle tabelle pivot?

Se disponi di record basati sulla data, puoi facilmente raggrupparli nei seguenti segmenti:

• Anni
• quarti
• Mesi
• Settimane
• giorni
• Ore/Minuti/Secondi

L'opzione per raggruppare i dati nella tabella pivot si trova nella scheda Analizza, che diventa visibile quando si seleziona una cella nella tabella pivot nell'area Righe.

Puoi leggere di più sul raggruppamento delle date nella tabella pivot qui.

Che cos'è una cache pivot?

Pivot Cache è qualcosa che viene generato automaticamente quando crei una tabella pivot. È un oggetto che contiene una replica dell'origine dati. Anche se non puoi vederlo, fa parte della cartella di lavoro ed è collegato alla tabella pivot. Quando si apportano modifiche alla tabella pivot, non utilizza l'origine dati, ma utilizza la cache pivot. Il motivo per cui viene generata una cache pivot è ottimizzare il funzionamento della tabella pivot. Anche quando hai migliaia di righe di dati, una tabella pivot è super veloce nel riassumerla. Puoi trascinare e rilasciare gli elementi nelle caselle righe/colonne/valori/filtri e aggiornerà istantaneamente i risultati.Pivot Cache consente questo rapido funzionamento di una tabella pivot.

Puoi creare una tabella pivot da più tabelle?

Sì, puoi creare una tabella pivot da più tabelle diverse. Tuttavia, è necessario che ci sia una connessione in queste tabelle.

Ad esempio, se hai due tabelle, una con data, ID prodotto e valore di vendita e un'altra con ID prodotto e Nome prodotto, puoi combinarle come colonna comune in ID prodotto.

Dopo aver collegato queste tabelle, puoi creare una tabella pivot da queste.

Una parte cruciale di questo è impostare le relazioni tra tabelle (dove si specifica la relazione tra 2 tabelle).

Puoi leggere di più su questo qui.

Cosa sono i campi calcolati nella tabella pivot?

Un campo calcolato consente di aggiungere una colonna ai dati della tabella pivot in cui è possibile utilizzare le colonne esistenti per eseguire alcuni calcoli.

Ti faccio un semplice esempio.

Supponiamo di avere un set di dati di rivenditori e di aver creato una tabella pivot come mostrato di seguito:

La tabella pivot di cui sopra riassume i valori di vendita e profitto per i rivenditori.

Ora, cosa succede se vuoi anche sapere qual è stato il margine di profitto di questi rivenditori (dove il margine di profitto è "Profitto" diviso per "Vendite").

Hai un paio di opzioni:

• Puoi tornare al set di dati originale e aggiungere questa nuova colonna. Questo è fattibile ma non è la soluzione migliore in quanto altera il set di dati originale e aumenta le dimensioni del file.
• Puoi eseguire questo calcolo al di fuori della tabella pivot. Questo va bene se la tua tabella pivot è statica, ma se aggiorni la tabella o modifichi il layout, dovrai ripetere i calcoli.
• Aggiungi un campo calcolato.

Considera il campo calcolato come una colonna virtuale che hai aggiunto utilizzando le colonne esistenti della tabella pivot.

Ci sono molti vantaggi nell'usare un campo calcolato di una tabella pivot:

• Non richiede la gestione di formule o l'aggiornamento dei dati di origine.
• È scalabile in quanto terrà conto automaticamente di tutti i nuovi dati che potresti aggiungere alla tua tabella pivot. Una volta aggiunto un campo Calcola, puoi utilizzarlo come qualsiasi altro campo nella tua tabella pivot.
• È facile da aggiornare e gestire. Ad esempio, se le metriche cambiano o devi modificare il calcolo, puoi farlo facilmente dalla tabella pivot stessa.

Puoi leggere di più sul campo calcolato della tabella pivot qui.

Domande sui grafici di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni di intervista di Excel sulla creazione di grafici che potrebbero essere poste in un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Che cos'è un istogramma?

Un istogramma è costituito da barre verticali utilizzate per confrontare i valori nel tempo o da due confrontare i valori in categorie diverse.

Ad esempio, puoi usarlo per vedere come sono andate le vendite nel corso degli anni. Oppure puoi usarlo per confrontare quale categoria di prodotti ha registrato vendite migliori. Poiché puoi vedere tutte le barre verticali in una volta sola, è più facile vedere e confrontare visivamente.

Puoi anche creare istogrammi raggruppati, in cui puoi avere più colonne per la stessa categoria o anno (qualcosa come mostrato di seguito).

Che cos'è un grafico a barre?

Un grafico a barre è costituito da barre orizzontali utilizzate per confrontare i valori in diverse categorie.

Ad esempio, puoi utilizzarlo per confrontare quale categoria di prodotti ha registrato vendite migliori. O qual è stata la risposta di un sondaggio.

Puoi anche creare grafici a barre in cluster, in cui puoi avere più barre per la stessa categoria (qualcosa come mostrato di seguito).

Che cos'è un grafico a linee?

I grafici a linee sono utili quando vuoi mostrare una tendenza nel corso degli anni (o altri periodi di tempo come settimane, mesi o trimestri).

Puoi avere più linee in un grafico a linee. Ciò ti consentirebbe di confrontare diverse categorie nello stesso periodo di tempo (qualcosa come mostrato di seguito).

Che cos'è un grafico a dispersione?

Un grafico a dispersione viene utilizzato per confrontare due insiemi di valori. Ad esempio, puoi avere dati di prodotti diversi su due KPI e puoi tracciare i dati su un grafico a dispersione (come mostrato di seguito).

Ciò consente di vedere quali prodotti stanno andando bene su entrambi i KPI (quadrante in alto a destra) o male su entrambi i KPI (quadrante in basso a sinistra).

Puoi vedere un esempio di grafico a dispersione in azione nella dashboard KPI qui.

I grafici a torta sono buoni? Dovrebbe essere utilizzato nei report/dashboard?

Ci sono due scuole di pensiero.

Ci sono alcuni che odiano completamente i grafici a torta e consigliano di non usarli mai (come questo articolo). E poi ci sono alcuni (incluso me stesso) che a volte usano i grafici a torta nei dashboard nei report.

Ci sono molti manager che hanno dimestichezza con i grafici a torta e li trovano facili da leggere. Quindi, se vuoi mostrare una suddivisione delle entrate per divisione (dove hai solo poche divisioni), puoi usare un grafico a torta.

Vorrei essere chiaro. Il grafico a torta può essere completamente sostituito da un grafico a barre. Non ci sono vantaggi aggiuntivi nell'usarlo. Ma in alcuni casi, i grafici a torta fanno una buona storia (ad esempio, mostrando che una divisione sta generando circa il 75% delle entrate, come mostrato di seguito).

Dovresti evitare di usare i grafici a torta:

• Nel caso in cui la differenza di valori non sia significativa. La differenza è meglio visualizzata da un grafico a barre.
• Nel caso in cui ci siano troppe parti in un grafico a torta. In questi casi, può sembrare disordinato.

Che cos'è un grafico a cascata? Quando lo useresti?

Un grafico a cascata mostra valori diversi (positivi e negativi) che portano al valore del risultato finale. Ad esempio, se stai analizzando il reddito netto delle aziende, puoi visualizzare tutti i componenti di costo nel grafico a cascata.

Questo ti aiuterà a vedere visivamente come si ottiene il valore dalle entrate al reddito netto quando vengono detratti tutti i costi.

Cosa sono i grafici a combinazione?

I grafici a combinazione sono quelli in cui si combinano più di un tipo di grafico. Un esempio popolare di questo è mostrare un grafico a barre con un grafico a linee.

I grafici combinati consentono di presentare e confrontare due diversi set di dati correlati tra loro. Ad esempio, potresti essere interessato a tracciare i dati sui ricavi di un'azienda e, allo stesso tempo, essere anche in grado di mostrare come è cambiato il margine di profitto. Un grafico combinato (come mostrato di seguito) è un modo appropriato per farlo.

Che cos'è un asse secondario in un grafico?

In un grafico, c'è un asse Y in cui mostri la scala su cui puoi misurare il grafico (sia un grafico a barre o un grafico a linee o altro).

Nei casi in cui due mostrano due diversi tipi di set di dati con una differenza significativa di valore, è possibile utilizzare gli assi secondari.

Per fare un esempio, se vuoi mostrare il ricavo e il margine di reddito netto nello stesso grafico, devi mostrare due assi diversi. Questo perché i numeri delle entrate possono essere in migliaia o milioni, ma il margine di reddito netto sarebbe in percentuale e sempre inferiore al 100%. In questo caso, è necessario disporre di due assi, uno che mostra la scala per le entrate e l'altro per il margine di reddito netto.

Quindi, quando aggiungi un altro asse, si parla di assi secondari. Nella figura sottostante, gli assi a destra sono gli assi secondari.

Che cos'è un grafico puntato? Quando dovremmo usarlo?

I grafici puntati sono stati progettati dall'esperto di dashboard Stephen Few e da allora sono stati ampiamente accettati come una delle migliori rappresentazioni di grafici in cui è necessario mostrare le prestazioni rispetto a un obiettivo.

Una delle cose migliori dei grafici a punti è che sono ricchi di informazioni e occupano poco spazio nel report o nei dashboard.

Di seguito è riportato un esempio di grafico a punti:

Tieni presente che i grafici puntati non sono un tipo di grafico predefinito in Excel ed è necessario utilizzare una serie di passaggi per crearli.

Puoi leggere di più sui grafici a punti qui.

Domande sull'analisi dei dati di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni dell'intervista di Excel sull'analisi dei dati che potrebbero essere poste in un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Come sostituire un valore con un altro in Excel?

È possibile sostituire un valore con un altro utilizzando la funzione TROVA E SOSTITUISCI in Excel.

Per fare ciò, seleziona il set di dati e usa la scorciatoia da tastiera - CONTROL H (tieni premuto il tasto Ctrl e poi premi H). Si aprirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci.

In questa finestra di dialogo è possibile specificare il valore che si desidera modificare e il valore di sostituzione.

Se sei interessato a saperne di più su Trova e sostituisci, fai clic qui.

Che tipo di filtri di dati sono disponibili in Excel?

In Excel è possibile filtrare un set di dati in base al tipo di dati.

In Excel sono disponibili i seguenti tipi di filtri di dati:

• Filtro di testo
• Filtro numerico
• Filtro data

È possibile applicare un filtro a un set di dati, selezionando i dati, quindi facendo clic sulla scheda Home e facendo clic sull'icona Filtro.

Quando si dispone di dati tabulari e si applicano filtri, in base ai dati nella colonna, Excel mostra il filtro pertinente. Ad esempio, se disponi di dati di testo, ti mostreranno i filtri relativi al testo (come il testo contiene, inizia con, finisce con, ecc.).

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Come puoi ordinare i dati in Excel?

Esiste una funzione di ordinamento in Excel che può ordinare i dati in base a testo, numeri o colori.

Ecco alcuni modi per ordinare i dati in Excel:

• Seleziona i dati e fai clic su una delle due icone di ordinamento nella scheda Dati.
• Seleziona i dati e fai clic sull'icona Ordina. Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento e sarà possibile specificare la colonna da ordinare e i criteri (crescente/decrescente).
• Applica il filtro dati e fai clic sul filtro. Insieme alle opzioni di filtro, mostra anche le opzioni di ordinamento dei dati.

Puoi leggere di più sull'ordinamento dei dati qui.

Che cos'è la convalida dei dati?

Convalida dati consente di inserire solo quei dati in una cella che soddisfa un criterio.

Ad esempio, se desideri inserire solo numeri in una cella, puoi utilizzare Convalida dati per farlo. Nel caso in cui qualcuno inserisca qualcosa di diverso dai numeri, Excel mostrerà un errore e non lo consentirà.

Le opzioni di convalida dei dati sono disponibili nella scheda dati.

Puoi leggere di più sulla convalida dei dati qui.

La convalida dei dati può essere davvero utile quando crei moduli in Excel. Ad esempio, se desideri che un utente inserisca solo la sua età, puoi utilizzare Convalida dati per assicurarti che la cella accetti solo un valore numerico.

Come puoi trasporre un set di dati in Excel?

Esistono due modi popolari per trasporre i dati in Excel:

• Utilizzo della finestra di dialogo Incolla speciale.
• Uso della funzione di trasposizione.

Con la finestra di dialogo Incolla speciale, è necessario prima copiare i dati che si desidera trasporre, selezionare la cella in cui si desidera incollarla, fare clic con il pulsante destro del mouse e andare su Incolla speciale e selezionare l'opzione Trasponi (come mostrato di seguito).

Puoi leggere di più sulla trasposizione dei dati in Excel qui.

Come puoi selezionare tutte le celle vuote in Excel?

Se lavori con un set di dati che contiene celle vuote, puoi facilmente selezionare queste celle in Excel. Una volta selezionato, puoi scegliere di evidenziarli, eliminarli o aggiungervi un valore (come 0 o NA).

Per fare ciò, è necessario utilizzare la finestra di dialogo Vai a speciale in Excel.

Ecco i passaggi per selezionare tutte le celle vuote in Excel:

• Seleziona l'intero set di dati (comprese le celle vuote)
• Premi F5 (questo apre la finestra di dialogo Vai a)
• Fare clic sul pulsante "Speciale" (si apre la finestra di dialogo Vai a speciale)
• Seleziona spazi vuoti e fai clic su OK (questo seleziona tutte le celle vuote nel set di dati)

Puoi leggere di più sulla selezione di celle vuote in Excel qui.

Come si possono rimuovere i duplicati da un set di dati?

Excel ha una funzionalità integrata che ti consente di rimuovere celle/righe duplicate in Excel.

Puoi trovare l'opzione per rimuovere i duplicati nella scheda Dati.

Ecco i passaggi per rimuovere i duplicati in Excel:

• Seleziona i dati.
• Fare clic sulla scheda Dati e quindi fare clic sull'opzione Rimuovi duplicati.
• Nella finestra di dialogo Rimuovi duplicati, se i tuoi dati hanno intestazioni, assicurati che l'opzione "I miei dati hanno intestazioni" sia selezionata. Seleziona la colonna da cui desideri rimuovere i duplicati.
• Fare clic su OK

Puoi leggere di più sulla rimozione dei duplicati in Excel qui.

Che cos'è un filtro avanzato in Excel?

Il filtro avanzato di Excel, come suggerisce il nome, è la versione avanzata del filtro normale. Puoi usarlo quando devi utilizzare criteri più complessi per filtrare il tuo set di dati.

Ecco alcune differenze tra il filtro normale e il filtro avanzato:

• Mentre il normale filtro di dati filtrerà il set di dati esistente, puoi utilizzare il filtro avanzato di Excel per estrarre il set di dati anche in un'altra posizione.
• Il filtro avanzato di Excel consente di utilizzare criteri complessi. Ad esempio, se disponi di dati sulle vendite, puoi filtrare i dati in base a un criterio in cui il rappresentante di vendita è Bob e la regione è Nord o Sud.

Puoi leggere di più sul filtro avanzato di Excel qui.

Puoi ordinare più colonne contemporaneamente?

Sì, puoi ordinare più colonne in Excel.

Con l'ordinamento multiplo, l'idea è di ordinare una colonna e quindi ordinare l'altra colonna mantenendo intatta la prima.

Di seguito è riportato un esempio di ordinamento a più livelli in Excel.

Si noti che in questo caso viene ordinata prima la colonna A, quindi viene ordinata la colonna B. Il risultato finale ha i valori della colonna A ordinati e la colonna B ordinata per ogni elemento nella colonna A.

Per eseguire l'ordinamento a più livelli, è necessario utilizzare la finestra di dialogo Ordina. Per ottenerlo, seleziona i dati che desideri ordinare, fai clic sulla scheda Dati e quindi fai clic sull'icona Ordina.

Nella finestra di dialogo Ordina, è possibile specificare i dettagli di ordinamento per una colonna, quindi per ordinare un'altra colonna, fare clic sul pulsante "Aggiungi livello". Ciò ti consentirà di ordinare in base a più colonne.

Puoi leggere di più sull'ordinamento dei dati su più colonne qui.

Che cos'è una tabella dati a una variabile?

Una tabella dati variabile in Excel è più adatta in situazioni in cui si desidera vedere come cambia il risultato finale quando si modifica una delle variabili di input.

Ad esempio, se vuoi sapere quanto cambia sulla rata mensile se aumenti/diminuisci il numero di mesi, puoi impostare una tabella dati a una variabile per esso. Questo può essere utile quando vuoi mantenere il pagamento mensile inferiore a $ 500 e sapere quali sono tutte le opzioni che hai (6 mesi, 9 mesi, 12 mesi, ecc.)

L'opzione per impostare la tabella dati a una variabile si trova nella scheda Dati, nel menu a discesa Analisi what-if.

Puoi leggere di più sulla tabella dati a una variabile qui.

Che cos'è una tabella dati a due variabili?

La tabella dati a due variabili in Excel è più adatta nelle situazioni in cui si desidera vedere come cambia il risultato finale quando si modificano due delle variabili di input.

Ad esempio, se vuoi sapere quanto cambia sulla rata mensile se aumenti/diminuisci il numero di mesi e il tasso di interesse.

Puoi impostare una tabella dati a due variabili per esso che ti mostrerà l'ultima rata mensile basata su diverse combinazioni di tasso di interesse e numero di mesi. Questo può essere utile quando vuoi mantenere il pagamento mensile inferiore a $ 500 e sapere quali sono tutte le opzioni che hai.

L'opzione per impostare la tabella dati a due variabili si trova nella scheda Dati, nel menu a discesa Analisi what-if.

Puoi leggere di più sulla tabella dati a due variabili qui.

Che cos'è il gestore di scenari?

Scenario Manager in Excel può essere lo strumento preferito quando si hanno più variabili e si desidera vedere l'effetto sul risultato finale quando queste variabili cambiano. Se si cambiano solo una o due variabili, è possibile creare una o due variabili -tabella dati variabili. Ma se hai 3 o più di 3 variabili che possono cambiare, allora lo scenario manager è la strada da percorrere.

Ad esempio, se sei un responsabile vendite regionale e hai quattro aree sotto di te, puoi utilizzare il gestore scenari per creare scenari diversi (come ad esempio):

• Nessuna delle aree mostra una crescita delle vendite.
• L'area A cresce del 10% ma le altre 3 non crescono.
• Le aree A e B crescono del 10%, ma le altre due non crescono.

Hai reso l'idea… giusto?

Con il gestore di scenari in Excel, puoi facilmente creare gli scenari e analizzarli uno per uno o come riepilogo di tutti gli scenari.

Puoi leggere di più sullo scenario manager qui.

Che cos'è la ricerca dell'obiettivo?

Goal Seek in Excel, come suggerisce il nome, ti aiuta a raggiungere un valore (l'obiettivo) alterando un valore dipendente.

Ad esempio, se stai acquistando un'auto e vuoi sapere per quanti mesi di rata dovresti optare in modo che il tuo pagamento mensile non sia superiore a $ 500, puoi farlo utilizzando la ricerca obiettivo.

Puoi leggere di più su Goal Seek qui.

Che cos'è un risolutore?

Risolutore in Excel è un componente aggiuntivo che consente di ottenere una soluzione ottimale quando sono presenti molte variabili e vincoli. Puoi considerarlo una versione avanzata di Goal Seek.

Con Risolutore puoi specificare quali sono i vincoli e l'obiettivo che devi raggiungere. Fa il calcolo nel back-end per darti una possibile soluzione.

Puoi leggere di più su Risolutore qui.

Domande su Excel VBA

Di seguito sono riportate alcune domande comuni dell'intervista di Excel su VBA che potrebbero essere poste in un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Cos'è VBA?

VBA sta per Visual Basic for Applications. È il linguaggio di programmazione che puoi utilizzare per automatizzare le attività in Excel.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di VBA in Excel?

Sebbene Excel abbia molte caratteristiche e funzionalità sorprendenti, potrebbe non avere tutto ciò di cui hai bisogno.

VBA ti consente di migliorare le capacità di Excel creando codici in grado di automatizzare le attività in Excel. Di seguito sono riportate alcune delle cose che puoi fare con questo VBA:

• Automatizza una serie di attività e risparmia tempo.
• Crea le tue funzioni Excel (nel caso in cui le funzioni esistenti non siano sufficienti).
• Crea e condividi i tuoi codici con altre persone in modo che possano anche automatizzare le attività e risparmiare tempo.
• Crea applicazioni personalizzate.

Che cos'è una macro in Excel?

Una macro è un insieme di istruzioni scritte nel linguaggio VBA che Excel può comprendere ed eseguire. Una macro può essere semplice come una singola riga o può essere lunga migliaia di righe.

In molti casi, le persone tendono a utilizzare il codice VBA e le macro in modo intercambiabile.

Come puoi registrare una macro in Excel?

Anche se non sai nulla di VBA, puoi comunque creare alcune macro e automatizzare il tuo lavoro.

Puoi farlo registrando una macro.

Quando registri una macro, Excel osserva attentamente i passaggi che stai eseguendo e lo annota in una lingua che comprende, ovvero VBA.

Ora, quando interrompi la registrazione, salvi la macro ed eseguila, Excel torna semplicemente al codice VBA che ha generato e segue esattamente gli stessi passaggi.

Ciò significa che anche se non sai nulla di VBA, puoi automatizzare alcune attività semplicemente lasciando che Excel registri i tuoi passaggi una volta e poi li riutilizzi in seguito.

È possibile registrare una macro utilizzando l'opzione Registra macro disponibile nella scheda Sviluppatore nella barra multifunzione.

Una volta registrata la macro, Excel la memorizza con il nome specificato e quindi puoi riutilizzarla facilmente tutte le volte che vuoi.

Puoi leggere di più sulla registrazione di una macro qui.

Quali sono i limiti della registrazione di una macro in Excel?

Sebbene la registrazione di una macro sia un ottimo modo per generare rapidamente codice, presenta le seguenti limitazioni:

• Non puoi eseguire un codice senza selezionare l'oggetto. Se vuoi che il registratore di macro vada al foglio di lavoro successivo ed evidenzi tutte le celle riempite nella colonna A, senza lasciare il foglio di lavoro corrente, non sarà in grado di farlo. È perché se ti chiedo di farlo, nemmeno tu sarai in grado di farlo (senza lasciare il foglio corrente). E se non puoi farlo da solo, in che modo il registratore di macro catturerà le tue azioni. In questi casi, devi andare manualmente e creare/modificare il codice.
• Non puoi creare una funzione personalizzata con un registratore di macro. Con VBA, puoi creare funzioni personalizzate che puoi utilizzare nel foglio di lavoro come funzioni normali. Puoi crearlo scrivendo il codice manualmente.
• Non puoi eseguire codici basati su Eventi. In VBA puoi utilizzare molti eventi, come l'apertura di una cartella di lavoro, l'aggiunta di un foglio di lavoro, il doppio clic su una cella, ecc., Per eseguire un codice associato a quell'evento. Non puoi usare un registratore di macro per farlo.
• Non puoi creare loop con un registratore di macro. Quando inserisci manualmente il codice, puoi sfruttare la potenza dei loop in VBA (come For Next, For Each Next, Do While, Do fino a). Ma non puoi farlo quando registri una macro.
• Non puoi analizzare le condizioni: È possibile verificare le condizioni all'interno del codice utilizzando il registratore di macro. Se si scrive un codice VBA manualmente, è possibile utilizzare le istruzioni IF Then Else per analizzare una condizione ed eseguire un codice se vero (o un altro codice se falso).

Che cos'è un UDF in Excel VBA?

Una UDF è una funzione definita dall'utente in VBA. Queste sono anche chiamate funzioni personalizzate.

Con VBA, puoi creare una funzione personalizzata (UDF) che può essere utilizzata nei fogli di lavoro proprio come le normali funzioni.

Questi sono utili quando le funzioni di Excel esistenti non sono sufficienti. In questi casi, puoi creare le tue UDF personalizzate per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Puoi leggere di più sulle funzioni definite dall'utente qui.

Cosa sono gli eventi in VBA?

In Excel VBA, un evento è un'azione che può attivare l'esecuzione della macro specificata.

Ad esempio, quando apri una nuova cartella di lavoro, è un evento. Quando inserisci un nuovo foglio di lavoro, è un evento. Quando fai doppio clic su una cella, è un evento.

Esistono molti di questi eventi in VBA ed è possibile creare codici per questi eventi. Ciò significa che non appena si verifica un evento e se hai specificato un codice per quell'evento, quel codice verrà eseguito immediatamente.

Excel lo fa automaticamente non appena si accorge che si è verificato un evento. Quindi devi solo scrivere il codice e inserirlo nella subroutine dell'evento corretta.

Puoi leggere di più sugli eventi VBA di Excel qui.

Quali sono alcuni dei loop utili in VBA?

Ci sono i seguenti loop in Excel VBA:

• Per il prossimo ciclo
• Fai mentre loop
• Fai fino al ciclo
• Per ogni ciclo successivo

Puoi leggere di più sui loop VBA di Excel qui.

Quali sono i diversi modi per eseguire una macro in Excel?

È possibile utilizzare i seguenti modi per eseguire una macro in Excel:

• Assegna la macro a una forma
• Assegna la macro a un pulsante
• Esegui una macro dalla barra multifunzione (scheda Sviluppatore)
• Esegui una macro dall'editor VB
• Esegui una macro usando una scorciatoia da tastiera
• Chiama una Macro da un'altra Macro

Puoi leggere di più sull'esecuzione di una macro qui.

Cosa sono i moduli utente?

Un Form utente è una finestra di dialogo che puoi progettare e creare in Excel VBA.

Una volta creati, questi possono essere utilizzati in molti modi nell'area del foglio di lavoro di Excel:

• Puoi usarlo per ottenere input dall'utente.
• Puoi creare un modulo e registrare le voci in Excel.
• È possibile aggiungere pulsanti al Form utente e fornire opzioni all'utente. Puoi anche codificare questi pulsanti in modo che ogni volta che un utente fa clic su un pulsante, venga eseguita una macro specifica.

Cosa sono i componenti aggiuntivi?

Un componente aggiuntivo è un file che puoi caricare con Excel all'avvio.

Quando crei un componente aggiuntivo e lo installi in Excel, si apre ogni volta che si apre l'applicazione Excel. Puoi avere molte macro diverse in un componente aggiuntivo e ogni volta che apri Excel, questi codici sono disponibili per l'uso.

Ciò è utile in quanto è possibile creare un componente aggiuntivo e diventa disponibile per tutte le cartelle di lavoro. Quindi, se ci sono alcune attività che devi svolgere spesso, puoi automatizzarle scrivendo una macro e quindi salvandole come componenti aggiuntivi. Ora, indipendentemente da quale Excel apri, puoi utilizzare la macro.

Un altro vantaggio del componente aggiuntivo è che puoi condividere il file del componente aggiuntivo anche con altri. Tutto quello che devono fare è installarlo una volta e avranno anche le stesse macro a loro disposizione

Puoi leggere ulteriori informazioni sulla creazione di un componente aggiuntivo qui.

Domande sulla dashboard di Excel

Di seguito sono riportate alcune domande comuni relative ai colloqui di Excel sui dashboard che potrebbero essere poste in un'intervista (fare clic sulla domanda per visualizzare la risposta).

Qual è la differenza tra un dashboard e un report?

Un report ha lo scopo di fornire dati rilevanti. Potrebbe essere un report che contiene tutti i dati o può avere anche alcuni grafici/visualizzazioni. Esempi di report possono essere dati sulle transazioni di vendita o dati di sondaggi sui dipendenti.

Una dashboard ha lo scopo di rispondere alle domande utilizzando i dati. Potrebbe essere quello di mostrare quali regioni stanno ottenendo risultati migliori nelle vendite o quali aree sono in ritardo in termini di feedback dei dipendenti. Questi dashboard possono essere statici o interattivi (dove l'utente può effettuare selezioni e modificare le visualizzazioni e i dati si aggiornerebbero dinamicamente).

Puoi leggere di più sui dashboard di Excel qui.

Quali sono alcune delle domande che dovresti porre a un cliente/stakeholder prima di creare una dashboard?

Sebbene le domande dipendano da caso a caso, ci sono alcune domande di alto livello che dovresti porre quando crei un dashboard in Excel.

• Qual è lo scopo del dashboard?
• Quali sono le origini dati?
• Chi utilizzerà questo dashboard di Excel?
• Con quale frequenza deve essere aggiornato il dashboard di Excel?
• Quale versione di Office utilizza il cliente/parte interessata?

Ci possono essere molte domande del genere. L'intento qui è quello di essere chiari su cosa deve essere il dashboard e quale scopo serve.

Quali sono alcuni controlli interattivi che puoi utilizzare nei dashboard?

Excel dispone di una serie di strumenti interattivi che possono essere utilizzati in una dashboard:

• Elenchi a discesa
• Caselle di controllo
• Barre di scorrimento
• Tasti della radio

Oltre a questi normali strumenti interattivi, puoi anche utilizzare VBA per aggiungere più funzionalità alla tua dashboard.

Quali sono alcuni tipi di grafici utili che puoi utilizzare in una dashboard?

Una delle necessità durante la creazione di un dashboard è mostrare i dati rilevanti con elementi visivi. I grafici che possono raccontare una buona storia e mostrare informazioni rilevanti sono più adatti per la dashboard.

Poiché di solito è previsto che un dashboard si adatti a un'unica schermata, lo spazio per dati e immagini è limitato. In questi casi, i grafici delle combinazioni sono utili.

I seguenti grafici possono essere utili durante la creazione di un dashboard:

• Grafici di combinazione
• Grafici a dispersione
• Grafico a punti
• Grafico a cascata
• Mappe di calore

Quali sono alcune best practice per la creazione di un dashboard in Excel?

Ecco alcune best practice per la creazione di dashboard in Excel:

• Converti dati tabulari in tabelle Excel: La creazione di dashboard utilizzando una tabella Excel come origine dati è molto più semplice. A meno che tu non abbia ragioni estremamente forti contro di esso, converti sempre i dati di back-end in una tabella Excel.
• Numerazione dei grafici/sezione: Questo aiuta quando presenti la dashboard e fai riferimento a diversi grafici/tabelle. È più facile chiedere alle persone di concentrarsi sul grafico numero 2, invece di dire il grafico a linee o il grafico a barre in alto a sinistra.
• Limita il movimento nell'area del cruscotto: Anche se un foglio di lavoro Excel è enorme, è meglio rimuovere tutte le righe/colonne tranne quelle che hanno la tua dashboard.
• Blocca righe/colonne importanti: Nel caso in cui desideri che alcune righe/colonne siano sempre visibili, puoi bloccarle.
• Crea forme/grafici a bastone: un utente potrebbe finire per modificare la larghezza di riga/colonna. Non vuoi che le forme e i grafici vengano disallineati e si spostino dalla loro posizione originale. Quindi è meglio farli aderire alla loro posizione.
• Fornire una guida per l'utente: è una buona idea includere un foglio separato con i dettagli su come utilizzare la dashboard. Ciò diventa più utile quando si dispone di controlli interattivi nel dashboard.
• Risparmia spazio con i grafici combinati: poiché lo spazio in un dashboard è limitato (dato che è necessario inserirlo in una schermata), l'utilizzo di grafici combinati può farti risparmiare spazio.
• Usa simboli e formattazione condizionale: puoi rendere la dashboard più visiva e di facile lettura utilizzando i simboli e la formattazione condizionale. Ad esempio, è più facile vedere il valore più basso in una tabella quando è evidenziato in rosso, invece di scorrere tutti i valori uno per uno.
• Usa i colori con saggezza per mostrare il contrasto: Quando vuoi evidenziare un punto dati in una tabella o una barra nel grafico, è meglio farlo risaltare evidenziandolo con colori accattivanti.

Altre domande su Excel

Queste sono le domande che non riuscivo a far rientrare in nessuna delle categorie precedenti. Quindi sto mettendo insieme tutti questi qui (clicca sulla domanda per visualizzare la risposta).

Che cos'è una tabella Excel?

Una tabella di Excel è una funzionalità di Excel. Questo non è lo stesso dei dati tabulari.

Quando converti dati tabulari in una tabella Excel, ci sono alcune funzionalità aggiuntive che vengono aggiunte ad essa che possono essere davvero utili.

Secondo il sito di assistenza Microsoft - “Una tabella in genere contiene dati correlati in una serie di righe e colonne del foglio di lavoro che sono state formattate come tabella. Utilizzando le funzionalità della tabella, è quindi possibile gestire i dati nelle righe e nelle colonne della tabella indipendentemente dai dati in altre righe e colonne del foglio di lavoro.

Puoi leggere di più sulle tabelle Excel qui.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Excel Table?

Quando si convertono dati tabulari in tabella Excel, le seguenti funzionalità vengono aggiunte automaticamente ai dati:

• È possibile utilizzare l'icona del filtro su ogni intestazione di colonna per ordinare e filtrare i dati.
• Puoi facilmente applicare gli stili a una tabella e formattarla. Sono disponibili molti stili incorporati che puoi utilizzare con un solo clic.
• Puoi utilizzare Nome tabella e Nomi colonna invece dei riferimenti di cella nelle formule.
• Quando aggiungi una nuova riga/colonna ai dati tabulari, la tabella Excel si espande automaticamente per coprire la nuova riga/colonna come parte di essa. E poiché puoi utilizzare i nomi di tabella/colonna nelle formule, non è necessario aggiornare le formule quando vengono aggiunte nuove righe/colonne. Excel Table lo tiene automaticamente in conto.

Cosa sono i riferimenti strutturati?

Quando utilizzi una tabella Excel, non è necessario utilizzare i riferimenti di cella. È invece possibile utilizzare il nome della tabella o i nomi delle colonne. Questi riferimenti sono chiamati riferimenti strutturati.

Quali sono i formati di file comunemente usati in cui è possibile salvare un file Excel?

Esistono molti formati di file in cui è possibile salvare la cartella di lavoro di Excel. Alcuni di quelli comunemente usati sono:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (quando il tuo file ha macro)
• .CSV
• .XLB (formato binario)
• .XLA (per componenti aggiuntivi)
• .PDF

Come ridurre le dimensioni di un file Excel?

Esistono molti modi per ridurre le dimensioni del file di una cartella di lavoro di Excel:

• Elimina i dati inutilizzati
• Elimina i fogli di lavoro inutilizzati
• Rimuovi le immagini o comprimi queste immagini
• Rimuovi la formattazione non necessaria
• Rimuovi le tabelle pivot che non ti servono. Questo aiuterà anche a svuotare la Pivot Cache.
• Salva il file nel formato .XLSB

Leggi di più: 8 modi per ridurre le dimensioni del file in Excel

Quali passaggi puoi eseguire per gestire cartelle di lavoro di Excel lente?

È possibile utilizzare le seguenti tecniche per gestire cartelle di lavoro di Excel lente:

• Evita le funzioni volatili come INDIRETTA, OFFSET, ecc.
• Usa le colonne di supporto invece della formula di matrice
• Usa la formattazione condizionale solo quando è assolutamente necessario (poiché è anche volatile).
• Usa tabelle di Excel e intervalli denominati.
• Converti formule non utilizzate in valori.
• Mantieni tutti i dati di riferimento in un foglio.
• Evitare di utilizzare l'intera riga/colonna nei riferimenti.
• Usa la modalità di calcolo manuale.

Puoi leggere di più su come gestire la cartella di lavoro di Excel lenta qui.

Quante righe e colonne ci sono in un foglio di lavoro di Excel?

Un foglio Excel (2007 e versioni successive) ha:

• 16.384 colonne
• 1.048.576 righe

Come aggiungere/eliminare righe in Excel?

Per aggiungere nuove righe, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella in cui desideri inserire la riga e fai clic sull'opzione Inserisci. Si aprirà una finestra di dialogo che puoi usare per inserire nuove righe.

Allo stesso modo, per eliminare celle/righe/colonne, selezionale, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Elimina.

Come puoi ingrandire o rimpicciolire in Excel?

Ci sono i pulsanti Zoom avanti e Zoom indietro nella barra di stato in Excel. È possibile fare clic sul segno più per ingrandire e sul segno meno per ridurre.

Puoi anche tenere premuto il tasto Ctrl e quindi utilizzare la rotella di scorrimento del mouse per ingrandire e rimpicciolire.

Inoltre, nella scheda Visualizza, ci sono opzioni per ingrandire e ridurre in Excel.

Come proteggere un foglio in Excel?

Puoi proteggere un foglio facendo clic sulla scheda Revisione e quindi facendo clic sull'opzione Proteggi foglio.

Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile impostare una password. Se non vuoi impostare una password, puoi lasciarla vuota.

Cosa sono gli intervalli denominati? Quali sono i suoi vantaggi?

Un intervallo denominato è una funzionalità di Excel che consente di assegnare un nome a una cella o a un intervallo di celle. Ora puoi usare questo nome invece di usare i riferimenti di cella.

L'utilizzo di un intervallo denominato semplifica l'utilizzo delle formule. Ciò diventa particolarmente utile quando devi creare formule che utilizzano dati da più fogli. In questi casi, puoi creare intervalli denominati e quindi utilizzarli al posto dei riferimenti di cella.

Puoi dare nomi descrittivi a questi intervalli denominati, il che rende anche più facile leggere e comprendere la formula.Ad esempio, puoi usare =SUM(SALES) invece di =SUM(C2:C11), che ti dirà immediatamente di cosa tratta la formula.

Puoi leggere di più sugli intervalli denominati qui.

Riesci a fare in modo che le righe/colonne di intestazione rimangano attaccate ed essere visibili quando scorri?

Quando lavori con set di dati di grandi dimensioni, quando scorri verso il basso o verso destra, le righe e le colonne di intestazione scompaiono. Questo a volte rende difficile capire di cosa tratta un punto dati.

Usando l'opzione Blocca riquadri in Excel, puoi rendere visibili le righe/colonne di intestazione quando scorri verso i punti dati lontani.

Le opzioni Blocca riquadri sono disponibili nella scheda Visualizza nella barra multifunzione di Excel.

Puoi leggere di più sui riquadri di blocco di Excel qui.

Come identificheresti le celle che contengono commenti?

Le celle a cui è stato aggiunto un commento sono contrassegnate da un piccolo triangolo rosso in alto a destra della cella. Quando si posiziona il cursore sulla cella, i commenti diventano visibili.

Come salveresti un foglio di lavoro Excel come PDF?

Per salvare un foglio di lavoro come documento PDF, è possibile specificare il tipo di file come PDF quando si salva il file.

Per fare ciò, fare clic sulla scheda File e quindi fare clic su Salva con nome.

Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare la posizione in cui si desidera salvare il file e utilizzare il menu a discesa Salva con nome per selezionare PDF. Ciò salverà l'intero foglio di lavoro come documento PDF.

Come creare un collegamento ipertestuale in Excel?

Per creare un collegamento ipertestuale, seleziona la cella in cui desideri il collegamento ipertestuale e usa la scorciatoia da tastiera Controllo K (tieni premuto il tasto Ctrl e premi il tasto K).

Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale in cui è possibile specificare l'URL.

Puoi anche ottenere l'opzione per aggiungere il collegamento ipertestuale quando fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella.

Quando prenderesti in considerazione il passaggio dal calcolo automatico a quello manuale in Excel?

Mentre nella maggior parte dei casi la modalità di calcolo automatico è la strada da percorrere, nel caso in cui si disponga di un file di formule pesanti in cui il ricalcolo richiede molto tempo ogni volta che si modifica qualcosa nel foglio, è possibile passare al calcolo manuale.

Una volta passato al calcolo manuale, è necessario aggiornare ogni volta che si desidera che il foglio venga ricalcolato.

Che cos'è il riempimento flash?

Flash Fill è uno strumento straordinario che è stato aggiunto in Excel 2013 ed è disponibile in tutte le versioni successive.

È possibile utilizzare Flash Fill in Excel per semplificare l'immissione dei dati. È uno strumento intelligente che cerca di identificare i modelli in base all'immissione dei dati e lo fa per te.

Alcuni semplici esempi di utilizzo di Flash Fill potrebbero essere ottenere il nome dal nome completo, ottenere le iniziali del nome, formattare i numeri di telefono, ecc.

Puoi leggere di più su Flash Fill qui.

Che cos'è una maniglia di riempimento?

L'handle di riempimento è uno strumento che puoi utilizzare per completare automaticamente gli elenchi in Excel. Ad esempio, se devi inserire i numeri da 1 a 20 nella cella A1:A20, invece di inserire manualmente ciascun numero, puoi semplicemente inserire i primi due numeri e utilizzare il quadratino di riempimento per fare il resto.

La maniglia di riempimento è il quadratino che vedresti quando selezioni due o più di due celle in Excel.

Quando passi il cursore sulla maniglia di riempimento, il cursore si trasforma in un'icona più. Ora puoi tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinarlo per aggiungere più numeri nella serie.

Cosa sono i caratteri jolly in Excel?

Ci sono tre caratteri jolly in Excel:

• * (asterisco) - Rappresenta un numero qualsiasi di caratteri. Ad esempio, Ex* potrebbe significare Excel, Excel, Esempio, Esperto, ecc.
• ? (punto interrogativo) - Rappresenta un singolo carattere. Ad esempio, Gl?ss potrebbe essere Glass o Gloss.
• ~ (tilde) - Viene utilizzato per identificare un carattere jolly (~, *, ?) nel testo. Ad esempio, supponiamo che tu voglia trovare la frase esatta Excel* in un elenco. Se usi Excel* come stringa di ricerca, ti darebbe qualsiasi parola con Excel all'inizio seguita da un numero qualsiasi di caratteri (come Excel, Excel, Eccellente). Per cercare in modo specifico excel*, dobbiamo usare ~. Quindi la nostra stringa di ricerca sarebbe excel~*. Qui, la presenza di ~ assicura che excel legga il carattere seguente così com'è e non come carattere jolly.

I caratteri jolly sono utili quando si desidera utilizzarli nelle formule o durante il filtraggio dei dati.

Puoi leggere di più sui caratteri jolly qui.

Che cos'è un'area di stampa e come puoi impostarla in Excel?

Un'area di stampa è un intervallo di celle (contigue o non contigue) designato per la stampa ogni volta che si stampa quel foglio di lavoro. Ad esempio, invece di stampare l'intero foglio di lavoro, se voglio stampare solo le prime 10 righe, posso impostare le prime 10 righe come area di stampa.

Per impostare l'area di stampa in Excel:

• Selezionare le celle per le quali si desidera impostare l'Area di stampa.
• Fare clic sulla scheda Layout di pagina.
• Fare clic su Area di stampa.
• Fare clic su Imposta area di stampa.

Puoi leggere di più sull'area di stampa qui.

Come puoi inserire i numeri di pagina in Excel?

È possibile inserire i numeri di pagina utilizzando la finestra di dialogo Imposta pagina.

Ecco i passaggi per farlo:

• Fare clic sulla scheda Layout di pagina,
• Nella categoria Imposta pagina, fare clic sull'icona di avvio della finestra di dialogo (che è la piccola icona a forma di freccia inclinata in basso a destra del gruppo).
• Nella finestra di dialogo Imposta pagina, fare clic sulla scheda Intestazione/piè di pagina.
• Seleziona il formato del numero di pagina dal menu a discesa Piè di pagina.

Puoi leggere di più sui numeri di pagina in Excel qui.

Anche se ho cercato di mantenere questa guida "Domande e risposte sull'intervista di Excel" priva di errori, nel caso in cui trovi errori in una qualsiasi delle domande, faccelo sapere nell'area dei commenti.