10 suggerimenti per l'immissione di dati in Excel che non puoi permetterti di perdere

Excel è uno strumento straordinario con capacità affascinanti per analizzare i dati (che si tratti di funzioni, grafici o dashboard). La facilità con cui i dati possono essere inseriti e archiviati in Excel lo rende una scelta convincente.

In questo post sul blog, ho elencato 10 utili suggerimenti per l'immissione di dati in Excel che ti renderanno più efficiente e ti faranno risparmiare molto tempo.

#1 Usa il modulo di inserimento dati di Excel

Il modulo di immissione dati di Excel consente di aggiungere record a un set di dati esistente. Fornisce un modulo pop-up che può essere compilato dall'utente. È particolarmente utile quando il set di dati ha molte colonne e richiede di scorrere a destra e a sinistra ancora e ancora mentre si digitano i punti dati.

La funzionalità Modulo dati non è già disponibile nella barra multifunzione di Excel. Dobbiamo prima renderlo disponibile aggiungendolo alla barra degli strumenti di accesso rapido.

Aggiunta del modulo di inserimento dati Excel alla barra di accesso rapido

1. Vai alla barra di accesso rapido, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Personalizza barra di accesso rapido.
   
2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, seleziona tutti i comandi e vai al modulo. Seleziona Modulo e premi Aggiungi. Questo aggiungerà l'icona Moduli dati alla barra di accesso rapido.
   

Utilizzo del modulo di inserimento dati di Excel

1. Seleziona qualsiasi cella nell'intervallo di dati e fai clic sull'icona Modulo dati dalla barra di accesso rapido.
2. Nel modulo Dati popup, tutti i titoli delle colonne sono elencati verticalmente. Compila i dati nella casella di testo adiacente per ogni intestazione.
3. Una volta inseriti i dati, premere Invio.
4. Fare clic su Nuovo per aggiungere un nuovo record.

Utilizzando il modulo di inserimento dati di Excel, puoi anche navigare tra i dati esistenti (riga per riga) o trovare i dati specificando i criteri (prova facendo clic sul pulsante dei criteri).

#2 Inserisci rapidamente i numeri con numeri decimali fissi

Se ti trovi in ​​una situazione in cui devi inserire manualmente i dati in Excel che hanno anche una parte decimale, questo trucco potrebbe essere molto utile. Ad esempio, supponiamo di dover inserire i voti per gli studenti in percentuale con un massimo di 2 punti decimali. Puoi abilitare una funzione in cui devi semplicemente digitare i numeri senza preoccuparti di premere il tasto punto ogni volta. Per abilitare questo:

1. Vai a File -> Opzioni.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, seleziona Avanzate.
3. In Opzioni avanzate, seleziona l'opzione "Inserisci automaticamente un punto decimale".
4. Specificare il numero di decimali che si desidera (ad esempio 2 in questo caso).

Ora, ogni volta che inserisci un numero, Excel inserisce automaticamente le ultime 2 cifre dopo la virgola. Quindi 1 diventa .01, 10 diventa 0.1, 100 diventa 1, 2467 diventa 24.67 e così via…

Una volta terminato l'inserimento dei dati, è sufficiente spegnerlo deselezionando la stessa opzione.

#3 Aggiungi automaticamente l'ordinale ai numeri

Sì, puoi utilizzare una combinazione di funzioni excel (come VALUE, RIGHT, IF, OR) per aggiungere ordinali ("st" in 1st, "nd" in 2nd e così via…).

Ecco la formula:

=A1&IF(OR(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),"th",IF(OR(VALUE(RIGHT(A1))={1,2,3}),SCEGLI (DESTRA(A1),"st","nd","rd"),"th"))

#4 Riempi giù usando Control + D

Questo è un ingegnoso trucco per l'immissione di dati di Excel. Se devi copiare la cella sopra, premi Ctrl + D.

Copia il contenuto e la formattazione. Se è presente una formula nella cella sopra, la formula viene copiata (con i riferimenti modificati).

Funziona anche per più di una cella. Quindi, se vuoi copiare l'intera riga sopra, seleziona la riga corrente e premi Control + D.

Se selezioni più di una cella/celle, la cella sopra la selezione viene copiata in tutte le celle.

Guarda anche: 200+ scorciatoie da tastiera di Excel.

#5 Inserisci rapidamente data/ora nelle celle di Excel

Non ricordi la data attuale? Non preoccuparti, premi Controllo + ; (Chiave punto e virgola) e inserirà la data corrente nella cella.

Allo stesso modo, puoi inserire l'ora corrente utilizzando la scorciatoia Ctrl + Maiusc + : (due punti)

Ricorda, questi sono valori assoluti e non cambieranno se la data o l'ora cambiano. Se vuoi avere un valore di data e ora dinamico che cambia ogni volta che apri la cartella di lavoro o quando c'è un ricalcolo, usa le funzioni OGGI e ORA.

Vedi anche: Come inserire automaticamente data e ora in Excel

#6 Control + Invio per riempire l'intera selezione con il contenuto nella cella attiva

Quando selezioni più celle in Excel, una delle celle con ombra chiara (rispetto alle restanti celle selezionate) è la cella attiva. Se inserisci qualcosa nella cella attiva quando viene effettuata la selezione e premi Ctrl + Invio, il valore viene inserito in tutte le celle selezionate.

Questo vale anche per le formule. Se inserisci una formula nella cella attiva e premi Ctrl + Invio, tutte le celle otterranno quella formula (con i riferimenti modificati).

#7 Alt + Freccia giù per ottenere un elenco di tutti i valori univoci in quella colonna

Questo può far risparmiare un po' di tempo che altrimenti potresti sprecare nella digitazione. Supponiamo di inserire i dati in una colonna con lo stato dell'attività (Da fare, Completata). Invece di digitare lo stato, ancora e ancora, devi solo digitarlo in un paio di celle, quindi puoi utilizzare la scorciatoia da tastiera Alt + Freccia giù. Ti dà l'elenco di tutte le voci uniche e puoi selezionarle rapidamente dall'elenco.

Se desideri selezionare tra le opzioni prestabilite, puoi creare un elenco a discesa.

#8 Setaccia rapidamente più schede del foglio di lavoro in una cartella di lavoro

Questo consente di risparmiare tonnellate di tempo. Usa semplicemente la scorciatoia da tastiera Ctrl + Pagina su/Pagina giù per navigare tra più schede del foglio di lavoro in una cartella di lavoro.

Vedi anche: 200+ scorciatoie da tastiera di Excel.

#9 Inserisci testo lungo usando le abbreviazioni

Se devi inserire ripetutamente nomi lunghi o parole chiave nel tuo foglio di lavoro, questo trucco sarebbe utile.

Ad esempio, potresti volere che ogni volta che digiti ABC, Excel lo sostituisca automaticamente con ABC Technology Corporation Limited.

Qualcosa come mostrato di seguito:

Questa funzione può essere abilitata utilizzando le opzioni di correzione automatica. Leggi come abilitarlo.

#10 Immettere i dati in intervalli non contigui

Supponiamo di avere un modello come mostrato di seguito e di dover inserire i dati in tutte le celle evidenziate in rosso, nell'ordine specificato dalle frecce.

Ecco un modo rapido per farlo:

• Seleziona tutte le celle in cui devi inserire i dati (premi control e poi selezionane una per una).
  • Inizia con la seconda cella della sequenza di inserimento dati (iniziare con D3). Seleziona infine la prima cella B3 (dove inizia l'immissione dei dati).
• Una volta selezionato, vai a Casella nome (che si trova a sinistra della barra della formula).
• Digita un nome qualsiasi senza spazi.
• Questo è tutto!! Seleziona l'intervallo denominato facendo clic sul menu a discesa Casella nome. Ora inizia a inserire i tuoi dati e usa Invio/Tab per passare alla cella successiva.

Leggi di più su questo trucco.

Questi sono i miei dieci migliori suggerimenti per l'immissione di dati in Excel che possono migliorare significativamente la tua produttività e risparmiare tempo.

Potrebbero piacerti anche i seguenti suggerimenti di Excel:

• 10 modi super accurati per pulire i dati nei fogli di calcolo Excel
• 24 problemi giornalieri di Excel e le loro soluzioni rapide.
• Come tenere traccia delle modifiche in Excel.
• Come recuperare file Excel non salvati.
• Come abilitare l'immissione di dati condizionali in Excel
• Soffri di fogli di calcolo Excel lenti? 10 consigli per VELOCIZZARE il tuo Excel.
• Ottieni di più da Trova e sostituisci in Excel (4 fantastici suggerimenti).
• Come utilizzare i riquadri di blocco di Excel in Excel
• 100+ domande di intervista su Excel
• Riempi le celle vuote fino al valore successivo in Excel