10 modi super accurati per pulire i dati nei fogli di calcolo Excel

Guarda il video - 10 modi per pulire i dati in Excel

I dati costituiscono la spina dorsale di qualsiasi analisi eseguita in Excel. E quando si tratta di dati, ci sono un sacco di cose che possono andare storte, che si tratti della struttura, del posizionamento, della formattazione, degli spazi extra e così via.

In questo post sul blog, ti mostrerò 10 semplici modi per pulire i dati in Excel.

#1 Sbarazzati degli spazi extra

Gli spazi extra sono dolorosamente difficili da individuare. Sebbene tu possa in qualche modo individuare gli spazi extra tra parole o numeri, gli spazi finali non sono nemmeno visibili. Ecco un modo accurato per sbarazzarsi di questi spazi extra: usa la funzione TRIM.

Sintassi: TRIM(testo)

La funzione TRIM di Excel accetta il riferimento di cella (o testo) come input. Rimuove gli spazi iniziali e finali, nonché gli spazi aggiuntivi tra le parole (eccetto gli spazi singoli).

#2 Seleziona e tratta tutte le celle vuote

Le celle vuote possono creare scompiglio se non trattate in anticipo. Affronto spesso problemi con celle vuote in un set di dati che viene utilizzato per creare report/dashboard.

Potresti voler riempire tutte le celle vuote con "0" o "Non disponibile" o semplicemente evidenziarlo. Se c'è un enorme set di dati, farlo manualmente potrebbe richiedere ore. Per fortuna, c'è un modo per selezionare tutte le celle vuote contemporaneamente.

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Premi F5 (questo apre la finestra di dialogo Vai a)
3. Fare clic sul pulsante Speciale… (in basso a sinistra). Questo apre la finestra di dialogo Vai a speciale
   
4. Seleziona Vuoto e fai clic su OK
   

Questo seleziona tutte le celle vuote nel tuo set di dati. Se vuoi inserire 0 o Non disponibile in tutte queste celle, digita e premi Ctrl + Invio (ricorda che se premi solo invio, il valore viene inserito solo nella cella attiva).

#3 Converti i numeri memorizzati come testo in numeri

A volte, quando importi dati da file di testo o database esterni, i numeri vengono memorizzati come testo. Inoltre, alcune persone hanno l'abitudine di usare un apostrofo (') prima di un numero per renderlo testo. Ciò potrebbe creare seri problemi se si utilizzano queste celle nei calcoli. Ecco un modo infallibile per convertire questi numeri memorizzati come testo in numeri.

1. In qualsiasi cella vuota, digita 1
2. Seleziona la cella in cui hai digitato 1 e premi Control + C
3. Seleziona la cella/l'intervallo che vuoi convertire in numeri
4. Seleziona Incolla -> Incolla speciale (Scorciatoia da tastiera - Alt + E + S)
5. Nella finestra di dialogo Incolla speciale, selezionare Moltiplica (nella categoria operazioni)
   
6. Fare clic su OK. Questo converte tutti i numeri in formato testo in numeri.

C'è molto di più che puoi fare con le opzioni di incolla delle operazioni speciali. Ecco vari altri modi per moltiplicare in Excel usando Incolla speciale.

#4 - Rimuovi duplicati

Ci possono essere 2 cose che puoi fare con i dati duplicati: Evidenzialo o Cancellalo.

• Evidenzia dati duplicati:
  • Seleziona i dati e vai a Home -> Formattazione condizionale -> Evidenzia regole celle -> Valori duplicati.
  • Specificare la formattazione e tutti i valori duplicati verranno evidenziati.
    
• Elimina duplicati nei dati:
  • Seleziona i dati e vai su Dati -> Rimuovi duplicati.
  • Se i tuoi dati hanno intestazioni, assicurati che la casella di controllo in alto a destra sia selezionata.
  • Seleziona le colonne da cui desideri rimuovere i duplicati e fai clic su OK.
    

Ciò rimuove i valori duplicati dall'elenco. Se vuoi che l'elenco originale sia intatto, copia e incolla i dati in un'altra posizione e quindi esegui questa operazione.

Relazionato: La guida definitiva per trovare e rimuovere i duplicati in Excel.

#5 Evidenzia errori

Esistono 2 modi per evidenziare gli errori nei dati in Excel:

Utilizzo della formattazione condizionale

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Vai a Home -> Formattazione condizionale -> Nuova regola
3. Nella finestra di dialogo Nuova regola di formattazione seleziona "Formatta solo le celle che contengono"
4. Nella descrizione della regola, seleziona Errori dal menu a discesa
5. Imposta il formato e fai clic su OK. Questo evidenzia qualsiasi valore di errore nel set di dati selezionato
   

Usando Vai a speciale

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Premi F5 (questo apre la finestra di dialogo Vai a)
3. Fare clic sul pulsante speciale in basso a sinistra
4. Seleziona Formule e deseleziona tutte le opzioni tranne Errori
   

Questo seleziona tutte le celle che contengono un errore. Ora puoi evidenziarli manualmente, eliminarli o digitare qualsiasi cosa al loro interno.

#6 Cambia il testo in minuscolo/maiuscolo/caso corretto

Quando si eredita una cartella di lavoro o si importano dati da file di testo, spesso i nomi oi titoli non sono coerenti. A volte tutto il testo potrebbe essere in minuscolo/maiuscolo o potrebbe essere un mix di entrambi. Puoi facilmente rendere tutto coerente utilizzando queste tre funzioni:

LOWER() - Converte tutto il testo in minuscolo.
UPPER() - Converte tutto il testo in maiuscolo.
PROPER() - Converte tutto il testo in maiuscolo corretto.

#7 Analizza i dati usando il testo in colonna

Quando si ottengono dati da un database o li si importa da un file di testo, può succedere che tutto il testo sia racchiuso in una cella. Puoi analizzare questo testo in più celle utilizzando la funzionalità Testo su colonna in Excel.

1. Seleziona i dati/testo che vuoi analizzare
2. Vai a dati -> Testo in colonna (si apre la procedura guidata Testo in colonne)
   • Passaggio 1: selezionare il tipo di dati (selezionare Delimitato se i dati non sono equidistanti e sono separati da caratteri come virgola, trattino, punto…). Fare clic su Avanti
     
   • Passaggio 2: seleziona Delimitatore (il carattere che separa i tuoi dati). Puoi selezionare un delimitatore predefinito o qualsiasi altra cosa utilizzando l'opzione Altro
     
   • Passaggio 3: selezionare il formato dei dati. Seleziona anche la cella di destinazione. Se la cella di destinazione non è selezionata, la cella corrente viene sovrascritta
     

Relazionato: Estrai il nome utente dall'ID e-mail utilizzando il testo nella colonna.

#8 Controllo ortografico

Niente abbassa la credibilità del tuo lavoro di un errore di ortografia.

Usa la scorciatoia da tastiera F7 per eseguire un controllo ortografico per il tuo set di dati.

Ecco un tutorial dettagliato su come utilizzare il controllo ortografico in Excel.

#9 Elimina tutta la formattazione

Nel mio lavoro, ho utilizzato più database per ottenere i dati in Excel. Ogni database aveva la propria formattazione dei dati. Quando hai tutti i dati a posto, ecco come puoi eliminare tutta la formattazione in una volta sola:

1. Seleziona il set di dati
2. Vai a Home -> Cancella -> Cancella formati
   

Allo stesso modo, puoi anche cancellare solo i commenti, i collegamenti ipertestuali o il contenuto.

# 10 Usa Trova e sostituisci per pulire i dati in Excel

Trova e sostituisci è indispensabile quando si tratta di pulizia dei dati. Ad esempio, puoi selezionare e rimuovere tutti gli zeri, modificare i riferimenti nelle formule, trovare e modificare la formattazione e così via.

Ulteriori informazioni su come utilizzare Trova e sostituisci per pulire i dati.

Queste sono le mie 10 migliori tecniche per pulire i dati in Excel. Se desideri imparare altre tecniche, ecco una guida del team di MS Excel: Pulisci i dati in Excel.

Se ci sono altre tecniche che usi, condividile con noi nella sezione commenti!