Come confrontare due fogli Excel (per differenze)

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Il confronto di due file Excel (o il confronto di due fogli nello stesso file) può essere complicato poiché una cartella di lavoro Excel mostra solo un foglio alla volta.

Questo diventa più difficile e soggetto a errori quando si hanno molti dati che devono essere confrontati.

Per fortuna, ci sono alcune fantastiche funzionalità in Excel che ti consentono di aprire e confrontare facilmente due file Excel.

In questo tutorial di Excel, ti mostrerò diversi modi per confrontare due diversi file Excel (o fogli) e controlla le differenze. Il metodo che scegli dipenderà da come sono strutturati i tuoi dati e dal tipo di confronto che stai cercando.

Iniziamo!

Confronta due fogli Excel in file Excel separati (affiancati)

Se vuoi confrontare due file Excel separati affiancati (o due fogli nella stessa cartella di lavoro), c'è una funzione integrata in Excel per farlo.

È il Visualizza fianco a fianco opzione.

Questa operazione è consigliata solo quando si dispone di un piccolo set di dati e il confronto manuale di questi file è probabilmente meno dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Se disponi di un set di dati di grandi dimensioni, ti consiglio di utilizzare il metodo condizionale o il metodo della formula trattato più avanti in questo tutorial.

Vediamo come usarlo quando devi confrontare due file separati o due fogli nello stesso file.

Supponiamo di avere due file per due mesi diversi e di voler controllare quali valori sono diversi in questi due file.

Per impostazione predefinita, quando apri un file, è probabile che occupi l'intero schermo. Anche se riduci le dimensioni, vedrai sempre un file Excel in alto.

Con l'opzione di visualizzazione affiancata, puoi aprire due file e quindi disporli orizzontalmente o verticalmente. Ciò consente di confrontare facilmente i valori senza passare avanti e indietro.

Di seguito sono riportati i passaggi per allineare due file affiancati e confrontarli:

1. Apri i file che vuoi confrontare.
2. In ogni file, seleziona il foglio che vuoi confrontare.
3. Fare clic sulla scheda Visualizza
4. Nel gruppo Windows, fai clic sull'opzione "Visualizza fianco a fianco". Questo diventa disponibile solo quando sono aperti due o più file Excel.

Non appena fai clic sull'opzione Visualizza fianco a fianco, Excel organizzerà la cartella di lavoro orizzontalmente. Entrambi i file saranno visibili e sarai libero di modificare/confrontare questi file mentre sono disposti uno accanto all'altro.

Nel caso in cui desideri disporre i file verticalmente, fai clic sull'opzione Disponi tutto (nella scheda Visualizza).

Si aprirà la finestra di dialogo "Disponi Windows" in cui è possibile selezionare "Verticale".

A questo punto, se scorri verso il basso in uno dei fogli di lavoro, l'altro rimarrebbe così com'è. Puoi cambiarlo in modo che quando scorri in un foglio, anche l'altro scorra allo stesso tempo. Questo rende più facile fare un confronto riga per riga e individuare eventuali differenze.

Ma per fare questo, devi abilitare Scorrimento sincrono.

Per abilitare lo scorrimento sincrono, fare clic sulla scheda Visualizza (in una delle cartelle di lavoro) e quindi fare clic sull'opzione Scorrimento sincrono. Questo è un pulsante di attivazione/disattivazione (quindi se vuoi disattivarlo, fai semplicemente clic di nuovo su di esso).

Confronto di più fogli in file Excel separati (side-by-side)

Con l'opzione "Visualizza fianco a fianco", puoi confrontare solo due file Excel in una volta sola.

Nel caso in cui siano aperti più file Excel, quando si fa clic sull'opzione Visualizza fianco a fianco, verrà mostrata una finestra di dialogo "Confronta fianco a fianco", in cui è possibile scegliere quale file si desidera confrontare con la cartella di lavoro attiva.

Nel caso in cui desideri confrontare più di due file contemporaneamente, apri tutti questi file e quindi fai clic sull'opzione Disponi tutto (è nella scheda Visualizza).

Nella finestra di dialogo Disponi finestre, selezionare Verticale/Orizzontale e quindi fare clic su OK.

Questo organizzerà tutti i file Excel aperti nell'ordine selezionato (verticale o orizzontale).

Confronta due fogli (affiancati) nella stessa cartella di lavoro di Excel

Nel caso in cui desideri confrontare due fogli separati nella stessa cartella di lavoro, non puoi utilizzare la funzione Visualizza fianco a fianco (poiché funziona solo per file Excel separati).

Ma puoi ancora fare lo stesso confronto fianco a fianco.

Ciò è reso possibile dal «Nuova funzionalità di Windows in Excel, che consente di aprire due istanze sulla stessa cartella di lavoro. Una volta che hai due istanze aperte, puoi sistemarle fianco a fianco e poi confrontarle.

Supponiamo di avere una cartella di lavoro di Excel con due fogli per due mesi diversi (gennaio e febbraio) e di volerli confrontare fianco a fianco per vedere come sono cambiate le vendite per negozio:

Di seguito sono riportati i passaggi per confrontare due fogli in Excel:

1. Apri la cartella di lavoro che contiene i fogli che desideri confrontare.
2. Fare clic sulla scheda Visualizza
3. Nel gruppo Finestra, fai clic sull'opzione "Nuova finestra". Questo apre la seconda istanza della stessa cartella di lavoro.
4. Nella scheda "Visualizza", fai clic su "Disponi tutto". Questo aprirà la finestra di dialogo Disponi Windows
5. Seleziona "Verticale" per confrontare i dati in colonne (o seleziona Orizzontale se desideri confrontare i dati in righe).
6. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti disporrebbero verticalmente entrambe le istanze della cartella di lavoro.

A questo punto, entrambe le cartelle di lavoro avranno selezionato lo stesso foglio di lavoro. In una delle cartelle di lavoro selezionare l'altro foglio che si desidera confrontare con il foglio attivo.

Come funziona?

Quando fai clic su Nuova finestra, si apre di nuovo la stessa cartella di lavoro con un nome leggermente diverso. Ad esempio, se il nome della cartella di lavoro è "Test" e si fa clic su Nuova finestra, verrà denominata la cartella di lavoro già aperta "Test - 1" e la seconda istanza come "Test - 2".

Nota che questi sono ancora la stessa cartella di lavoro. Se apporti modifiche a una di queste cartelle di lavoro, si rifletterebbe in entrambe.

E quando chiudi una qualsiasi istanza del file aperto, il nome tornerà all'originale.

Se lo desideri, puoi anche abilitare lo scorrimento sincrono (facendo clic sull'opzione "Scorrimento sincrono" nella scheda "Visualizza")

Confronta due fogli ed evidenzia le differenze (usando la formattazione condizionale)

Sebbene sia possibile utilizzare il metodo precedente per allineare le cartelle di lavoro e scorrere manualmente i dati riga per riga, non è un buon modo nel caso in cui si disponga di molti dati.

Inoltre, eseguire manualmente questo livello di confronto può portare a molti errori.

Quindi, invece di farlo manualmente, puoi utilizzare la potenza della formattazione condizionale per evidenziare rapidamente eventuali differenze nei due fogli Excel.

Questo metodo è davvero utile se hai due versioni in due fogli diversi e vuoi controllare velocemente cosa è cambiato.

Nota che tu NON PUÒ confrontare due fogli in diverse cartelle di lavoro.

Poiché la formattazione condizionale non può fare riferimento a un file Excel esterno, i fogli che devi confrontare devono trovarsi nella stessa cartella di lavoro di Excel. In caso contrario, puoi copiare un foglio dall'altro file nella cartella di lavoro attiva e quindi effettuare questo confronto.

Per questo esempio, supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito per due mesi (gennaio e febbraio) in due fogli diversi e di voler confrontare rapidamente i dati in questi due fogli e verificare se i prezzi di questi articoli sono cambiati o meno.

Di seguito sono riportati i passaggi per eseguire questa operazione:

1. Seleziona i dati nel foglio in cui vuoi evidenziare le modifiche. Poiché voglio controllare come sono cambiati i prezzi da gennaio a febbraio, ho selezionato i dati nel foglio di febbraio.
2. Fare clic sulla scheda Home
3. Nel gruppo Stili, fai clic su "Formattazione condizionale"
4. Nelle opzioni visualizzate, fai clic su "Nuova regola"
5. Nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione", fai clic su "Utilizza una formula per determinare quali celle formattare"
6. Nel campo della formula, inserisci la seguente formula: =B2gen!B2
7. Fare clic sul pulsante Formato
8. Nella finestra di dialogo Formato celle visualizzata, fai clic sulla scheda "Riempi" e seleziona il colore in cui desideri evidenziare i dati non corrispondenti.
9. Fare clic su OK
10. Fare clic su OK

I passaggi precedenti evidenzieranno immediatamente eventuali modifiche nel set di dati in entrambi i fogli.

Come funziona?

La formattazione condizionale evidenzia una cella quando la formula data per quella cella restituisce VERO. In questo esempio, stiamo confrontando ogni cella in un foglio con la cella corrispondente nell'altro foglio (fatto usando l'operatore non uguale a nella formula).

Quando la formattazione condizionale trova delle differenze nei dati, lo evidenzia nel foglio Jan (quello in cui abbiamo applicato la formattazione condizionale.

Nota che ho usato un riferimento relativo in questo esempio (A1 e non $A$1 o $A1 o A$1).

Quando utilizzi questo metodo per confrontare due fogli in Excel, ricorda quanto segue;

• Questo metodo è utile per identificare rapidamente le differenze, ma non è possibile utilizzarlo su base continuativa. Ad esempio, se inserisco una nuova riga in uno qualsiasi dei set di dati (o elimino una riga), mi darebbero risultati errati. Non appena inserisco/cancella la riga, tutte le righe successive vengono considerate diverse ed evidenziate di conseguenza.
• Puoi confrontare solo due fogli nello stesso file Excel
• Puoi confrontare solo il valore (non la differenza nella formula o nella formattazione).

Confronta due file/fogli Excel e ottieni le differenze usando la formula

Se sei interessato solo a confrontare e identificare rapidamente le differenze tra due fogli, puoi utilizzare una formula per recuperare solo quei valori che sono diversi.

Per questo metodo, dovrai avere un foglio di lavoro separato in cui puoi recuperare le differenze.

Questo metodo funzionerebbe se si desidera confrontare due cartelle di lavoro o fogli di lavoro Excel separati nella stessa cartella di lavoro.

Lascia che ti mostri un esempio in cui confronto due set di dati in due fogli (nella stessa cartella di lavoro).

Supponiamo di avere il set di dati come mostrato di seguito in un foglio chiamato Jan (e dati simili in un foglio chiamato Feb) e di voler sapere quali valori sono diversi.

Per confrontare i due fogli, per prima cosa inserisci un nuovo foglio di lavoro (chiamiamolo "Differenza").

Nella cella A1, inserisci la seguente formula:

=SE(Gen!A1Feb!A1,"Valore Gen:"&Gen!A1&CHAR(10)&"Valore Feb:"&Feb!A1,"")

Copia e incolla questa formula per un intervallo in modo che copra l'intero set di dati in entrambi i fogli. Dato che ho un piccolo set di dati, copierò e incollerò solo questa formula nell'intervallo A1: B10.

La formula sopra utilizza una condizione IF per verificare le differenze. Nel caso in cui non vi siano differenze nei valori, verrà restituito vuoto e, in caso di differenza, restituirà i valori di entrambi i fogli in righe separate nella stessa cella.

La cosa buona di questo metodo è che ti dà solo le differenze e ti mostra esattamente qual è la differenza. In questo esempio, posso facilmente vedere che il prezzo nelle celle B4 e B8 è diverso (così come i valori esatti in queste celle).

Confronta due file/fogli Excel e ottieni le differenze usando VBA

Se hai bisogno di confrontare file o fogli Excel abbastanza spesso, è una buona idea avere un codice VBA macro Excel pronto e usarlo ogni volta che è necessario fare il confronto.

Puoi anche aggiungere la macro alla barra di accesso rapido in modo da poter accedere con un singolo pulsante e sapere immediatamente quali celle sono diverse in diversi file/fogli.

Supponiamo di avere due fogli Jan e Feb e di voler confrontare ed evidenziare le differenze nel foglio Jan, puoi utilizzare il codice VBA seguente:

Sub CompareSheets() Dim rngCell As Range For Each rngCell In Worksheets("Jan").UsedRange If Not rngCell = Worksheets("Feb").Cells(rngCell.Row, rngCell.Column) Then rngCell.Interior.Color = vbYellow End If Next rngCell End Sub

Il codice sopra utilizza il ciclo For Next per passare attraverso ogni cella nel foglio Jan (l'intero intervallo utilizzato) e lo confronta con la cella corrispondente nel foglio Feb. Nel caso in cui trovi una differenza (che viene verificata utilizzando l'istruzione If-Then), evidenzia quelle celle in giallo.

È possibile utilizzare questo codice in un modulo normale nell'editor VB.

E se hai bisogno di farlo spesso, è meglio salvare questo codice nella cartella di lavoro Macro personale e quindi aggiungerlo alla barra degli strumenti Accesso rapido. In questi modi, sarai in grado di fare questo confronto con un clic di un pulsante.

Ecco i passaggi per ottenere la cartella di lavoro macro personale in Excel (non è disponibile per impostazione predefinita, quindi è necessario abilitarla).

Ecco i passaggi per salvare questo codice nella cartella di lavoro macro personale.

E qui troverai i passaggi per aggiungere questo codice macro al QAT.

Utilizzo di uno strumento di terze parti - Comparatore XL

Un altro modo rapido per confrontare due file Excel e verificare corrispondenze e differenze è utilizzare uno strumento gratuito di terze parti come XL Comparator.

Questo è uno strumento basato sul web in cui puoi caricare due file Excel e creerà un file di confronto che avrà i dati comuni (o dati diversi in base all'opzione selezionata.

Supponiamo di avere due file che hanno set di dati dei clienti (come nome e indirizzo e-mail) e di voler controllare rapidamente quali clienti ci sono, c'è il file 1 e non il file 2.

Di seguito è illustrato come confrontare due file Excel e creare un rapporto di confronto:

1. Apri https://www.xlcomparator.net/
2. Usa l'opzione Scegli file per caricare due file (la dimensione massima di ogni file può essere 5 MB)
3. Fare clic sul pulsante Avanti.
4. Seleziona la colonna comune in entrambi questi file. Lo strumento utilizzerà questa colonna comune per cercare corrispondenze e differenze
5. Seleziona una delle quattro opzioni, se vuoi ottenere dati corrispondenti o dati diversi (basati su File 1 o File 2)
6. Fare clic su Avanti
7. Scarica il file di confronto che conterrà i dati (in base all'opzione selezionata nel passaggio 5)

Di seguito è riportato un video che mostra come funziona lo strumento XL Comparator.

Una preoccupazione che potresti avere quando utilizzi uno strumento di terze parti per confrontare i file Excel riguarda la privacy. Se disponi di dati riservati e la privacy è davvero importante per questo, è meglio utilizzare altri metodi mostrati sopra. Si noti che il sito Web XL Comparator menziona che eliminano tutti i file dopo 1 ora dal confronto.

Questi sono alcuni dei metodi che puoi utilizzare per confrontare due diversi file Excel (o fogli di lavoro nello stesso file Excel). Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial di Excel.