Text to Columns è una straordinaria funzionalità di Excel che merita molto più credito di quanto non ottenga di solito.
Come suggerisce il nome, viene utilizzato per dividere il testo in più colonne. Ad esempio, se hai un nome e un cognome nella stessa cella, puoi usarlo per dividerli rapidamente in due celle diverse.
Questo può essere davvero utile quando ottieni i tuoi dati da database o li importi da altri formati di file come Testo o CSV.
In questo tutorial imparerai molte cose utili che possono essere fatte usando Testo su colonne in Excel.
Dove trovare testo in colonne in Excel
Per accedere a Testo in colonne, seleziona il set di dati e vai su Dati → Strumenti dati → Testo in colonne.
Questo aprirebbe la Conversione guidata testo in colonne.
Questa procedura guidata ha tre passaggi e richiede alcuni input dell'utente prima di dividere il testo in colonne (vedrai come queste diverse opzioni possono essere utilizzate negli esempi di seguito).
Per accedere a Text to Columns, puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera - ALT + A + E.
Ora tuffiamoci e vediamo alcune cose incredibili che puoi fare con Testo su colonne in Excel.
Esempio 1 - Dividi i nomi in Nome e Cognome
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:
Per dividere rapidamente il nome e il cognome e ottenerli in celle separate, segui i passaggi seguenti:
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Delimitato (che è anche la selezione predefinita). Fare clic su Avanti.
- Nel passaggio 2, seleziona "Spazio" come delimitatore. Se sospetti che potrebbero esserci spazi consecutivi doppi/tripli tra i nomi, seleziona anche l'opzione "Tratta i delimitatori consecutivi come uno". Fare clic su Avanti.
- Al passaggio 3, seleziona la cella di destinazione. Se non selezioni una cella di destinazione, sovrascriverà il set di dati esistente con il nome nella prima colonna e il cognome nella colonna adiacente. Se desideri mantenere intatti i dati originali, crea una copia o scegli una cella di destinazione diversa.
- Fare clic su Fine.
Questo ti darebbe immediatamente i risultati con il nome in una colonna e il cognome in un'altra colonna.
Nota:
- Questa tecnica funziona bene quando il nome è costituito solo dal nome e dal cognome. Nel caso in cui ci siano iniziali o secondi nomi, questo potrebbe non funzionare. Fare clic qui per una guida dettagliata su come affrontare i casi con diverse combinazioni di nomi.
- Il risultato ottenuto dall'utilizzo della funzione Testo su colonne è statico. Ciò significa che se ci sono modifiche ai dati originali, dovrai ripetere il processo per ottenere risultati aggiornati.
Leggi anche: Come ordinare per cognome in Excel
Esempio 2 - Dividi gli ID e-mail in nome utente e nome di dominio
Testo in colonne ti consente di scegliere il tuo delimitatore per dividere il testo.
Questo può essere usato per dividere gli indirizzi e-mail in nomi utente e nomi di dominio poiché questi sono separati dal segno @.
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:
Questi sono alcuni ID e-mail fittizi di alcuni fantastici supereroi (tranne me stesso, sono solo un normale ragazzo che perde tempo su Netflix).
Ecco i passaggi per dividere questi nomi utente e nomi di dominio utilizzando la funzione Testo in colonne.
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Delimitato (che è anche la selezione predefinita). Fare clic su Avanti.
- Nel passaggio 2, seleziona Altro e inserisci @ nella casella a destra. Assicurati di deselezionare qualsiasi altra opzione (se selezionata). Fare clic su Avanti.
- Cambia la cella di destinazione in quella in cui vuoi il risultato.
- Fare clic su Fine.
Ciò dividerebbe l'indirizzo e-mail e ti darebbe il nome e il cognome in celle separate.
Esempio 3 - Ottieni il dominio principale dall'URL
Se lavori con URL web, a volte potresti aver bisogno di conoscere il numero totale di domini radice univoci.
Ad esempio, nel caso di http://www.google.com/example1 e http://google.com/example2, il dominio principale è lo stesso, ovvero www.google.com
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:
Ecco i passaggi per ottenere il dominio principale da questi URL:
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Delimitato (che è anche la selezione predefinita). Fare clic su Avanti.
- Al passaggio 2, seleziona Altro e inserisci / (barra in avanti) nella casella a destra. Assicurati di deselezionare qualsiasi altra opzione (se selezionata). Fare clic su Avanti.
- Cambia la cella di destinazione in quella in cui vuoi il risultato.
- Fare clic su Fine.
Ciò dividerebbe l'URL e ti darebbe il dominio principale (nella terza colonna poiché prima c'erano due barre in avanti).
Ora, se vuoi trovare il numero di domini univoci, rimuovi semplicemente i duplicati.
Nota: funziona bene quando hai tutti gli URL che hanno http:// all'inizio. In caso contrario, otterrai il dominio principale nella prima colonna stessa. Una buona pratica è rendere coerenti questi URL prima di utilizzare Text to Columns.
Esempio 4 - Converti formati di data non validi in formati di data validi
Se si ottengono i dati da database come SAP/Oracle/Capital IQ o li si importa da un file di testo, è possibile che il formato della data non sia corretto (ovvero un formato che Excel non considera come data).
Esistono solo un paio di formati che Excel può comprendere e qualsiasi altro formato deve essere convertito in un formato valido per essere utilizzato in Excel.
Supponiamo di avere date nel formato seguente (che non sono nel formato di data Excel valido).
Ecco i passaggi per convertirli in formati di data validi:
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Delimitato (che è anche la selezione predefinita). Fare clic su Avanti.
- Nel passaggio 2, assicurati che l'opzione NESSUN delimitatore sia selezionata. Fare clic su Avanti.
- Nel formato dei dati della colonna, seleziona Data e seleziona il formato desiderato (DMY significherebbe data mese e anno). Inoltre, cambia la cella di destinazione in quella in cui desideri il risultato.
- Fare clic su Fine.
Ciò convertirà istantaneamente questi formati di data non validi in formati di data validi che è possibile utilizzare in Excel.
Esempio 5 - Converti testo in numeri
A volte, quando si importano dati da database o altri formati di file, i numeri vengono convertiti in formato testo.
Ci sono diversi modi in cui ciò può accadere:
- Avere un apostrofo prima del numero. Questo fa sì che il numero venga trattato come testo.
- Ottenere numeri come risultato di funzioni di testo come LEFT, RIGHT o MID.
Il problema è che questi numeri (che sono in formato testo) vengono ignorati dalle funzioni di Excel come SOMMA e MEDIA.
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito dove i numeri sono in formato testo (nota che questi sono allineati a sinistra).
Ecco i passaggi per utilizzare Text to Columns per convertire il testo in numeri
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Delimitato (che è anche la selezione predefinita). Fare clic su Avanti.
- Nel passaggio 2, assicurati che NESSUN delimitatore sia selezionato. Fare clic su Avanti.
- Nel formato dei dati della colonna selezionare Generale. Inoltre, cambia la cella di destinazione in quella in cui desideri il risultato.
- Fare clic su Fine.
Ciò convertirà nuovamente questi numeri in formato generale che ora può essere utilizzato nelle formule.
Esempio 6 - Estrai i primi cinque caratteri di una stringa
A volte potrebbe essere necessario estrarre i primi caratteri di una stringa. Questo potrebbe essere il caso in cui disponi di dati transazionali e i primi cinque caratteri (o qualsiasi altro numero di caratteri) rappresentano un identificatore univoco.
Ad esempio, nel set di dati mostrato di seguito, i primi cinque caratteri sono univoci per una linea di prodotti.
Ecco i passaggi per estrarre rapidamente i primi cinque caratteri da questi dati utilizzando Testo in colonne:
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, assicurati che sia selezionato Larghezza fissa. Fare clic su Avanti.
- Nel passaggio 2, nella sezione Anteprima dati, trascina la linea verticale e posizionala dopo 5 caratteri nel testo. Fare clic su Avanti.
- Cambia la cella di destinazione in quella in cui vuoi il risultato.
- Fare clic su Fine.
Questo dividerebbe il tuo set di dati e ti darebbe i primi cinque caratteri di ogni ID transazione in una colonna e riposerebbe tutto nella seconda colonna.
Nota: puoi anche impostare più di una linea verticale per dividere i dati in più di 2 colonne. Basta fare clic in un punto qualsiasi dell'area di anteprima dei dati e trascinare il cursore per impostare il divisore.
Esempio 7 - Converti i numeri con il segno meno finale in numeri negativi
Anche se questo non è qualcosa che potresti incontrare spesso, ma a volte, potresti trovarti a correggere i numeri con segni meno finali e rendere questi numeri negativi.
Il testo in colonne è il modo perfetto per ordinare questo.
Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito:
Ecco i passaggi per convertire questi svantaggi finali in numeri negativi:
- Seleziona il set di dati.
- Vai a Dati → Strumenti dati → Testo in colonne. Si aprirà la Conversione guidata testo in colonne.
- Nel passaggio 1, fai clic su "Avanti".
- Nel passaggio 2, fai clic su "Avanti".
- Nel passaggio 3, fai clic sul pulsante Avanzate.
- Nella finestra di dialogo Impostazioni avanzate di importazione del testo, seleziona l'opzione "Meno finale per numero negativo". Fare clic su OK.
- Imposta la cella di destinazione.
- Fare clic su Fine.
Ciò posizionerebbe istantaneamente il segno meno dalla fine del numero all'inizio di esso. Ora puoi usare facilmente questi numeri in formule e calcoli.
