Correzione automatica di Excel: una guida completa + esempi di risparmio di tempo

Cosa succede quando digiti la parola "Drnik" invece di "Drink" in Excel?

Noterai che Excel correggerà automaticamente quella parola errata in Drink (come mostrato di seguito).

In qualche modo, Excel sapeva che questa non è l'ortografia corretta e l'ha corretta automaticamente su quella giusta.

Ora, non correggerà automaticamente tutte le parole errate.

Solo alcuni!

Ad esempio, prova la parola "dirnk".

Non sarebbe auto-corretto.

Il motivo per cui alcune parole vengono corrette automaticamente e altre no è perché esiste già un elenco corretto di parole precompilate in Excel per la correzione automatica.

Nota: la correzione automatica è abilitata per impostazione predefinita in Excel.

In questo tutorial, spiegherò cosa sono le opzioni di correzione automatica e poi ti mostrerò alcuni esempi in cui puoi usarlo per risparmiare tempo. Tratterò anche come puoi disabilitarlo (cioè disattivare la correzione automatica)

Comprensione delle opzioni di correzione automatica

La correzione automatica è stata creata per aiutarti a risolvere piccoli problemi che potresti incontrare durante la digitazione in Excel o durante l'immissione di dati (come la sostituzione di alcune parole comunemente errate con parole corrette).

Ti consente anche di ottenere un maggiore controllo quando usi Excel (come vedremo negli esempi più avanti in questo tutorial).

Ma prima capiamo dove sono le opzioni di correzione automatica e cosa è disponibile per impostazione predefinita.

Per ottenere le opzioni di correzione automatica, fai clic sulla scheda File.

Nella schermata File, fai clic su "Opzioni".

Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, fare clic su Proofing.

Nelle opzioni di correzione, fai clic su Opzioni di correzione automatica.

Questo aprirà la finestra di dialogo Opzioni di correzione automatica.

Lascia che ti spieghi le diverse schede nella finestra di dialogo Correzione automatica e le opzioni in esse.

Scheda Opzioni di correzione automatica

Nella scheda Opzioni di correzione automatica, ci sono alcune opzioni abilitate per impostazione predefinita e si occupano di alcuni problemi comuni.

• Mostra i pulsanti delle opzioni di correzione automatica: questo non è rilevante per Excel ma è per altre applicazioni MS. Quando questa opzione è abilitata, vengono visualizzate le opzioni di correzione automatica in MS Word o MS PowerPoint (come mostrato di seguito).
• Correggi due iniziali maiuscole: Questa opzione, se abilitata, correggerà automaticamente le due iniziali maiuscole in Excel. Ad esempio, se digiti "Ciao", lo cambierà automaticamente in "Ciao"
• Metti in maiuscolo la prima lettera delle frasi: Quando abilitata, questa opzione assicura che una nuova frase inizi con una lettera maiuscola. Ad esempio, se digiti "Hello. come stai?', verrà corretto automaticamente in 'Hello. Come va?'
• Scrivi in ​​maiuscolo i nomi dei giorni: Questo cambierà automaticamente la prima lettera del nome del giorno se si immette in minuscolo. Per esempio, Mercoledì sarebbe cambiato in Mercoledì.
• Corretto uso accidentale del tasto BLOC MAIUSC: Nel caso in cui tu abbia attivato il blocco maiuscole e scrivi una frase, correggerà automaticamente il testo e disabiliterà il blocco maiuscole. Ad esempio, se inserisci hELLO, lo cambierà automaticamente in Hello.
• Sostituisci il testo durante la digitazione: Qui è dove Excel ha già alcune parole comunemente errate (o shortcode per alcuni simboli). Ad esempio, se digiti (c), viene automaticamente convertito nel simbolo del copyright. Questo perché è stato specificato nell'elenco in questa opzione. Puoi aggiungere o rimuovere parole dall'elenco (maggiori informazioni su questo in un esempio di seguito).

Eccezioni di correzione automatica

Sebbene queste opzioni di correzione automatica siano sorprendenti, a volte potresti volere che non agisca in modo super intelligente e le corregga automaticamente.

Ad esempio, se hai il marchio ATs (dove la "s" è minuscola), Excel lo convertirà automaticamente in "Ats".

Anche se ti piace che la correzione automatica avvenga in tutti gli altri casi, se vuoi escludere questo caso particolare, puoi farlo.

Nella scheda Correzione automatica, fai clic sulla scheda Eccezioni.

Nella finestra di dialogo Correzione automatica eccezioni, puoi avere due tipi di eccezione:

1. Prima letteraNota: per impostazione predefinita, Excel capitalizza l'alfabeto dopo il punto (punto). Puoi fornire alcune eccezioni qui (c'è già un elenco di eccezioni comuni).
2. Caps iniziali: Se non vuoi che gli AT vengano convertiti in Ats, puoi specificarlo qui.

Formatta automaticamente durante la digitazione della scheda

Questa scheda ha tre opzioni (tutte abilitate). Trovo utili tutte e tre queste opzioni.

1. Sostituisci durante la digitazione: quando inserisci un collegamento ipertestuale in una cella, questo viene automaticamente convertito in un collegamento ipertestuale. A volte disabilito questa opzione poiché spesso finisco per fare clic sulla cella che richiede alcuni secondi e quindi apre il collegamento nel browser.
2. Candidati mentre lavori: Questo aggiungerà automaticamente nuove righe e colonne in una tabella Excel quando inserisci qualcosa nella cella adiacente a quella nella tabella.
3. Automaticamente come il tuo lavoroNota: quando inserisci una formula in una colonna in una tabella Excel, questa opzione inserirà la stessa formula (con i riferimenti di cella regolati) in tutte le celle della colonna.

Scheda Azioni

Nelle applicazioni Microsoft, puoi creare un'azione basata su una parola o un testo specifico.

In Excel è disponibile un solo tipo di azione, ovvero l'azione della data.

Un'azione data significa che se hai una data in una cella in Excel, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e otterrai alcune azioni che puoi eseguire per quella data (come mostrare quella data nel calendario o pianificare una riunione in Outlook ).

Questo potrebbe essere utile se hai un elenco di date e vuoi salvarne rapidamente alcune nel tuo calendario o vuoi pianificare una riunione (usando Outlook).

Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita e devi abilitarla per poterla utilizzare in Excel.

Una volta abilitato, sarai in grado di usarlo Excel. Se hai una data in una cella, fai clic con il pulsante destro del mouse e troverai le opzioni di azione in basso.

Scheda Correzione automatica matematica

Proprio come puoi inserire simboli in una cella di Excel (come Delta, Grado o Segno di spunta), puoi anche inserire simboli matematici in un'equazione.

Questa scheda ha del testo che si converte automaticamente nel simbolo matematico specificato. Ad esempio, se digiti \sigma, lo sostituirà con il simbolo σ.

Nota che questo non funzionerà nelle celle del foglio di lavoro. Funziona solo con le equazioni.

Come aggiungere le tue parole alla correzione automatica di Excel?

Desideri che ci fossero alcune parole che facevano parte del correttore automatico?

Ad esempio, supponiamo che tu voglia aggiungere la parola "drikn" alla correzione automatica in modo che la corregga in "bere".

Puoi utilizzare i passaggi seguenti per aggiungere una parola alla correzione automatica:

1. Fare clic sulla scheda File.
2. Fare clic su Opzioni.
3. Nella finestra di dialogo Opzioni, selezionare Prova.
4. Fare clic sul pulsante "Opzioni di correzione automatica".
5. Nella finestra di dialogo Correzione automatica, immettere quanto segue:
   • Sostituire: bere
   • Insieme a: bere
6. Fare clic su AGGIUNGI
7. Fare clic su OK.

Ora, quando digiti "drikn" in Excel, lo correggerà automaticamente in "bere".

Prima di mostrarti alcuni fantastici esempi per usarlo, ecco alcune cose che devi sapere su Correzione automatica in Excel:

• L'elenco di correzione automatica fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Ciò significa che hai aggiunto la parola "drikn" da sostituire con "drink", funzionerebbe solo con la parola minuscola. Se inserisci "Drikn" o "DRIKN", non verrà corretto.
• Questa modifica viene salvata in Excel ed esiste anche se chiudi la cartella di lavoro e la riapri. Se non lo desideri più, devi andare ed eliminarlo manualmente.
• Il cambiamento avviene solo quando viene utilizzata la parola esatta. Ad esempio, se usi "drikns", non verrà corretto automaticamente. Perché funzioni, la parola non deve avere caratteri subito prima o dopo di essa.
• Quando specifichi una correzione automatica in Excel, questa viene attivata automaticamente in altre applicazioni MS come MS Word o MS PowerPoint.

La correzione automatica è stata creata per correggere errori di ortografia comuni. Ma puoi anche usarlo in alcuni modi fantastici per risparmiare tempo.

Relazionato: Controllo ortografico in Excel.

Di seguito sono riportati alcuni esempi utili per utilizzare la correzione automatica (oltre alla correzione di una parola errata).

Esempio 1: utilizzare la correzione automatica per completare le abbreviazioni

Immagina di lavorare per una società "ABC Technology Corporation Limited".

Il tuo lavoro richiede un sacco di immissione di dati in Excel e devi digitare manualmente il nome completo dell'azienda più volte al giorno.

Non importa quanto velocemente digiti, sembrerebbe una perdita di tempo.

Non vorresti che ci fosse un modo in cui puoi semplicemente inserire ABC (o qualunque cosa tu voglia) ed Excel lo sostituisca con il nome dell'azienda?

È qui che la bellezza di Correzione automatica può aiutare.

Puoi specificare un'abbreviazione in Correzione automatica e ogni volta che usi quell'abbreviazione, Excel la convertirà automaticamente nel testo specificato.

Ad esempio, puoi specificare che ogni volta che digiti ABC, Excel dovrebbe sostituirlo automaticamente con "ABC Technology Corporation Limited".

Qualcosa come mostrato di seguito:

Ciò accade quando si aggiunge una correzione automatica in Excel in cui ABC deve essere corretto in " (come mostrato di seguito nella finestra di dialogo di correzione automatica).

E se volessi inserire ABC e non il nome completo?

Nel caso in cui non desideri che la correzione automatica cambi ABC con il nome completo, premi semplicemente Control + Z per ripristinare ABC.

Mentre usi Control + Z funziona, è meglio scegliere un'abbreviazione che difficilmente utilizzerai nel tuo lavoro. Ciò garantisce che non ci sia possibilità che tu ottenga il nome completo per errore (quando tutto ciò che volevi era il testo dell'abbreviazione).

Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui questo trucco di correzione automatica può far risparmiare molto tempo:

• Puoi inserire rapidamente i nomi dei file o delle cartelle (invece di copiarli e incollarli ogni volta).
• Se disponi di un elenco di membri del team, puoi utilizzare le loro iniziali per inserire rapidamente i loro nomi.

Un avvertimento: qualsiasi opzione di correzione automatica specificata in Excel viene attivata anche in altre applicazioni MS come MS Word o MS PowerPoint. In questi casi, è meglio usare abbreviazioni che probabilmente non userai da nessun'altra parte.

Esempio 2: inserimento rapido di simboli (come Gradi o Delta)

Ci sono alcuni simboli difficili da inserire/digitare in Excel in quanto non sono già disponibili sulla tastiera (come il simbolo dei gradi o il simbolo delta o i punti elenco).

È necessario conoscere la scorciatoia da tastiera (che spesso è lunga e complicata) o utilizzare la finestra di dialogo Inserisci simbolo (che richiede tempo).

Se ci sono alcuni simboli che devi usare abbastanza spesso, puoi usare la funzione di correzione automatica per dare a questi simboli un nome in codice o un'abbreviazione.

Ora, quando devi inserire quel simbolo, puoi semplicemente usare il nome del codice e verrà corretto automaticamente con quel simbolo.

Di seguito è riportato un esempio in cui sto utilizzando il codice DEGSYM per ottenere il simbolo del grado in Excel.

Per fare ciò, apportare la seguente modifica nella finestra di dialogo Correzione automatica di Excel:

Esempio 3: scrivere formule più velocemente con la correzione automatica

Questo trucco (che ho imparato da questo blog) è un po' inverosimile, ma se lavori con molte formule lunghe, questo può farti risparmiare tempo.

Di seguito è riportata una formula che combinerà il testo delle tre celle rimaste alla cella in cui viene utilizzata questa formula:

=INDIRETTO(INDIRIZZO(RIGA(), COLONNA()-3))&INDIRETTO(INDIRIZZO(RIGA(), COLONNA()-2))&INDIRETTO(INDIRIZZO(RIGA(), COLONNA()-1))

Ora, se hai spesso bisogno di creare una formula come questa, è meglio creare un codice semplice e utilizzarlo in Correzione automatica.

In questo caso, ho usato il codice "com3" in correzione automatica per ottenere la formula.

Ora puoi usare il codice "com3" per ottenere l'intera formula in pochi tasti (come mostrato di seguito):

Nota: come ho detto, questo è qualcosa che la maggior parte di voi non dovrebbe mai usare, ma è comunque un buon trucco da sapere (per ogni evenienza). L'esempio sopra è un caso reale in cui lo sto attualmente utilizzando in uno dei miei progetti per risparmiare tempo.

Come disattivare completamente la correzione automatica

Anche se credo che la correzione automatica sia un'ottima funzionalità, potrebbe non essere rilevante per tutti.

E in alcuni casi, potrebbe effettivamente essere un'irritazione. Ad esempio, se digiti (c) o (r) o ™, la correzione automatica di Excel cambierà automaticamente il testo (in © o ® o ™)

In questi casi, è meglio disattivare la correzione automatica o almeno eliminare i termini che non si desidera vengano corretti.

Di seguito sono riportati i passaggi per disattivare la correzione automatica:

1. Fare clic sulla scheda File.
2. Fare clic su Opzioni.
3. Nella finestra di dialogo Opzioni, selezionare Prova.
4. Fare clic sul pulsante "Opzioni di correzione automatica".
5. Nella finestra di dialogo Correzione automatica, all'interno della scheda Correzione automatica, deseleziona l'opzione "Sostituisci testo durante la digitazione".

Nota: i passaggi precedenti disattiverebbero completamente la funzione di completamento automatico in cui sostituisce del testo con il testo specificato. Ciò può anche significare che quelle parole comunemente errate non verranno più corrette.

Come disabilitare/sostituire alcune parole dalla correzione automatica

Se desideri mantenere la funzione generale "Sostituisci testo durante la digitazione" ma desideri alcune eccezioni, puoi trovare la parola nell'elenco ed eliminarla manualmente (o modificarla).

Di seguito sono riportati i passaggi per eseguire questa operazione:

1. Fare clic sulla scheda File e quindi fare clic su Opzioni (nella schermata File che si apre).
2. Nella finestra di dialogo Opzioni, selezionare Prova.
3. Fare clic sul pulsante "Opzioni di correzione automatica".
4. Nella finestra di dialogo Correzione automatica, all'interno della scheda Correzione automatica, selezionare la parola che si desidera eliminare.
5. Fare clic sul pulsante Elimina.

Puoi anche sostituire una parola in Correzione automatica. Ad esempio, invece di (c) trasformarsi nel simbolo del copyright, è possibile utilizzarlo per convertirlo nella parola - copyright.

Per sostituire la parola con altro testo, trova e modifica il testo, quindi fai clic sul pulsante Sostituisci.

Come annullare le modifiche alla correzione automatica in Excel

Se scrivi qualcosa e Excel lo cambia a causa della correzione automatica, puoi recuperare il testo originale premendo Control + Z.

Ad esempio, non appena digiti (c) in una cella in Excel e premi il tasto spazio, verrà immediatamente convertito nel simbolo del copyright.

Ma se ora usi Control + Z, tornerà ad essere (c) e rimarrebbe così.

Sebbene la correzione automatica sia una funzionalità che la maggior parte degli utenti di Excel non dovrà mai modificare, è bene conoscere alcuni modi in cui è possibile utilizzarla per risparmiare tempo (come mostrato negli esempi).

Ultimamente ho iniziato a usarlo per alcune formule che sono piuttosto grandi ma le uso spesso (come mostrato nell'esempio 3).