Come fare riferimento a un altro foglio o cartella di lavoro in Excel (con esempi)

Essere in grado di fare riferimento a celle e intervalli è ciò che fa funzionare qualsiasi strumento per fogli di calcolo. Ed Excel è il migliore e il più potente in circolazione.

In questo tutorial, tratterò tutto ciò che devi sapere su come fare riferimento a celle e intervalli in Excel. A parte il riferimento di base sullo stesso foglio, la parte principale di questo tutorial riguarderebbe come fare riferimento a un altro foglio o cartella di lavoro in Excel.

Sebbene non ci sia molta differenza nel funzionamento, quando si fa riferimento a un altro foglio nello stesso file o si fa riferimento a un file Excel completamente separato, il formato di quel riferimento cambia leggermente.

Inoltre, ci sono alcune cose importanti che devi tenere a mente quando fai riferimento a un altro foglio o ad altri file esterni.

Ma preoccupati… niente di troppo pazzo!

Quando avrai finito con questo tutorial, saprai tutto ciò che c'è da sapere sul riferimento a celle e intervalli in Excel (essere nella stessa cartella di lavoro o in un'altra cartella di lavoro).

Iniziamo!

Fare riferimento a una cella nello stesso foglio

Questo è il livello di riferimento più elementare in cui fai riferimento a una cella sullo stesso foglio.

Ad esempio, se sono nella cella B1 e voglio fare riferimento alla cella A1, il formato sarebbe:

=A1

Quando lo fai, il valore nella cella in cui usi questo riferimento sarà lo stesso di quello nella cella A1. E nel caso in cui apporti modifiche nella cella A1, queste si rifletterebbero nella cella in cui hai utilizzato questo riferimento.

Riferimento a una cella in un altro foglio

Se devi fare riferimento a un altro foglio nella stessa cartella di lavoro, devi utilizzare il formato seguente:

Nome_foglio!Indirizzo_cella

Innanzitutto, hai il nome del foglio seguito da un punto esclamativo seguito dal riferimento della cella.

Quindi, se è necessario fare riferimento alla cella A1 nel foglio 1, è necessario utilizzare il seguente riferimento:

=Foglio1!A1

E se vuoi fare riferimento a un intervallo di celle in un altro foglio, devi utilizzare il seguente formato:

Nome_foglio!Prima_cella:Ultima_cella

Quindi, se vuoi fare riferimento all'intervallo A1: C10 in un altro foglio nella stessa cartella di lavoro, devi utilizzare il riferimento seguente:

=Foglio1!A1:C10

Nota che ti ho mostrato solo il riferimento alla cella o all'intervallo. In realtà, li useresti nelle formule. Ma il formato dei riferimenti sopra menzionati rimarrà lo stesso

In molti casi, il foglio di lavoro a cui fai riferimento avrebbe più parole nel nome. Ad esempio, potrebbe essere Dati del progetto o Dati di vendita.

Nel caso in cui siano presenti spazi o caratteri non alfabetici (come @, !, #, -, ecc.), è necessario utilizzare il nome tra virgolette singole.

Ad esempio, se desideri fare riferimento alla cella A1 nel foglio denominato Dati vendite, utilizzerai il riferimento seguente:

='Dati di vendita'!A1

E nel caso in cui il nome del foglio sia Sales-Data, quindi per fare riferimento alla cella A1 in questo foglio, è necessario utilizzare il riferimento seguente:

='Dati di vendita'!A1

Quando fai riferimento a un foglio nella stessa cartella di lavoro e in seguito cambi il nome del foglio di lavoro, non devi preoccuparti della rottura del riferimento. Excel aggiornerà automaticamente questi riferimenti per te.

Sebbene sia fantastico conoscere il formato di questi riferimenti, in pratica non è una buona idea digitarli manualmente ogni volta. Sarebbe dispendioso in termini di tempo e altamente soggetto a errori.

Lascia che ti mostri un modo migliore per creare riferimenti di cella in Excel.

Creazione automatica di riferimenti a un altro foglio nella stessa cartella di lavoro

Un modo molto migliore per creare un riferimento di cella a un altro foglio è semplicemente puntare Excel alla cella/intervallo in cui si desidera creare il riferimento e lasciare che Excel lo crei da solo.

Ciò assicurerà che non dovrai preoccuparti che il punto esclamativo o le virgolette manchino o che si verifichino altri problemi di formato. Excel creerà automaticamente il riferimento corretto per te.

Di seguito sono riportati i passaggi per creare automaticamente un riferimento a un altro foglio:

1. Seleziona la cella nella cartella di lavoro corrente in cui hai bisogno del riferimento
2. Digita la formula finché non ti serve il riferimento (o un segno di uguale a se vuoi solo il riferimento)
3. Seleziona la scheda a cui devi fare riferimento
4. Seleziona la cella/l'intervallo a cui vuoi fare riferimento
5. Premi Invio per ottenere il risultato della formula (o continua a lavorare sulla formula)

I passaggi precedenti creerebbero automaticamente un riferimento alla cella/intervallo in un altro foglio. Sarai anche in grado di vedere questi riferimenti nella barra della formula. Una volta che hai finito, puoi semplicemente premere il tasto Invio e ti darà il risultato.

Ad esempio, se disponi di alcuni dati nella cella A1: A10 in un foglio denominato Dati vendite e desideri ottenere la somma di questi valori nel foglio corrente, i passaggi seguenti saranno:

1. Digita la seguente formula nel foglio corrente (dove hai bisogno del risultato): =Sum(
2. Seleziona la scheda "Dati di vendita".
3. Seleziona l'intervallo che desideri aggiungere (A1:A10). Non appena lo fai, Excel creerà automaticamente un riferimento a questo intervallo (puoi vederlo nella barra della formula)
4. Premi il tasto Invio.

Quando crei una formula lunga, potresti dover fare riferimento a una cella o a un intervallo in un altro foglio, quindi devi tornare al foglio di origine e fare riferimento a qualche cella/intervallo lì.

Quando lo fai, noterai che Excel inserisce automaticamente un riferimento di foglio al foglio in cui hai la formula. Anche se questo va bene e non danneggia, non è necessario. In tal caso, puoi scegliere di mantenere il riferimento o rimuoverlo manualmente.

Un'altra cosa che devi sapere quando crei riferimenti selezionando il foglio e quindi la cella/l'intervallo è che Excel creerà sempre a riferimento relativo (cioè, riferimenti con n0 $ segno). Ciò significa che se copio e incollo la formula (una con riferimento a un altro foglio) in qualche altra cella, regolerebbe automaticamente il riferimento.

Ecco un esempio che spiega i riferimenti relativi.

Supponiamo di utilizzare la seguente formula nella cella A1 nel foglio corrente (per fare riferimento alla cella A1 in un nome foglio SalesData)

=DatiVendite!A1

Ora, se copio questa formula e la incollo nella cella A2, la formula cambierà in:

=DatiVendite!A1

Questo accade perché la formula è relativa e quando la copio e incollo, i riferimenti si adatteranno automaticamente.

Nel caso in cui desideri che questo riferimento si riferisca sempre alla cella A1 nel foglio SalesData, dovrò utilizzare la formula seguente:

=DatiVendite!$A$1

Il simbolo del dollaro prima del numero di riga e colonna blocca questi riferimenti in modo che non cambino.

Ecco un tutorial dettagliato in cui puoi imparare di più sui riferimenti assoluti, misti e relativi.

Ora che abbiamo spiegato come fare riferimento a un altro foglio nella stessa cartella di lavoro, vediamo come possiamo fare riferimento a un'altra cartella di lavoro.

Come fare riferimento a un'altra cartella di lavoro in Excel

Quando fai riferimento a una cella o a un intervallo di un'altra cartella di lavoro di Excel, il formato di tale riferimento dipende dal fatto che la cartella di lavoro sia aperta o chiusa.

E, naturalmente, anche il nome della cartella di lavoro e i fogli di lavoro svolgono un ruolo nel determinare il formato (a seconda che tu abbia o meno caratteri spaziati o non alfabetici nel nome).

Quindi vediamo i diversi formati dei riferimenti esterni a un'altra cartella di lavoro in scenari diversi.

Riferimento esterno a una cartella di lavoro aperta

Quando si tratta di fare riferimento a una cartella di lavoro aperta esterna, è necessario specificare il nome della cartella di lavoro, il nome del foglio di lavoro e l'indirizzo della cella/intervallo.

Di seguito è riportato il formato da utilizzare quando si fa riferimento a una cartella di lavoro aperta esterna

='[FileName]SheetName!CellAddress

Supponiamo di avere una cartella di lavoro "ExampleFile.xlsx" e di voler fare riferimento alla cella A1 in Foglio1 di questa cartella di lavoro.

Di seguito è riportato il riferimento per questo:

=[FileEsempio.xlsx]DatiVendite!A1

Nel caso in cui ci siano spazi nel nome della cartella di lavoro esterna o nel nome del foglio (o entrambi), è necessario aggiungere il nome del file (tra parentesi quadre) e il nome del foglio tra virgolette singole.

Di seguito sono riportati gli esempi in cui è necessario inserire i nomi tra virgolette singole:

='[File di esempio.xlsx]Dati di vendita'!A1 ='[File di esempio.xlsx]Dati di vendita'!A1 ='[File di esempio.xlsx]Dati di vendita'!A1

Come creare un riferimento a un'altra cartella di lavoro (automaticamente)

Anche in questo caso, sebbene sia utile conoscere il formato, è meglio non digitarlo manualmente.

Invece, punta semplicemente Excel nella giusta direzione e creerà questi riferimenti per te. Questo è molto più veloce con meno possibilità di errori.

Ad esempio, se si dispone di alcuni dati nella cella A1: A10 in una cartella di lavoro denominata "File di esempio" nel foglio denominato "Dati di vendita" e si desidera ottenere la somma di questi valori nel foglio corrente, i seguenti saranno i passaggi :

1. Digita la seguente formula nel foglio corrente (dove hai bisogno del risultato): =Sum(
2. Vai alla cartella di lavoro "File di esempio"
3. Seleziona la scheda "Dati di vendita".
4. Seleziona l'intervallo che desideri aggiungere (A1:A10). Non appena lo fai, Excel creerà automaticamente un riferimento a questo intervallo (puoi vederlo nella barra della formula)
5. Premi il tasto Invio.

Ciò creerebbe immediatamente la formula con i riferimenti corretti.

Una cosa che noteresti quando crei un riferimento a una cartella di lavoro esterna è che creerà sempre riferimenti assoluti. Ciò significa che c'è un segno $ prima dei numeri di riga e colonna. Ciò significa che se copi e incolli questa formula in altre celle, continuerà a fare riferimento allo stesso intervallo a causa del riferimento assoluto.

Nel caso in cui desideri che questo cambi, devi modificare i riferimenti manualmente.

Riferimento esterno a una cartella di lavoro chiusa

Quando una cartella di lavoro esterna è aperta e fai riferimento a questa cartella di lavoro, devi solo specificare il nome del file, il nome del foglio e l'indirizzo della cella/intervallo.

Ma quando questo è chiuso, Excel non ha idea di dove cerchi le celle/l'intervallo a cui ti riferisci.

Questo è il motivo per cui quando crei un riferimento a una cartella di lavoro chiusa, devi anche specificare il percorso del file.

Di seguito è riportato un riferimento che fa riferimento alla cella A1 nel foglio di lavoro Foglio1 nella cartella di lavoro File di esempio. Poiché questo file non è aperto, si riferisce anche alla posizione in cui è stato salvato il file.

='C:\Users\sumit\Desktop\[File di esempio.xlsx]Foglio1'!$A$1

Il riferimento di cui sopra ha le seguenti parti:

• Percorso file: la posizione sul sistema o sulla rete in cui si trova il file esterno
• Nome file: il nome della cartella di lavoro esterna. Ciò includerebbe anche l'estensione del file.
• Nome foglio - il nome del foglio in cui ti riferisci alle celle/intervalli
• Indirizzo cella/intervallo: l'indirizzo esatto di cella/intervallo a cui ti riferisci

Quando crei un riferimento esterno a una cartella di lavoro aperta e quindi la chiudi, noterai che il riferimento cambia automaticamente. Dopo la chiusura della cartella di lavoro esterna, Excel inserisce automaticamente anche un riferimento al percorso del file.

Impatto della modifica della posizione del file sui riferimenti

Quando crei un riferimento a una cella/intervallo in un file Excel esterno e poi lo chiudi, il riferimento ora utilizza anche il percorso del file.

Ma poi se cambi la posizione del file, non cambierà nulla nella tua cartella di lavoro (in cui crei il riferimento). Ma poiché hai cambiato la posizione, il collegamento è stato interrotto.

Quindi, se chiudi e apri questa cartella di lavoro, ti dirà che il collegamento è interrotto e che devi aggiornare il collegamento o interromperlo completamente. Ti mostrerà un prompt come mostrato di seguito:

Quando fai clic su Aggiorna, ti mostrerà un altro prompt in cui puoi scegliere le opzioni per modificare i collegamenti (che ti mostrerà la finestra di dialogo sottostante)

Se è necessario mantenere questi file collegati, è possibile specificare la nuova posizione del file facendo clic su Aggiorna valori. Excel apre una finestra di dialogo in cui è possibile specificare il nuovo percorso del file navigando lì e selezionandolo.

Riferimento a un nome definito (nella stessa cartella di lavoro o in quella esterna)

Quando devi fare riferimento a celle e intervalli, un modo migliore è creare nomi definiti per gli intervalli.

Ciò è utile in quanto rende più semplice fare riferimento a questi intervalli utilizzando un nome anziché un indirizzo di riferimento lungo e complicato.

Ad esempio, è più facile usare =SalesData invece di =[Example File.xlsx]Sheet1′!$A$1:$A$10

E nel caso in cui tu abbia usato questo nome definito in più formule e hai bisogno di cambiare il riferimento, devi farlo solo una volta.

Ecco i passaggi per creare un intervallo denominato per un intervallo di celle:

1. Seleziona tutte le celle che desideri includere nell'intervallo denominato
2. Fare clic sulla scheda Formule
3. Fare clic sull'opzione Definisci nome (è nel gruppo Nomi definiti)
4. Nella finestra di dialogo Nuovo nome, assegna un nome a questo intervallo (in questo esempio sto usando il nome SalesData). Ricorda che non puoi avere spazi nel nome
5. Mantieni l'ambito come cartella di lavoro (a meno che tu non abbia una forte ragione per renderlo a livello di foglio)
6. Assicurati che Refers to the range sia corretto.
7. Fare clic su OK.

Ora il tuo intervallo denominato è stato creato e puoi usarlo al posto dei riferimenti di cella con gli indirizzi di cella.

Ad esempio, se voglio ottenere la somma di tutte queste celle nell'intervallo SalesData, puoi utilizzare la formula seguente:

=SOMMA(DatiVendite)

E se si desidera utilizzare questo intervallo denominato sono altri fogli di lavoro o anche altre cartelle di lavoro?

Puoi!

Devi solo seguire lo stesso formato che abbiamo discusso nella sezione precedente.

Non c'è bisogno di tornare all'inizio di questo articolo. Lascia che ti dia tutti gli esempi qui per farti un'idea.

Intervalli denominati a livello di cartella di lavoro e foglio di lavoroNota: quando crei un livello di cartella di lavoro denominato intervallo, potrebbe esserci solo un intervallo con quel nome. Quindi, se si fa riferimento ad esso da cartelle di lavoro o fogli di lavoro esterni nella stessa cartella di lavoro, non è necessario specificare il nome del foglio di lavoro (poiché è disponibile per l'uso nell'intera cartella di lavoro). Nel caso in cui si utilizzi il livello del foglio di lavoro denominato intervallo, sarà possibile utilizzarlo solo nel foglio di lavoro e mentre si fa riferimento ad esso, sarà necessario specificare anche il nome del foglio di lavoro.

Fare riferimento al nome definito nello stesso foglio di lavoro o cartella di lavoro

Se hai creato il nome definito per il livello della cartella di lavoro, puoi utilizzarlo ovunque nella cartella di lavoro semplicemente utilizzando il nome definito stesso.

Ad esempio, se voglio ottenere la somma di tutte le celle nell'intervallo denominato che abbiamo creato (SaledData), posso utilizzare la formula seguente:

=SOMMA(DatiVendita)

Nel caso in cui sia stato creato un intervallo denominato a livello di foglio di lavoro, è possibile utilizzare questa formula solo se l'intervallo denominato viene creato nello stesso foglio in cui si utilizza la formula.

Nel caso in cui desideri utilizzarlo su un altro foglio (diciamo Foglio2), è necessario utilizzare la seguente formula:

=SOMMA(Foglio1!$A$1:$A$10)

E nel caso ci siano spazi o caratteri alfanumerici nel nome del foglio, dovrai mettere il nome del foglio tra virgolette singole.

=SOMMA('Foglio 1'!$A$1:$A$10)

Riferimento al nome definito in un'altra cartella di lavoro (aperta o chiusa)

Quando si desidera fare riferimento a un intervallo denominato in un'altra cartella di lavoro, sarà necessario specificare il nome della cartella di lavoro e quindi il nome dell'intervallo.

Ad esempio, se hai una cartella di lavoro di Excel con il nome ExampleFile.xlsx e un intervallo denominato con il nome SalesData, puoi utilizzare la formula seguente per ottenere la somma di questo intervallo da un'altra cartella di lavoro:

=SOMMA(FileEsempio.xlsx!DatiVendite)

Nel caso in cui ci siano spazi nel nome del file, è necessario utilizzarli tra virgolette singole.

=SOMMA('File di esempio.xlsx'!Dati vendite)

Nel caso in cui si disponga di intervalli denominati a livello di foglio, è necessario specificare il nome della cartella di lavoro e il foglio di lavoro quando si fa riferimento a una cartella di lavoro esterna.

Di seguito è riportato un esempio di riferimento a un intervallo denominato a livello di foglio:

=SOMMA('[File di esempio.xlsx]Foglio1'!DatiVendite)

Come accennato in precedenza, è sempre meglio creare intervalli denominati a livello di cartella di lavoro, a meno che non si abbia una forte ragione per creare un livello di foglio di lavoro uno.

Nel caso in cui si faccia riferimento a un intervallo denominato in una cartella di lavoro chiusa, sarà necessario specificare anche il percorso del file. Di seguito è riportato un esempio di questo:

=SOMMA('C:\Users\sumit\Desktop\Example File.xlsx'!SalesData)

Quando si crea un riferimento a un intervallo denominato in una cartella di lavoro aperta e quindi si chiude la cartella di lavoro, Excel modifica automaticamente il riferimento e aggiunge il percorso del file.

Come creare un riferimento a un intervallo denominato

Se crei e lavori con molti intervalli denominati, non è possibile ricordare il nome di ciascuno.

Excel ti aiuta mostrandoti un elenco di tutti gli intervalli denominati che hai creato e ti consente di inserirli nelle formule con un solo clic.

Si supponga di aver creato un intervallo denominato SalesData che si desidera utilizzare in una formula per SOMMA tutti i valori nell'intervallo denominato.

Ecco i passaggi per farlo:

1. Seleziona la cella in cui vuoi inserire la formula.
2. Inserisci la formula fino al punto in cui è necessario inserire l'intervallo denominato
3. Premi il tasto F3 sulla tastiera. Questo aprirà la finestra di dialogo Incolla nome con l'elenco di tutti i nomi che hai creato
4. Fare doppio clic sul nome che si desidera inserire.

I passaggi precedenti inserirebbero il nome nella formula e puoi continuare a lavorare sulla formula.

Nota: questa tecnica funziona solo per gli intervalli di nomi che si trovano nella stessa cartella di lavoro. Se vuoi ottenere i nomi in una cartella di lavoro esterna, dovrai andare lì, controllare il nome usando la finestra di dialogo Incolla nome e poi tornare indietro e usarlo nella tua formula (nel formato corretto usando il nome del file).

Questo è tutto ciò che devi sapere su come fare riferimento ad altri fogli o cartelle di lavoro e su come creare un riferimento esterno in Excel.

Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial.