Come recuperare file Excel non salvati (tutte le opzioni + precauzioni)

Cercando di recuperare un file Excel non salvato, fai clic qui per passare a tutte le possibili opzioni necessarie per recuperare il file.

Lascia che ti racconti la storia dell'orrore più breve di sempre.

Excel si è bloccato!

Immagina di lavorare su quel rapporto urgente o su quella dashboard estremamente importante in cui hai svolto un lavoro così fantastico. Sei orgoglioso di te stesso e di tutto il duro lavoro che ci hai messo.

Ma hai dimenticato un passaggio chiave.

Non hai salvato il file Excel (gasp!!!)

Ok, mi permetta di ridurre i drammi e vengo dritto al punto.

Excel ha la tendenza a bloccarsi, soprattutto quando non ne hai bisogno. In qualche modo, accade nel momento peggiore possibile (non che ci sia mai un buon momento per questo).

In uno scenario del genere, l'unica opzione è provare a recuperare i file Excel non salvati.

In alcuni casi, gli dei di Excel ti sorrideranno e otterrai il file, e in alcuni casi potresti no.

In questo articolo, condividerò tutto ciò che c'è da sapere quando si tratta di recuperare file Excel non salvati. Ti mostrerò anche le precauzioni e le misure preventive che devi prendere.

E se vuoi essere assolutamente sicuro che nulla vada storto, condividerò anche un codice VBA che salverà una copia del tuo file Excel con un timestamp ogni volta che salvi il file esistente.

Iniziamo!

Tutti i modi possibili per recuperare file / dati Excel non salvati

Excel (e anche Windows) è altamente imprevedibile. Può bloccarsi in qualsiasi momento e può contenere i tuoi file Excel.

È una brutta situazione in cui…

… ma ci sono modi per affrontarlo.

Excel ha alcune funzionalità in cui può aiutarti a recuperare file o dati Excel non salvati in alcuni casi.

Ecco tre scenari in cui i controlli integrati di Excel possono aiutarti a recuperare file/dati:

1. Stai lavorando su un nuovo file (che non hai ancora salvato) e il tuo sistema/Excel si blocca.
2. Hai aggiornato un file che è stato salvato in precedenza e Excel si blocca prima che tu possa salvarlo.
3. Hai commesso un errore e hai salvato le modifiche, ma ora vuoi tornare alla versione precedente.

Vediamo come affrontare ciascuno di questi.

Recupera un nuovo file Excel non salvato (che non è mai stato salvato)

Se stai lavorando su qualcosa e Excel si blocca (o il tuo sistema si blocca), puoi comunque recuperare quel file non salvato.

Nota: questo metodo funziona poiché Excel ha una funzionalità di salvataggio automatico e salvataggio automatico incorporata. È abilitato per impostazione predefinita, quindi dovresti essere in grado di utilizzare questi metodi per recuperare i file. Nel caso in cui non sia abilitato, dovrai farlo per poter utilizzare queste funzionalità. Come abilitare il salvataggio automatico e il salvataggio automatico è spiegato più avanti in questo articolo.

Di seguito sono riportati i passaggi per recuperare un file Excel non salvato:

1. Apri una nuova cartella di lavoro di Excel.
2. Fare clic sulla scheda "File"
3. Fare clic su "Apri"
4. Fai clic sull'opzione Cartella di lavoro recente (è in alto a sinistra)
5. Fai clic sul pulsante "Recupera cartelle di lavoro non salvate" che si trova in basso
6. Nella finestra di dialogo che si apre, scorrere l'elenco delle cartelle di lavoro non salvate e aprire quella desiderata.
7. Salva il file (usando l'opzione "Salva con nome") con un nome diverso nella posizione di tua scelta.

Per impostazione predefinita, Excel salva una copia di tutti i file non salvati nel seguente percorso:

C:\Utenti\[Nome del tuo sistema]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Nell'indirizzo sopra, devi sostituire [YourSystemName] con il nome del tuo sistema (che è "Sumit" nel mio caso).

Puoi anche andare direttamente a questa cartella (dove vengono salvate le copie non salvate dei file Excel) aprendo qualsiasi browser e copiando e incollando l'indirizzo al suo interno (al posto dell'URL).

Quando apri un file da questa cartella, vedrai una barra di notifica che ti chiederà di salvarlo.

Fare clic su di esso e salvarlo in una nuova posizione con un nome a scelta.

Nota: per impostazione predefinita, tutti i file non salvati recuperati sono nel formato "XLSB". Quando lo salvi, assicurati di salvarlo nel formato che desideri.

Con questo metodo, puoi recuperare i file che hai creato ma mai salvato.

Recupera file Excel aggiornati (la versione precedente è stata salvata)

Questo metodo può essere utilizzato per i file che hai salvato in precedenza e Excel si è bloccato (o il sistema si è bloccato o l'alimentazione si è spenta) quando ci stavi lavorando.

Quindi hai ancora il file salvato in precedenza, ma hai perso le modifiche che hai fatto.

Di seguito sono riportati i passaggi per recuperare il file Excel aggiornato:

1. Apri una qualsiasi cartella di lavoro di Excel esistente.
2. Non appena si apre, vedrai un riquadro di ripristino del documento che elenca tutti i file non salvati. Fare clic su uno qualsiasi dei nomi dei file per caricare i dati.
3. Quando ottieni i dati desiderati, salva il file con un nome diverso.

In alternativa, puoi anche aprire l'applicazione Excel e vedrai l'opzione "Mostra file recuperati" (come mostrato di seguito).

Puoi fare clic su di esso e si aprirà lo stesso riquadro Recupero documenti.

Recupera file Excel sovrascritti / versione salvata in precedenza (dall'interno di Excel)

Mentre nei due metodi precedenti puoi incolpare Excel o Windows per l'arresto anomalo o l'interruzione di corrente, questo è puramente su di te.

Questo è il caso quando hai un file Excel salvato e aggiorni i dati e lo salvi di nuovo.

Ma finisci per apportare alcune modifiche che non vuoi ora (a me succede spesso).

Quello che vuoi veramente è recuperare la versione precedente.

Anche se non puoi tornare indietro nella vita e correggere i tuoi errori (a meno che tu non abbia una macchina del tempo, ovviamente), puoi farlo nel meraviglioso mondo dei fogli di calcolo Excel.

In Excel 2010 e versioni successive, Excel ha una funzionalità integrata per aiutarti a ottenere le versioni precedenti.

Di seguito sono riportati i passaggi per ripristinare una versione precedente di Excel (anche dopo averla aggiornata e salvata):

1. Fare clic sulla scheda File.
2. Nella pagina Informazioni, fai clic su Gestisci cartella di lavoro, troverai tutte le versioni precedenti di quel file.
3. Fare clic sulla versione che si desidera ripristinare
4. Salva il file (preferibilmente con un nuovo nome).

Quando selezioni una versione salvata in precedenza e la apri, Excel ti mostrerà un messaggio come mostrato di seguito. Puoi fare clic su Ripristina per ottenere la versione precedente che hai selezionato o salvarla come un nuovo file con un nome diverso.

Nota che affinché funzioni, devi assicurarti che l'opzione di salvataggio automatico sia abilitata. Sebbene di solito sia abilitato per impostazione predefinita, è qualcosa che puoi controllare e garantire. Illustrerò come abilitare "Ripristino automatico" più avanti in questo tutorial.

Quando si tratta di recuperare file o dati Excel non salvati, queste sono le tre opzioni integrate in Excel che possono essere utilizzate.

Un altro modo (che consiglio vivamente) è salvare i file sul cloud (OneDrive o DropBox). Ciò elimina molte preoccupazioni poiché i servizi cloud mantengono le versioni precedenti dei tuoi file.

Recupera file Excel sovrascritti / versione salvata in precedenza (dal cloud - OneDrive/DropBox)

Se hai l'abitudine di salvare i tuoi file Excel sul cloud, utilizzando servizi come OneDrive o DropBox, non devi affidarti completamente a Excel per recuperare file non salvati o dati persi.

Questi servizi cloud mantengono anche le versioni precedenti dei tuoi file Excel.

Lascia che ti mostri come ottenere le versioni precedenti da OneDrive e DropBox. Sono sicuro che ci devono essere molti altri servizi simili che hanno questa funzionalità.

Ottenere la versione precedente del file Excel da OneDrive

Per ottenere la versione precedente di un file Excel, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla versione corrente in Onedrive e fai clic su Cronologia versioni.

Questo aprirà il file e potrai vedere tutte le versioni precedenti del file nel riquadro a sinistra.

Fare clic sulla versione che si desidera. Ti mostrerà il contenuto del file e ti darà anche la possibilità di scaricare quel file o ripristinarlo.

Ottenere la versione precedente del file Excel da DropBox

Proprio come OneDrive, DropBox mantiene anche le versioni precedenti dei file Excel che puoi rivisitare e scaricare.

Per ottenere le versioni precedenti, vai al file nel portale web di Dropbox e fai clic sui tre punti per il file per il quale desideri vedere le versioni precedenti.

Fare clic sull'opzione Cronologia versioni.

Questo ti mostrerà tutte le versioni di quel file. Puoi aprire e scaricare questa versione da DropBox.

Nel caso in cui tu abbia installato la cartella DropBox sul tuo sistema e conservi i tuoi file lì, puoi semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse su uno qualsiasi dei file e fare clic su Cronologia versioni.

In questo modo verrai indirizzato alla versione web di DropBox dove potrai vedere e scaricare tutte le versioni del file.

Precauzioni per consentire un facile recupero dei file non salvati

Sebbene Excel abbia alcune impostazioni predefinite che ti assicurano buone possibilità di recuperare i file Excel, è comunque una buona pratica assicurarsi che tutto sia abilitato.

Abilita salvataggio automatico e ripristino automatico

Per assicurarti che Excel salvi automaticamente i tuoi file e mostri le opzioni di ripristino, devi averli abilitati.

Anche se dovrebbe essere abilitato per impostazione predefinita, in caso contrario, puoi farlo manualmente.

Di seguito sono riportati i passaggi per abilitare le funzionalità di salvataggio automatico e salvataggio automatico in Excel:

1. Fare clic sulla scheda "File"
2. Fare clic su "Opzioni"
3. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, fai clic su Salva (è nel riquadro sinistro della finestra di dialogo).
4. Assicurati che le seguenti impostazioni siano abilitate (come mostrato di seguito).

Permettetemi di spiegare rapidamente cosa significano queste opzioni:

• Salva le informazioni di salvataggio automatico ogni X minuti: Questa opzione farà in modo che i tuoi file vengano salvati ogni 5 minuti (o qualsiasi valore di tempo specificato qui). Questo è 10 minuti per impostazione predefinita e l'ho cambiato in 5 minuti. Puoi ridurlo ulteriormente se lo desideri.
• Mantieni l'ultima versione salvata automaticamente se chiudo senza salvare: Questo assicurerà che nel caso in cui il tuo Excel/sistema si arresti in modo anomalo o chiudi un file senza salvare, venga salvata una versione che può essere ripristinata automaticamente.
• Posizione file di salvataggio automatico: questa è la posizione predefinita in cui vengono salvati i file ripristinati automaticamente. Puoi cambiarlo se vuoi.

Nota: se hai un file enorme con molte formule e grafici, salvarlo ogni 5 minuti porterà al ricalcolo e al possibile blocco del sistema. Se non lo desideri, puoi scegliere una durata più lunga (o puoi cambiare la modalità di calcolo in manuale).

Crea automaticamente una copia di backup del file Excel salvato

Mentre le opzioni di salvataggio automatico e ripristino automatico sono utili quando ti dimentichi di salvare i file e il sistema si blocca, il backup automatico è qualcosa che crea una copia del file ogni volta che lo salvi.

Ad esempio, se sto lavorando su un file con il nome Test.xlsx e lo salvo in una cartella, questo creerà automaticamente una copia con il nome - "Backup di Test.xlk"

Ora, ogni volta che salvo il file Test, tutte le modifiche vengono salvate anche nella copia di backup.

Questo può essere utile se si apportano modifiche a un file salvato e si desidera annullarle. In tal caso, puoi invece utilizzare la copia di backup.

Oppure, se il tuo file si blocca o si danneggia, avrai la copia di backup che avrà l'ultimo contenuto salvato.

Di seguito sono riportati i passaggi per abilitare la funzionalità di backup automatico per una cartella di lavoro:

1. Fare clic sulla scheda File.
2. Fare clic su "Salva con nome"
3. Fare clic su Sfoglia per aprire la finestra di dialogo "Salva con nome".
4. Nella finestra di dialogo Salva con nome, fai clic sull'opzione Strumenti (è nella parte in basso a destra della finestra di dialogo).
5. Fare clic su "Opzioni generali".
6. Nella finestra di dialogo "Opzioni generali", seleziona l'opzione "Crea sempre backup".
7. Fare clic su OK.
8. Salva il file nella cartella/posizione desiderata.

Ora, ogni volta che salvi questo file, verrà salvata una copia esatta con il prefisso "Backup di".

Ecco alcune cose importanti che devi sapere sull'utilizzo di questa funzionalità di backup automatico in Excel:

• Questa è un'impostazione a livello di cartella di lavoro. Ciò significa che se lo abiliti per una cartella di lavoro, funzionerà solo per quella cartella di lavoro. Se vuoi che funzioni anche per gli altri, dovrai abilitarlo manualmente.
• Questo è diverso dalle opzioni di Autorecover e Autosave. Queste sono impostazioni indipendenti e la configurazione di una non influisce sull'altra. In questo modo puoi avere una cartella di lavoro in cui funzionano tutti AutoRecover, AutoSave e AutoBackup.
• Il file di backup viene salvato con estensione .XLK. Questa è l'estensione per i file di backup e potresti visualizzare un messaggio di richiesta quando apri questo file. Basta fare clic su Sì e si aprirà il file di backup.
• Il file di backup è sempre una versione dietro il tuo file principale (tranne la volta che lo salvi per la prima volta). Ad esempio, se crei un nuovo file e abiliti il ​​backup in esso, apporti alcune modifiche e lo salvi. Questo salverà il nuovo file e una sua copia di backup. A questo punto, entrambi i file (il file principale e il backup) saranno esattamente gli stessi. Ora, se apporti alcune modifiche al file principale e lo salvi una volta, non verrà salvato nel file di backup. Ma se lo salvi di nuovo, verrà eseguito anche nel file di backup.

Il backup automatico è una buona funzionalità in quanto ti dà l'ultima versione salvata del file nel caso in cui apporti modifiche indesiderate e salvi il file. È possibile utilizzare il file di backup per ottenere la versione precedente all'ultima versione salvata.

Salva automaticamente una copia con data e ora della cartella di lavoro di Excel

Sebbene tutti i metodi trattati finora si basino sulle funzionalità integrate di Excel, puoi anche utilizzare un breve codice VBA per assicurarti di non perdere mai il tuo lavoro.

Con un codice VBA, salvi una copia con data e ora del tuo file Excel non appena lo salvi (o lo chiudi).

Ciò garantisce di avere sempre tutte le versioni precedenti e di poter tornare indietro e recuperare un file in caso di errori. Inoltre, poiché questi sono contrassegnati da un timestamp, puoi facilmente trovare la versione che desideri (o dove hai incasinato).

Di seguito è riportato il codice che creerà una copia con timestamp della cartella di lavoro non appena la salvi:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Utenti\sume\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAsBackUpPath & Format(Now, "dd-mm-yyyy hh:mm:ss") & " " & ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Nota che devi specificare la posizione della cartella in cui vuoi salvare le copie di backup (cambiare il percorso evidenziato in grassetto nel codice sopra).

Ciò potrebbe significare che ti ritroverai con molte copie, ma può essere un enorme salvavita quando lavori su progetti critici.

Puoi usare un codice simile per salvare una copia prima di chiudere la cartella di lavoro (invece di salvare una copia ogni volta che salvi).

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Users\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & " " & ActiveWorkbook.Name End Sub

Devi inserire questo codice nella finestra del codice ThisWorkbook.

Per fare ciò, apri VB Editor (scorciatoia da tastiera - ALT + F11) e fai doppio clic sull'oggetto Questa cartella di lavoro nell'esploratore del progetto.

Riparazione di file Excel danneggiati

Nel caso in cui ti ritrovi con un file Excel corrotto, ci sono alcune cose che puoi fare.

Innanzitutto, puoi utilizzare l'opzione di riparazione integrata in Excel.

Di seguito sono riportati i passaggi per recuperare un file corrotto riparandolo:

1. Apri l'applicazione Excel.
2. Fare clic su "File", quindi fare clic su "Apri" (o utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + O).
3. Fare clic sul pulsante Sfoglia.
4. Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il file che è stato danneggiato.
5. Fare clic sul piccolo triangolo rivolto verso il basso nel pulsante "Apri" (come mostrato di seguito).
6. Fare clic su Apri e ripara.
7. Excel ti mostrerà un prompt come mostrato di seguito. Fare clic su Ripara.

Se sei fortunato, tutto andrà liscio e sarai in grado di recuperare i tuoi dati dal file corrotto.

Nel caso in cui l'opzione di riparazione non funzioni, segui i passaggi precedenti fino al passaggio 5, quindi invece di Ripara, fai clic su "Estrai dati". Excel ti chiederà se desideri "Converti in valori" o "Recupera formule".

Puoi provare a utilizzare qualsiasi opzione funzioni per te. Excel cercherà di estrarre quanti più dati possibile e creerà una nuova cartella di lavoro con i dati estratti.

Se anche questo non funziona. potresti dover fare affidamento su strumenti di terze parti per recuperare file Excel corrotti.